企业数字档案馆i战略规划的实施原则及建设体会.docxVIP

企业数字档案馆i战略规划的实施原则及建设体会 摘要：本文从企业数字档案馆IT战略规划的关键点入手，在应用系统建设、档案资源库建设、标准规范建设、运行机制建设、基础设施建设、安全保障体系建设等方面详细介绍了实施内容，提出了企业数字档案馆IT战略规划的实施原则及建设体会。 随着信息技术的发展，企业信息化已融入到科研生产的主体业务流程里，不仅覆盖到产品全生命周期，在产品的设计、制造、售后、保障各方面同样提供了支持。PDM、ERP等的互联互通，实现了“业务流”的贯通,产生了大量的电子文件，这些档案信息分散各个业务系统中，与档案管理系统未实现集成，电子文件未按档案管理要求进行收、管、存、用，无统一的平台对电子文件进行有效管理，致使档案“信息流”运行不畅，无法实现高效、便捷的“管”、“用”一体化。因此亟需通过数字档案馆的开发建设对企业产品研制开发周期及各部门业务活动中形成的大量档案信息实现有效收集、规范管理、高效利用，实施企业数字档案馆IT战略规划迫在眉睫。企业数字档案馆IT战略规划是指在数字档案馆发展目标的指导下，通过分析、研究当前档案馆的信息化水平，优化档案的管理、开发和利用流程，并根据信息技术和档案业务的发展趋势，对信息化目标和内容进行整合规划可行性分析。一、企业数字档案馆IT战略发展规划的关键点(一)明确方向及发展目标数字档案馆建设是一项系统工程，要结合企业的信息化规划来明确数字档案馆的方向及发展目标，企业档案馆要突出“提供利用和服务”主题，包括档案标准规范制度建设、流程管理、信息资源准备、档案应用系统和软件开发等方面。在当前数字化、网络化环境下，企业档案管理延伸至对文件进行前端控制、全过程管理，即实行文件、业务档案一体化管理、集成管理。因此，企业档案管理不能独立于组织各项业务活动，应该与企业各种业务系统有机融合、充分集成。(二)业务牵引，制定规划企业档案工作的核心始终是数字档案馆发展规划的重中之重，要着重梳理企业档案数字档案馆与不同业务部门及业务层面的IT需求及IT目标，与各业务系统之间的关系，如与OA、PDM、ERP等信息系统之间的关系，通过梳理分析，来确定企业档案馆建设与哪些企业信息系统集成，确定集成的关键要素及集成方案。(三)结合自身，同步发展企业数字档案馆切忌贪大、贪全，要结合自身特点及信息化建设程度，找出档案业务的突破口，发展自身的个性，突出对“亮点”业务的支撑，形成具有企业自有业务特点的数字档案馆。二、企业数字档案馆IT战略发展规划企业数字档案馆IT战略发展规划要立足企业自身情况，结合企业信息化发展规划，采用SWOT分析法，从四个维度对企业数字档案馆IT发展进行规划，这四个维度分别为与数字档案馆发展相关的内部优势、劣势和外部的机会、挑战等，通过调研分析，并依照矩阵形式排列，用系统分析的思想，把四个维度的各种因素相互匹配起来进行全面、系统、准确的研究分析，从而根据研究结果制订出数字档案馆IT发展规划。三、企业数字档案馆IT战略发展规划的实施内容结合企业档案工作实际、现实条件以及未来档案工作的发展方向，遵循服务和效益原则，按照国家有关数字档案馆建设指南，企业数字档案馆IT发展规划的建设内容一般包括应用系统建设、标准规范体系建设、档案信息资源库建设、运行机制建设、基础设施配置建设以及安全保障体系建设。数字档案馆总体框架如图1所示。从图1可以看出，数字档案馆IT规划就好似高速路规划，基础设施是“路”，数字资源是“货”、应用系统是“车”，安全体系和标准规范是“交通规则”，复合型的档案专业人才是“驾驶员”，只有“路”顺、“货”丰、“规则”明确、“驾驶员”素质高，“车”才能跑快，高速路才“风景这边独好”！(一)应用系统建设应用系统建设要紧紧围绕企业业务活动展开，其业务需求主要体现在“收、管、存、用”四大方面，包括电子文件归档、馆藏档案数字化、档案信息存储和档案信息资源开发利用等方面，数字档案馆系统应用架构如图2所示。从图2中可以看出，应用系统建设主要包括两大方面：电子文件归档和电子档案管理两个方面。1. 电子文件归档电子文件归档主要是指数字档案馆与企业业务系统的集成，通过与其他业务系统建立接口实现电子文件的在线归档。(1)与业务系统对接。数字档案管理系统须提供灵活的动态数据集成接口，可以与企业的OA、PDS、ERP、CAPP等其它软件业务系统进行动态连接。各业务系统实时向数字档案管理系统推送档案相关内容，数字档案管理系统实时接收并进行档案管理。以与OA系统的集成为例，OA系统与数字档案管理系统的接口流程图如图3所示。从图3可以看出，数字档案管理系统通过与OA系统接口，OA系统中管理的收文、发文、办文等公文相关条目数据和电子文件在具备归档条件时，能