盈欣led显示公司文件控制管理规定.docx

文件控制管理规定 一．目的： 为了加强公司各类资料的管理， 确保文件收集和发放的及时性、规范性、准确性、 安全 性，特制定此规定。 二．适用范围： 适用于公司内部和外部文件及相关档案、资料、报刊杂志的管理，如： ISO 受控文件， 项目验收资料、招投标文件等。包括《文件分类及保管职责划分》表中全部。 三．权责 : 1．文件、资料归档原则上各部门负责自己部门内的文件（包括自发产生和接收到的文件） 存放工作，文控中心负责所有文件，资料原稿的存放工作。 2．各部门应妥善保管技术文件、项目资料、招投标文件、相关照片、行政资料，严禁私自 修改， ISO 类文件按《文件与记录管制作业程序》要求管理。 3．各部门在资料交接存档时，资料交接人员填写《资料存档登记表》，写明文件名称，有 效日期，交接人等，由接收人员核对正确后签名确认。 四．内容 （一）文件管理 1．文件资料保管责任部门按照《文件分类及保管职责划分》表执行。 2．文件保管责任人需认真学习保密制度，遵守各项文件保密规定，未经许可，不得复制。 确因工作需要复制保密文件，须公司领导批准，并建立严格的登记、管理制度。 3．文件资料保管责任人对各类文件要认真清点、登记、做到文件及时跟进和归档。 4．定期对收进和发出的保密文件进行回收和清理，并将文件的回收和清理情况向行政部报 告。无保存价值的文件，按有关规定统一登记销毁。 5．文件资料保管人对文件的管理应规范化、科学化，应当根据其相互联系、特征和保存价 值等整理，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映主要工作情况，便于保管和利用。 （二）保管期限 1．对公司有长远利用价值的档案应永久保存； 2．对公司在一定时期有利用价值的档案分别为长期或短期； 3．凡介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。 （三）归档要求 1．归档文件需制作《文件清单》； 2．归档的文件材料必须完整，并有归档人签名和归档日期。 3．归档的文件材料必须能准确反映公司各项活动的真实内容和历史过程； 4．归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律； 5?电子文档资料的加密保存。为了加强对重要电子档资料的管理，各部门职员应对电脑里 面的资料分类加密保存，具体要求如下： （1）公司所有职员的工作电脑都要加设开机密码 ，报部门助理备案，每半年应更改一次开机 密码，并重新备案。 各部门助理统一登记报部门经理签名并送行政部备案。 人员离职时各部 门助理应检查电子资料的完整性。 （2 ）所有重要资料必须保存在电脑 D、E、或F盘，严禁使用 C盘存储重要资料。 （3 ）电子文档进行分类保存，分为三类： a） 正式文件：已发行、已经定型的文件； b） 变更中的文件：还没有发行，在完善和修改当中，可以标明日期，以便区分； c） 过期文件：新版文件已经发出，并代替此文件，或已过时效，需注明过期日期； d） 参考文件：以供参考的文件。 （4） 《保密管理制度》中所规定为绝密级资料的电子文档必须加密保存。 （5） 文控专员每个月最后一周抽查各部门职员的电脑是否按以上 4点要求进行了管理，重 点检查对象为研发中心、技术服务中心，各分公司指派专人抽查，并填写《电子文档资料存 储检查表》，统一交文控备查。 6?电子文档资料的备份，为了避免因出现意外的情况（如电脑系统崩溃等）而导致重要数 据的丢失，特要求对重要资料备份保存。 （1） 公司派专人负责对重要关键数据进行备份，每季度最后一个月做一次完全备份，上次 备份资料保存一年。 （2） 备份资料要有部门、类别、人员、时间标注。 （3） 备份后的媒介由最高管理者指定存放和管理。 （四） 归档时间 ?各类行政文件在文件材料正式形成后归档。 ?人事档案资料由行政部按次归档保存。 3?业务类材料根据资料数量由相关部门每月或者每季度整理归档。 4.项目销售提成结算时，需向行政文控提交招标文件、投标文件、中标通知书等。 5?技术服务中心项目提成结算时，需提交验收报告（包括现场过程资料，业主评价表）、 竣工资料（现场审核通过的相片、机柜标签对照表、机柜接线相片等）。 ?行政部报销活动经费时，需提交相片、活动规划； ?研发激励时，需提交最新版本的技术资料。 ISO体系文件和记录按《文件与记录管制作业程序》进行。 （五） 鉴定、销毁 1由行政部负责组织不定期对档案保存期进行鉴定， 确定其档案的存、毁或调整保管期限。 2 ?鉴定工作要求达到划定保管期限准确，发现档案不准确、不完整，应责成有关部门和人 员修改、补充。 3?销毁档案前，由行政部制作销毁清单，并提出销毁报告，报总经理批准后，由两名以上 员工负责销毁并签字。 （六） 档案借阅 1因工作需要，公司正式员工可根据权限查阅、借用有关文档资料，保管负责人应及时登 记《档案借阅登记表》。 2?借用档案时借用人须提出借阅申