员工办公物资配置统一标准及办公经费管理新规制度.docxVIP

办公物资配置标准管理要求 1.总则 1.1目标 规范办公物资管理，明确各岗位职员办公物资配置标准，降低成本、促进资源合理使用。 1.2 适用范围 本标准适适用于企业各部门。 1.3 分类及定义 1.3.1 分类 办公物资包含职员日常办公所使用办公设备、办公用具及办公家俱三类。 1.3.2 定义 办公设备：指用于办公室处理文件设备，泛指使用年限最少十二个月以上且通电设备。指电脑、 打印机、复印机、投影仪、 碎纸机、扫描仪等办公自动化设备。 办公用具：指办公室内常见部分现代文具，如：签字笔、水笔、钢笔、铅笔和笔筒等配套用具。办公用具按类别可分为管制品和消耗品，分类明细详见附件。管制品非职员办公必需品，为部门领用物资，如u盘、计算器、订书机、剪刀等；消耗品为个人领用物资，如签字笔、圆珠笔、笔芯等。 办公家俱：包含指在办公区域使用工作家俱。指办公桌椅、会议桌椅、沙发、文件柜等满足办公家俱。 1.4 标准 1.4.1 归口管理、分级控制 1.4.2 统一采购、定时比价 1.4.3 事前审批、台账管理 1.4.4 费用分摊、勤俭节省 2.管理职责 2.1总企业行政部为办公物资归口管理部门： 2.1.1 负责管理规范确实定、公布、统一宣贯、解释和修订； 2.1.2 组织办公物资供给商统一选择和管理，定时比价； 2.1.3 负责企业常规办公物资统一采购、分发、调拨及台账管理，负责参与办公物资供给商考察、选择和管理，办公物资核价工作； 2.1.4 负责审核各企业每个月采购计划合理性； 2.1.5 定时或不定时组织办公物资及台账管理检验。 2.2 分企业行政部为各企业办公物资归口管理部门： 2.2.1 负责管理规范在本企业内部宣贯、解释； 2.2.2 负责本企业办公物资采购计划申报、发放、费用控制及设备维修和保养，并建立管理台账； 2.3 行政部和物资部对接： 2.3.1对接办公设备询价、比价； 2.3.2对接办公设备台账管理、日常维修； 2.3.3 参与每三个月办公资产盘点工作； 3. 预算管理和计划申报 3.1 预算管理 办公物资采购预算费用应列入各企业预算，并符合年度预算计划，超出预算部分不予申报，经各企业责任人审批确定后初步纳入工作计划。 3.2 计划申报 3.2.1 办公设备计划申报 当各企业有办公设备采购需求时，需填写《申购单》，经行政责任人确定后统一将需求总企业行政部，由总企业行政部对照资产管理查验是否有库存可调拨，再决定是否进行采购。 3.2.2 办公用具计划申报 各企业行政部于每个月末统计各部门次月办公用具需求，并进行估算，填写部门次月《采购单》随附《办公用具月度盘点表》，经分企业责任人同意后作为次月采购计划，于每个月底28日前上报至总企业行政部。 各企业当月临时需要增加采购计划外办公文具时，需向总企业行政部提出申请，严禁私自和供给商联络采购，一经发觉不予报销。 3.2.3办公家俱计划申报 各企业有需求时，提前上报需求计划至总企业行政部审批后进行采购。 4. 采购 4.1 供给商选择 标准上由总企业行政部在合作供给商处采购，如有特殊需求而现有供给商无法提供，可另行选择供给商并经行三方比价后采购。另外，行政部门应定时询价，标准上1季度内不少于1次。 4.2 采购步骤 4.2.1 办公设备/办公家俱采购步骤 有采购需求时，由行政人员填写《请购单》— 经行政责任人审核确定—总企业行政人员进行查验、调拨 -- 总企业行政部审核确定 -- 总企业行政进行采购 -- 供给商送货 -- 物品入库 -- 月底时总企业统一提议“采购报批单” 。 4.2.2 办公用具采购步骤 各企业于每个月28日前提报次月《采购单》-- 总企业行政部进行汇总、审核 -- 供给商报价、备货/网上采购 -- 总企业行政部统一提议“采购报批单” -- 供给商送货/配送-- 各企业验货入库。 5. 办公物资入库管理 5.1 办公用具入库 办公用具采购至企业后，各行政人员应依据《采购单》上所列名称、规格、数量、单价、金额进行查对、清点，经验收合格后，方可入库。行政专员要严格把关，有以下情况时可拒绝验收或入库： （1）入库物品和《采购单》上采购物品不相符； （2）不符合物品入库要求采购物品，如出现破损、原装短少、靠近或超出使用期等。 5.2 办公设备入库 各行政专员填写固定资产验收单 —总企业行政部进行固定资产编号 --使用人验收签字确定。 新购办公设备相关保修卡等由行政专员进行统一保管，包含电脑、打印机、移动硬盘等，并立即录入资产管理系统。 5.3办公家俱入库 各行政专员填写固定资产验收单 — 使用人验收签字确定 -- 总企业行政部确定。 6. 办公物资领用管理 此处办公物资领用关键指办公用具领用，办公自动化设备申请后无需再行领用手续。 6.1.1