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事业单位纸质档案及电子档案管理 摘要：为降低事业单位档案管理安全风险指数,论文研究了事业单位纸质档案及电子档案规范化统一管理策略,阐述事业单位纸质档案及电子档案管理的理论背景,总结档案管理问题,构建事业单位纸质档案及电子档案规范化统一管理策略。实例分析证明,应用了事业单位档案管理策略后,事业单位档案管理安全风险指数降低为0.50。 1 引言记录原始的实践活动中各类主体行为数据的统称为档案，由于档案在实践活动中直接形成，这些数据是阶级产生过程中累积和保管的数据资料。这种性质的累积和保管在维护个体运行时起到十分重要的作用。因此，档案管理与促进文献生成相辅相成，由此也产生了对档案累积管理的部门。剖析事业单位档案管理的内涵可以发现，信息档案对于民族和国家而言是重要的，同时对于社会而言具有不可或缺的参照价值，而且档案管理对于现今的社会发展意义重大。档案管理是服务型政府职能改革的第一步，通过完善档案管理改革举措，可以实现档案管理与网络信息技术的大融合，促进档案管理与政府职能相互完善并促进，并以新公共服务理论为依据促进事业单位档案管理的改革。基于此，为提升事业单位档案管理安全性，本文对事业单位纸质档案及电子档案规范化统一管理策略进行研究。2 事业单位纸质档案及电子档案管理理论背景社会生活的日新月异增加了档案管理的信息量，同时也彰显了事业单位档案管理的重要地位，并对事业单位档案管理提出了全新的要求。为实现其良好保存，促进社会单位平稳度过档案转换初期，需要对档案管理产生的物质文化资料做合理记录，并向社会个体提供事业单位管理记录的珍贵档案资料，以记录事实为基础记录历史上的发展内容，作为有力的社会发展维护工具，并以此作为档案管理的参照，还要采用数字化、信息化的方式促进事业单位档案管理方式多元化。以信息化办公为标准，对单位档案管理的效率作出新的要求。而且档案管理的规范化，也使得整个事业单位档案管理的办公内容变得更加轻松，在提高档案处理速率的同时避免办公经费的浪费。而且仅就工作性质的重要程度来说，档案管理这一管理型的工作与物质财富的直接产生不发生实质性的关系，但这并不妨碍档案管理与其他部门建立实质性的记录关系，通过实践服务记录事业单位的资源数据，并将实际数据与公共服务相结合，以此为社会个体提供实质性的服务。由于其本身的不盈利性，所以档案管理的收益不能以盈利多少来衡量，而是需要通过对事业单位各方面的资料采集，在保留机密信息不外泄的同时，在合理的范围内为民众个体提供信息资源服务，这才是事业单位档案管理的意义所在。分析档案管理的功能可知，大部分档案管理内容与单位工作业绩挂钩，其中包含了事业单位的发展历史及管理内容，也包含单位发展历程中取得的各项重要成果。这些重要资料甚至能够决定一个单位未来的发展走向，所以档案管理绝不仅是做档案保存和收录，而是衡量单位业绩和发展方向的重要标尺。3 事业单位纸质档案及电子档案管理中存在的问题现如今，事业单位档案管理制度对档案信息资源的开发利用效果并不明显，这使得档案管理信息资源的利用率不断下降，保管的许多档案的信息资源质量参差不齐。出于对档案信息资源采集的考虑，需要根据档案管理制度类别作内容总结，但受部分档案管理信息化资源的制度限制，同期档案的收集整理分类与立卷编目不相匹配，对于单位间信息资源的共享机制没有明确的把控，档案信息化资源的质量也有待提高等问题日渐突出。由此可见，当前建立的信息化档案管理数据库已经远远不能满足现今数据档案存储的需求，部分档案管理空间还有待开发。而且部分档案信息内容的安全保护措施缺失，重要机密的档案资料与普通档案资料混淆，使得国家机密档案信息存在不可控的泄露风险。对事业单位档案管理的信息化处理不充分，缺乏足够的档案信息安全建设。此外，对普通的档案资料与重要档案的资料的区分度不够，涉及很多机密信息的档案管理未完全按照安全管理机制进行。对档案的查借审阅制度把控不严格，在收录、转出、利用和销毁时未规范操作等问题也十分明显，亟需通过限制机密资料的审阅规制，保证在适当的情况下公开事业单位档案管理资料，对事业单位的档案进行管理与公开，确保安全。检索效率与档案管理的关联性极高，因此，部分事业单位对检索工具十分执着，努力研发检索工具以期提高档案管理的效率，殊不知检索设备的提高能够较大程度地提高检索效率，且当检索设备上的检索工具过于精密，可能还会导致档案管理的效率降低，甚至在档案检索时容易出现档案重叠的情况，这也会导致事业单位档案管理陷入效率过低的困境中。4 构建事业单位纸质档案及电子档案规范化统一管理策略4.1 拓宽事业单位纸质及电子档案规范化统一管理渠道为提高档案管理信息资源利用率，应当对事业单位纸质及电子档案规范化统一管理渠道做拓宽处理。通过数字加密技术提高数字化加密