健康管理投资公司档案管理规定模版.docx

档案管理规定 为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。 第一章 总则 本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 公司及各部门、员工有保护档案的义务。 档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则管理。 第二章 档案机构及其职责 公司各部门指定专人负责档案管理工作。 档案工作由公司总经理统一领导，秘书负责接收，收集、整理、立卷、保管工作，并监督各部门的档案工作。 总经办应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。 第三章 档案的管理 整理办法： 方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。 步骤： A. 收集文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷。 B. 整理：根据分类和成立时间整理。 C. 分类：根据下述分类方法分类。 D. 立卷：区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。 过程管理： 属于公司保管的档案：秘书做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册上报总经理，任何人不得据为己有。 属部门保管的档案：在每季头一个月十日前汇编成册上报秘书。 监督：秘书根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门及各部门档案的管理工作。 销毁：须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。 公司档案的分类及编号：按有关档案分类及编号要求操作。 在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理制度》处理。 借阅：因公司需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经总经理核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。 分级查阅：具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。 第四章 档案备份制度 公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。 各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，按《计算机管理规定》管理。 备份盘与源盘应分开存放，公司的备份盘应在公司外保存。 第五章 处理条例 有下列行为之一，据情节轻重，给予50－500元罚款处理，构成犯罪的，依法追究其刑事责任： 毁损、丢失或擅自销毁企业档案； 擅自向外界提供、抄摘企业档案； 涂改、伪造档案； 未及时上报归档或管理不善的档案管理者； 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）。 第六章 责任 本规定适用于公司所有部门及员工。 本规定监督管理部门为公司总经办，第一责任人为档案管理人.