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企业档案标准化体系构建研究 摘要：本文重点以DA/T42-2009《企业档案工作规范》为基础，探讨企业档案标准化体系的构成特点。 构建企业档案标准化体系是实现企业档案规范化管理的重要环节，企业应当根据本单位的档案信息服务需求，构建适合本单位的企业档案标准化体系。一、企业档案标准化需要关注的重点问：DA/T42-2009《企业档案工作规范》中提出了哪些需要重点关注的标准？答：在DA/T42-2009《企业档案工作规范》中6.3“业务规范”中提出了“文件、档案整理规范”“档案分类方案”“特殊载体档案管理规范”及“文件归档范围和保管期限表”等规范性文件(标准是规范性文件的一种)的概念。我们认为，讨论企业档案标准化体系构架有必要关注这些标准。(一)需建立企业“文件、档案整理规范”和“档案分类方案”：以标准的形式明确归档文件立卷与档案整理原则、分类与档号编制要求、归档文件整理方法等；至于档案装具(档案柜、档案盒、防磁柜、光盘册等)的产品要求可以直接引用相关标准。在笔者以往的文章中也曾提到档案分类整理在企业档案工作中的重要性：“档案管理的核心问题，就是使无序状态的档案有序化”(见《档案工作全书》)，因此建议把制定和实施企业档案分类标准作为构建企业档案标准化体系的重点。(二)需建立企业的“特殊载体档案管理规范”：以标准的形式明确不同档案载体如照片(银盐照片和数码照片)、磁性载体(如光盘、磁盘等)等非纸质归档文件材料的收集和整理相关要求和保管条件等，以适应当代信息技术发展对档案信息载体的变化。(三)由于档案信息具有需长期利用的特点，所以应当制定“文件材料归档范围和保管期限表”，以标准的形式明确企业内文件材料归档的范围及其相对应的保管期限(可在国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》基础上，结合本单位归档文件材料形成特点制定)。问：为什么宜明确企业档案标准的条款内容？答：在以相关标准作为制定企业档案标准的基础时，建议把一些可以选择的条款明确化，以提高企业档案标准的可操作性。如：在引用GB/T 11822-2008制定本单位的科技档案案卷格式标准时，可以明确规定本单位的科技档案是以“卷”为单位进行整理，还是在“卷”的基础上以“件”为单位进行整理。在制定文书档案(有的单位称为“管理类档案”)的档号标准时，可以明确地规定档号的各级类目(如规定以年度为一级类目时，可以把保管期限作为二级类目，把问题或组织机构作为三级类目，这样不仅便于业务部门收集归档文件材料，也方便档案排架)。二、企业档案标准化体系的结构问：标准有哪些类型？答：按不同的划分方法，可以把企业档案标准划分为功能性结构标准、属性结构标准等。构建企业档案标准化体系，不仅需要关注《档案法》《会计档案管理办法》等法律法规，还应当关注《企业标准化工作指南》(GB/T 35778-2017)、《企业标准体系要求》(GB/T 15496-2017)、《企业标准体系产品实现》(GB/T 15497-2017)、《企业标准体系基础保障》(GB/T 15498-2017)、《企业标准化工作评价与改进》(GB/T 19273-2017)、《标准体系构建原则和要求》(GB/T 13016-2018)、《企业标准体系表编制指南》(GB/T 13017-2018)等企业标准化体系的相关标准。问：属性结构标准的特点是什么？答：《企业标准体系表编制指南》(GB/T 13017-2018)认为，可以用属性结构来搭建企业标准体系：“企业标准体系属性结构由技术标准体系、管理标准体系和工作标准体系三个子体系组成”，其结构如图1所示。其中的“方针目标”“法律法规”“基础标准”是构建企业标准体系的依据和外部环境，属于上层文件：“方针目标”，是指企业标准化方针和目标，提出了企业标准化工作的愿景、价值定位、实施策略和近期阶段性目标等；“法律法规”，是指企业在生产经营过程中应遵守的法律法规，如《档案法》《会计档案管理办法》等与企业档案标准化紧密相关的法律法规；“基础标准”包括国家标准、行业标准、地方标准、团体标准、国际标准等，如DA/T 42、DA/T 13-1994《档号编制规则》等与企业档案标准化紧密相关的标准。问：功能性结构企业档案标准的特点是什么？答：《企业标准体系表编制指南》(GB/T 13017-2018)认为：“企业标准体系功能结构由产品实现/服务提供标准体系、基础保障标准体系和岗位标准体系三个子体系组成”，其结构如图2所示。其中的“相关方的需求和期望”和“企业标准化现状”是企业构建标准体系前应识别和分析的要素，是构建企业标准体系的源。“标准化规划方针、目标”是指企业愿景、价值定位以及与企业战略相匹配的标准体系构建规