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办公用品管理作业指导书 办公用品管理作业指导书 PAGE / NUMPAGES 办公用品管理作业指导书 办公用品管理作业指导书 目的 为使办公用品管理合理化， 严格控制办公花费， 同时知足工作需求， 特拟订本作 业指导书。 范围 合用于本企业办公用品的管理。 3.0 定义 办公用品：指为达成工作任务， 所需要配置的办公函具 （不含价值 200 元以上的 办公设施）及办公耗费品等。 职责 人力资源行政部经理负责办公用品的申购同意。 行政部负责办公用品的计划、采买、保存、发放和花费控制。 4.3 全体人员负责个人所配置的办公函具用品的保存、 使用并依照本作业指导书 对办公耗费品进行控制。 内容 办公用品的计划与申请 办公用品推行按月申请，各部门于每个月 25 号前提出下月办公用品需求计 划，并填写《办 公用品需求计划表》，报部门经理审批后交人力资源行政部经理同意。 行政部将同意的各部门 《办公用品需求计划表》 汇总后形成 《办公用品需 求汇总表》，并计划必定的库存量，交给人力资源行政部经理审查后，于每个月 28 日前报总经理同意。 5.1.3 如因特珠状况或新增人员需要暂时申请办公用品，应填写《办公用品申请 单》并注明原由，经部门经理审批后报人力资源行政部经理 （总金额 200 元以下） 或总经理（总金额超出 200 元）同意。 5.1.4 行政部主管负责依据同意后的《办公用品需求汇总表》与《办公用品申请 单》进行采买。 5.2 办公用品的采买 行政部负责选择办公用品的定点供给商，并对供给商实行合格评审和管 理。 行政部主管接到同意后的《办公用品需求汇总表》或《办公用品申请单》 后应在 3 天内将办公用品采买齐备，不然，应提早知会各部门。 采买到位的办公用品由人力资源行政部经理指定查收人员共同办公用品 管理员（暂定前台文员）按《办公用品需求汇总表》或《办公用品申请单》进行 查收并在查收单上署名，行政部主管凭《办公用品需求汇总表》或《办公用品申 请单》和《办公用品入库单》以及《送货单》 、供给商发票或收条、按报销流程 进行报销，《办公用品需求汇总表》或《办公用品单》原件人力资源行政部备查。 办公用品的发放 5.3.1 每个月计划的办公用品由行政部办公用品管理员在每个月 5 日一致发放； 5.3.2 办公用品管理员依据《办公用品需求计划表》或《办公用品申请单》进行 发放，并由领用部门或人员在《办公用品领用登记表》上署名确认。 5.3.3 办公用品管理员每个月应付办公用品的申请与发放状况进行统计， 并于每个月 底汇同行政主管一同对办公用品的库存进行清点，填写每个月《办公用品月统计 表》，报人力资源行政部经理审批后交总经理。 办公用品花费控制 5.4.1 办公室全体管理人员的办公函具最高按每人每个月 10 元进行花费控制。 5.4.2 其余人员最高按每人每个月 5 元控制。 在花费标准范围内的办公用品可在每个月 《办公用品需求计划表》 中直接申 请，高出标准范围的一律须填写《办公用品申请单》并注明原由。 部门经理可在标准范围内在部门内进行需求调剂， 人力资源行政部只对各 部门总花费的控制进行审查。 公共办公花费（复印纸张、墨合和一次性茶杯和茶叶等） ，由人力资源行 政部一致控制。 办公用品的回收与破坏补偿 办公函具分为可回收类和不行回收类两种： 1）可回收类： 指有必定的使用限期非耗费品， 如计算器、 打孔夹、同心长夹、订书机、打孔机、剪刀、钢 直尺、书架、公函袋、笔套等。 2）不行回收类： 指派用过程中会产生消耗的用品，如通告贴、笔芯、信笺纸、软抄、墨盒、复印 纸等。 可回收类办公用品领用时要以旧换新， 职工辞职时，可回收类文具用品应 退还企业。 职工丢失或破坏可回收办公用品应照价补偿。 有关文件 无 记录 《办公用品需求计划表》 、《办公用品需求汇总表》 、《办公用品申请单》、 《办公用品领用登记表》 、《办公用品月统计表》