员工档案管理新规制度.docVIP

职员档案管理制度 一、目标 为有效对职员档案进行妥善保管，保守机密，同时为了维护档案材料完整、预防材料损坏，便于高效、有序利用档案材料，特制订本制度。 二、归档范围 职员入职档案、异动档案、离职档案、绩效管理档案、通知等和个人相关含有参考价值文件资料。 三、归档内容 （一）职员入职档案： 1、应聘记录表； 2、面试评定/录用审批表； 3、录用通知书； 4、职员信息记录表； 5、入职承诺书及职员保密协议； 6、个人证件（身份证复印件、学历学位证复印件、资格证书复印件、职称复印件）； 7、原单位离职证实/解除劳动协议确保书； 8、劳动协议 9、学历确定单（以学信网查询为关键依据） 109、健康体检证实（有特殊要求岗位） （二）绩效管理档案： 将职员绩效考评相关档案资料按月份归档。 （依据企业绩效管理制度修订职员绩效管理档案内容）? （三）职员异动档案： 1、试用期职员转正表； 2、内部调动审批步骤表； 3、竞聘相关资料 （四）职员离职档案： 1、职员离职申请表； 2、职员离职面谈统计表； 3、职员离职调查表； 4、职员离职员作交接表； 5、解除劳动协议协议书。 6、离职保密协议（部分岗位） 7、离职证实（单位存档） 四、档案管理员职责 由人力资源部专员负责管理职员档案，整理、收录档案资料，确保原始资料和单据齐全完整、安全保密、查阅方便。 五、档案管理相关要求 （一）基础管理 1、标准：归档立即、排列有序、层次清楚、整理规范。 2、新录用职员，应立即建立档案，并更新职员花名册。 3、档案按在职人员、离职人员分开管理，按职员编号存档。 4、当在职职员基础档案资料有变动时（如学历变动，身份证信息变动、技术职称变动等），应立即将相关资料复印交人力资源部归档，原件当场查验。 5、离职职员档案每个月清查，对于正常离职通常职员且离职手续办理齐备职员档案三年后可申请销毁，中高层管理者或存在劳动争议离职职员档案最少在五年后方可申请销毁。 6、纸质档案要求原件存档（除个人证件证书外）。 （二）档案查阅 1、如因公需查阅档案，须经部门责任人、人力资源部责任人同意；下级职员不得查阅上级职员档案，特殊情况下经部门责任人、人力资源部责任人、分管责任人同意后方可办理。 2、企业总经理、分管责任人、人力资源部责任人可直接经过档案管理员办理查阅手续。 3、档案管理人员应做好查阅登记工作，并在《职员档案查阅记录表》（附件一）签字确定。 4、查阅档案注意事项： （1）不得私自复制(拍摄)档案内容，如因工作需要从档中取证必需事先经人力资源部责任人签字同意。 （2）查阅者不得私自泄露档案内容，违反者视情节轻重，给予处罚。 六、档案销毁 （一）企业任何个人或部门非经许可不得销毁企业职员档案资料。（二）当一些档案到了需销毁期时，由档案管理员填写《职员档案资料销 毁审批表》（附件二），经人力资源部责任人审批后实施。 七、制订、修订、废除和组织实施 本制度经报批后，由人力资源部组织实施；修订或废止亦同。 附件一 职员档案查阅记录表 查阅日期 文件名称 查阅页数 查阅人 档案管理员 附件二 职员档案资料销毁审批表 文件资料名称 申请销毁日期 申请销毁原因： 申请人： 年 月 日 人力资源部责任人意见： 签字： 年 月 日