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工程部组织架构及管理职责Q/POLY-AH GC3001-2014 PAGE 1 安徽保利房地产开发有限公司 工程资料管理规定 制度 名称 编制 （修改）时间 首次 编制 换版 编制 修订 编制 编制人 编制 单位 废止 编号 发布范围 工程资料管理规定 2014-09 √ 王玮 工程部 Q/POLY-AH GC3003-2014 √普发文件 □限发文件 说明： 工程资料管理规定Q/POLY-AH GC3003-2014 目的 为了规范工程部及项目部资料的管理，根据国家规范及我公司《档案资料管理规定》等的相关要求，特制定本规定。 适用范围 本规定适用于合肥保利房地产公司所有在建及拟建项目工程档案资料的管理。 工程档案分类 前期文件 计划、立项报告及批复文件。 可行性研究报告及项目、环境评估。 规划、环保、消防、人防、审图办等部门审查意见及批复文件 土地证。 规划选址意见书、规划许可证、规划用地许可证。 建筑定位（规划红线）图。 施工许可证。 工程地质勘察报告。 施工过程文件 管理类资料。 技术类资料。 经济类资料。 质保类资料。 竣工资料 结算资料 工程资料管理细则 4.1前期文件： 该类文件由公司开发部及技术部等职能部门办理，由公司综合部档案室存档。项目部根据现场情况及相关政府职能部门的要求，留存复印件备查。 4.2施工过程文件 1．管理类文件：该部分文件涵盖工程项目部与施工单位、公司技术部、成本部、客服部等部门的相关资料，均需单独留存。详细文件名称见表1 表1工程管理文件目录 序号 文件名称 备注 1 工程开工令 该类文件由项目部根据现场实际情况并依据合同及相关规范条款拟文，报工程部及公司领导审批，审批完成后加盖公司公章由项目部下发至监理公司、总包及各分包单位。 2 现场工作指令单 3 项目标段计划指令单 4 罚款单 5 工程施工联系单 该类文件由施工单位提出现场相关问题，由项目部工程部确认后递交公司技术、成本等相关部门会签解决。 6 工程管理月报 月报由项目部根据当月现场实际情况及施工进度编写，报工程部及公司领导审批阅示。 7 工程会议纪要 含监理例会纪要、工程例会纪要及其它现场工程协调、专题会纪要 8 内部工作联系单 2.技术类文件：该类文件涵盖与技术部来往相关资料，均需单独留存。详细文件名称见表2 表２技术类文件目录 序号 文件名称 备注 1 施工图 用于现场施工或招标的图纸均填写图纸会签单。由技术部、工程部（项目部）、施工单位、成本部共同会签确认后方可行进施工或招标。 2 设计深化图 2 设计交底记录 3 图纸会审记录 4 施工指导手册 5 设计变更单 3．工程款支付及经济类文件：该类文件涵盖与成本部、财务部来往文函，均需单独留存。详细文件名称见表3 表3经济类文件目录 序号 文件名称 备注 1 工程款支付申请 该类申请由施工单位上报，项目部工程部审核完成后提交成本确认，成本确认后上名源系统发起付款。 2 工程款支付表 名源系统线上审核通过后，打印递交总经理签字确认后，建立支付台账并递交财务部门转款 3 工程经济签证 签证类文件严格参照公司制定的相关规定予以执行。 4 材料认价及工程量确认文件 4. 工程报验及原材料质保资料。该类资料由总包负责整理汇总并按规范要求及城建档案馆交档目录编制装订。工程部利用巡检等方式进行定期或不定期检查。档案馆交档目录见附件。 4.3．竣工资料。 工程竣工资料由总包单位负责收集汇总、整理、装订，项目部负责向总包单位提供甲方办理的证照和验收合格证明。工程竣工资料应在工程竣工验收（联合验收）前完成汇总，项目部审核完毕后应及时报送城建档案馆并取得档案合格证书。竣工交付后，应将资料进行内部及物业移交、归档工作公司及物业公司各留存一套复印件备查（扫描件光盘）。详细资料目录见附件：合肥市城建档案馆移交资料目录。 4.4结算资料 该类资料参照公司关于结算制度流程执行。 图纸档案的保管要求 工程现场档案柜置于现场办公室的干燥通风处 5.2所有图纸、资料分类存放于图纸架、资料柜。 5.3根据资料管理规程编制现场档案目录 项目文件资料传阅流程 公司审批、盖章、回复的文件流程 工程供方→监理单位→项目部签收→按公司流程评审、审批→项目部按审批意见执行 无需公司审批、盖章、回复的文件流程 工程供方→监理单位→项目部资料管理人员存档→项目相关人员签阅 项目档案资料在存档前，项目部应组织有关人员传阅（复印件），传阅完毕后应及时归档。 存档文件及图纸借阅要求： 1.借阅现场档案在登记使用之日起5日内归还，若遇特殊情况使用人应向项目部办理延长借阅登记。 2.使用档案期间，使用人应保持借阅档案的整洁、齐全，归还档案时，由项目部资料管理人员检查借阅档案使用情况，若遇档案损坏或遗