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三体系管理体系程序文件 名目文件与记录管理程序1、目的通过对管理体系文件的严格掌握管理，确保其文件用法的有效性、保管和更改的规定。并对质量记录其完好性、精确性、清楚、保管等予以掌握。以证明产品三体系满足规定要求、管理体系有效运行，并为实现可追溯性、证明作用以及实行订正和预防措施供应根据。2、适用范围适用于本公司全部管理体系文件及相关资料记录的管理与掌握。3、职责与权限ISO综管部负责公司管理体系文件的搜集、分类编号、整理、存档保管、发放及与管理和掌握有关的其他工作。各部门负责本部门在用文件的管理和掌握。4、程序内容管理体系文件的分类、编制、审核、审批按以下规定执行：管理体系文件的编号、归口、分类、4.2.1 公司编制的各级管理体系文件均由综管部归口、分类并统一编号，其文件编号规定。4.2.2 文件受控分类管理体系文件分为受控原版、受控副本、非受控副本：1)受控原版是不须加盖受控文件印章，由综管部保存，仅作为复制用处。2)受控副本为受控原版的复印件，其上加盖红色“受控本〞印章发放，作为公司内用法的合法文件，公司内不允许用法“受控本〞变黑的非法复印文件，以确保文件更新时可以从发放或用法场所撤出失效或作废的文件。3〕非受控副本为受控原版的复印件，其上加盖红色本公司名印章作为供应给客户或公司以外的人员用法的合法文件。公司内部不允许用法加盖红色本公司印章名的体系受控文件。4.2.3 文件版次规定为确保公司管理体系文件的有效性可以得到掌握，对其采纳版次来掌握最新有效版次。版次采纳“A〞+第几次版本,文件经过一次修改后进展换版，版本号增高一位〔如：A0首次发行版本、A1第一次修改、A...n第n次修改文件的发放与记录4.3.1 综管部依据管理手册、程序文件、效率记录制定并准时登录《受控文件总表》；依据质量记录表格制定并准时登录《质量记录总表》，确保各部门用法最新有效的文件。依据统一分发号加盖红色“受控〞印章发放，收件人应当场核对页数，页码和分发号无误后，在《文件发放与回收记录》上签收。4.3.2用部门的体系文件破损或遗失时，须填写《文件领用申请表》经体系负责人批准补发。破损文件准时交还综管部，遗失文件须追究相关人员责任。4.3.3 非发放范围人员需领用文件时，须填写《文件领用申请表》经该文件的批准人同意后，按本节第条办理手续。4.3.4 三体系记录空白表格的发放由综管部依据《质量记录总表》发放三体系记录空白表格，不需要加盖蓝色“受控本〞印章，接收人在表格原件反面签字，作为发放记录(注:综管部只掌握质量记录空白表格的格式、编号和版次)。文件的更改4.4.1 文件发放后，如需要更改时，应由申请人填写《文件更改申请表》说明理由，更改后的文件一般由其原审批部门/人审批，如因某种特别缘由必需指定其他部门/人审批时，该部门/人应获得审批所需根据的背景资料，以保证修改之适合性。4.4.2 文件更改批准后，由综管部按《文件发放与回收记录》的名单发放修改后的文件，并收回作废的旧文件。同时在文件修改记录中注明更改申请单号、修改号、修改条款、修改人、修改日期等事项，明确现行的修改情况，对修改情况进展掌握。4.4.3 文件可按以下状况更改，更改人应签名。1)、在打错的字、词、数据、字母、标点处画一条由左向右的斜线，在原错字上写出正确的字。2)、多余的子、词等用线划去。3)、用＾符号在漏字、漏句的位置作标记，并在标登记面写上漏写的字。4)、每页文件不能超过四处涂改，超过四处，由综管部统一换页处理。4.4.4 凡经综管部更改的文件由文控专员准时登录《文件更改申请表》做好更改记录，并注明更改状态和更改生效日期。文件的保管和借阅4.5.1 管理体系文件的受控原版由综管部负责统一归档保管。管理体系文件的受控副本由各部门指定人员负责保管。4.5.2 方案、合同、清单、临时通知类作业指导书原件由编制部门负责统一归档保管,副本由各部门负责保管。4.5.3 外来文件原件由用法部门负责统一归档保管，综管部负责登记。4.5.4 如有外来人员或公司内部员工需要临时借阅某种管理体系文件，应到综管部或相关部门办理借阅和归还手续，并填写《文件借阅登记表》。对于原版不行外借。文件的废弃4.6.1 有必要(法律效用或积累学问)保存的已作废管理体系文件原版，由综管部或相关部门统一保管，其上应加盖“作废〞印章，由综管部负责人准时销毁。4.6.2 已作废的管理体系文件副本及公司作废的相关文件或记录，假设“作废〞印章与“受控本〞或其它印章同时存在，以“作废〞章为准。4.6.3 为节约资源，作废文件的反面可用于打印质量记录或管理体系文件。外来文件的归口与管理4.7.1 公司对国际、国家、部级、行业、地方的标准、法律法规