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办公室管理 -简答题 1、文员在办理上级指派的工作时，第一要认真拟订计划，简要说明拟订计划时应注意 的几个重点。 答：（1）充足认识马上开始的工作内容； 2）思虑以什么方法进行效率会最正确； 3）上级分派两项以上工作时，一定为工作排定优先次序。 2、文员利用提示系统提示上级的工作，有哪些提示系统？详细做法是如何的？ 答：有电子提示系统和人工提示系统。 电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其余提示事项，文员应当跟着状况的变化不停编排和改正输入的信息。 人工提示系统的做法：设置基本办公日程表、固定活动日期一览表；使用提示性备忘录；准备约会表；准备特别提示卡；准备交往提示文件。 3、文员进言是指什么？进言拥有什么作用？方法和要求是什么？ 答：文员进言是指文员主动对上级提出建议、建议、责备或劝说。 进言的作用：顾问作用；补缺作用；增进关系作用。 方法和要求：适事、合时、适地、适量。 4、文员所作的完好的会议记录应当包含哪些事项？ 答：（1）会议名称； 2）会议记录人的姓名、盖章； 3）时间（开始时间、结束时间） ； 4）会议地址； 5）议题； 6）主持人、主席； 7）列席者名单； 8）会议的经过情况及结论； 9）有关的资料； 10）下次会议预约日期。 5、简要说明会议纪要的观点，会议纪要有什么作用？有哪两种形式？ 答：会议纪假如用来记录、传达会议状况和议定事项的一种正式公函。它是在会议记录的基础上归纳、提炼而成，摘要反应会议的精神和状况。 会议纪要拥有交流状况、交流经验、一致认识、指导工作的作用。能够用于向上级报告会议状况；也能够散发给平级或部下单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同恪守、履行。 有两种形式：（ 1）议定性会议纪要。 （ 2）周知性会议纪要。 6、简要说明文秘人员独自或伴同上级旅游结束后，要做好哪些工作。 答：（1）整理好旅游过程中全部的票据、凭据，奉上级批阅、署名后向财务部门报销，或许结算预付的出差花费。 （ 2）回到企业上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作报告。假如是与上级同行 的，可依据上级的原始记录整理出报告，奉上级过目或同意，而后存档存案。 3）赶快恢复正常工作和生活状态，持续旅游前未完的工作。 4）把在出差时结纳的有关人士、单位等状况做好记录，以便未来实用。 5）对在旅游过程中赐予帮助和照料的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。 7、办公室事务管理的服务性特点表现为哪三个方面？请简要说明。 答：一是为上级服务，使上级能够挣脱繁琐杂事的压力，把主要精力集中在重要工作上；二是为组织服务，为组织职工创立一个高效、舒坦的工作生活环境，供给便利条件，排除后顾之忧，保证组织系统的顺利运行；三是为民众服务，保证组织与外界的信息渠道通畅，亲密与社会各界联系。 8、什么是文员的挡驾方法？主要的挡驾法有哪几种？一般应如何做？ 答：文员的挡驾方法是指：关于上级不用要接见的来访者，不用要参加的邀请性活动，不想接听的电话，由文员出门阻拦或拒绝。文员没有必需把真实原由告诉对方，只需要礼貌地、委宛第达到阻拦或拒绝的目的即可。 主要的挡驾法有： 1）电话挡驾。上级不肯接的电话，文员要告诉对方，临时不可以接或上级不在，将内容记下，转告上级。上级不可以接的电话，要另约时间，或将内容转告。 2）来访挡驾。先问清出处，判断有无必需介绍给上级，或先作请示。 3）会议、活动挡驾。对无必需的会讲和活动，文员要替上级委宛地拒绝。 9、制发文件时加盖机关印章，称为用印，详细要求有哪些 ? 答：（1）文件用印时，一定以机关领导人或部门负责人签发的文件原稿为依照，经查对无误后始得用印。 2）文件用印要正直、清楚，要正直地盖在成文日期上方，上不压正文，下要骑年盖 月。 3）文件用印必定要与制发文件的机关、部门或单位相一致。 4）要核适用印份数，超出份数的不可以盖章。 10、简述文员向上级做请示的注意事项。 答：（1）请示要对口。恪守按上级分工，对口请示的原则。防止多头、越级请示。对波及多方面的综合性工作，应向主持全面工作的领导人请示，并将有关状况通告其余分管上级。 2）请示要单调。恪守一文一事的规则，防止将多项事物写在一份请示内，造成上级批复的困难。 11、核稿，是拟稿人员的上级负责人对草稿的审察和核实，要做到“六查”，请简述六查内容。 答：（1）查能否需要行文，以什么名义行文； 2）查文稿内容与法律法例政策及其余已有规定能否矛盾； 3）查要乞降举措能否明确详细，确实可行； 4）查波及其余部门或地域职权范围的问题能否磋商一致并经过会签； 5）查行文能否规范； 6）查文件格式能否切合规定。 12、简述办公室的四种含义。 答：（1）广义的：泛指全部办公场所，差别于教室、车间、医疗室、实验室等。 2）狭义的：指某一类职