财务档案管理作业流程说明.docVIP

步骤名称 财务档案管理步骤 步骤编号 主负责部门 财务部 总责任人 编制者 最终更新日期 财务档案管理步骤图说明 步骤目标 规范集团总部财务档案管理工作，确保财务资料立即归档，财务档案完整，提升级案查询效率。 适用范围 本步骤适适用于集团总部财务档案管理工作，下属单位财务档案管理可参考本步骤。 职责划分 集团财务部是集团总部财务档案管理工作归口管理部门。 步骤说明 财务部有专员负担档案管理职责，定时进行财务档案检验，立即上交集团档案管理部门，确保财务资料完整； 审核审批人因故不能推行签字职责时（如出差），可依据需要进行必需授权。 任务名称 节点 工作内容 工作标准 时限 相关资料/支持表单 设置档案分类目录 1 财务部根据档案管理要求建立档案管理目录。 会计档案管理包含会计凭证、会计帐簿和财务汇报等会计核实专业材料，是统计和反应企业经济业务关键史料和证据，需要进行合理分类管理。分类具体包含： 会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、其它会计凭证； 会计帐簿类：总帐、明细帐(依据科目建立)、日志帐、固定资产卡片、辅助帐簿、其它会计帐簿； 财务汇报类：月度、季度、年度财务汇报，包含会计报表及附表、附注和文字说明，其它财务汇报； 其它类：会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，银行余额调整表，其它应保留会计核实专业资料。 / 财务档案分类目录 搜集档案资料 2 财务部设置专员负责搜集相关财务档案资料。 每个月形成会计档案，应由专员根据归档要求，负责整理立卷、装订成册，编制会计档案保管清册。档案依据上述分类，分别保留，凭证按月整理保留，年底将本年帐簿存档。 / 整理档案 3 定时对财务档案进行分类整理，并编制分类档案目录。 包含会计凭证、会计账簿、会计报表、纳税申报表、备查资料等； 查对其是否完整，是否有毁损、缺失。 / 装订档案 4 财务部对档案进行规范装订。 对经整理分类财务档案增加档案封皮，进行规范装订（包含装订样式、档案封皮选择和填列、编号等）； 立即装订，装订方法方法符合规范要求。 2个工作日 档案临时归档 5 对3年以内财务档案资料临时保留在财务部，由专员保管。 保管规范、标准； 依据档案成份和情况，采取存放和安全保护方法，维护档案完整和安全。 3个工作日 财务档案文件明细 申请临时查阅、借阅 6 集团总部各部门和下属单位依据需要办理财务资料查阅、借阅申请。 严格实施查阅、借阅申请程序； 填写查/借阅申请单，填写信息真实、正确、完整。 / 财务档案借阅单 财务档案查阅登记簿 确定申请，确定档案存在 7 财务部确定查、借阅申请表，并对所要借阅资料是否存在财务部进行确定。 确定申请表填写符合要求； 立即确定所需资料是否存在。 1个工作日 部门责任人审核 8 财务部责任人进行审核。 认真审阅，确定借阅是否需要，资料是否能够提供，和财务部是否能够提供，提出审核意见。 1个工作日 审批 9 集团财务副总进行审批。 财务副总参考财务部责任人意见，认真审阅： 是否属于保密档案，不许查阅； 查阅人是否有权利查阅； 查阅必需性。 1个工作日 资料查阅或借阅，办理登记 10 业务人员依据查、借阅申请单内容借出相关单据原件或复印件。 查阅档案通常限在财务部内。标准上财务档案原件不得带出企业，只能办理复印手续，必需时要有财务人员陪同可带出企业； 财务部负责设置会计档案查阅登记清册，立即登记查阅人或复制人姓名、工作单位、日期、查阅内容、归还日期等。 1个工作日 财务档案借阅单 财务档案查阅登记簿 使用资料档案资料收回，办理注销手续 11 12 业务人员依据其借出财务资料原件办理业务，依据借阅时约定立即归还所借资料，同时到财务部办理注销借阅手续。 借阅档案时确保档案安全、完好，不得随意拆分使用，利用完成立即到财务部办理注销登记； 借阅档案副本不得超出二个月，档案正本不得超出7天； 借阅期限已到，需要继续借阅者，可持所借档案，到财务室查对后，办理续借手续。 / 财务档案借阅单 档案管理步骤 13 在财务部临时归档超出3年财务档案进入集团档案管理步骤进行归档。 详见档案管理步骤相关标准。 / 附件： 财务档案分类目录 财务档案文件明细 财务档案借阅单 财务档案查阅登记簿 附件1： 会计档案分类表 次序号 档案名称 保管期限 备注 　 一、会计凭证 　 　 1 原始凭证、记帐凭证、汇总表 　 　 其中：涉外、对私改造凭证 永久 　 2 银行存款余额调整表 3年 　 　 二、帐簿 　 　 3 日志帐 　 　 其中：现金、银行存款日志帐 25年 　 4 明细帐 　 5 总帐 包含日志总帐 6 固定资产卡片 5年 报废清理后 7 辅助帐簿 　 　 其中：涉外、对私改造凭证 永久 　 　 三