现代企业档案管理与电子文件管理培训教材.pptVIP

五、工作保障体系1、企业档案工作的“三纳入”：企业档案工作是企业各项业务和活动的有机组成,应纳入企业领导工作议事日程，纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制。(7.1.1) 2、企业档案工作者的“四参加”：企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统。（7.1.2）3、企业档案工作的“四同时”：企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况，项目总结应同时作好项目文件归档交接。（7.1.3） 第三十一页，共六十六页。 第五节 现代企业档案业务工作 第三十二页，共六十六页。 一、制定归档范围和归档类目1、 企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件都应纳入归档范围。国有企业文件归档范围应符合档发〔2004〕4号文件要求。 （7.3.2.1）现代企业档案归档范围参考《企业档案工作规范》附录A。党政机关和人民团体贯彻《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令） 2、归档文件的主要来源有：本企业形成的文件；本企业引进项目、外购设备等接收的文件；所属单位及参股企业应向本企业提交的文件；本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件；本企业执行、办理的外来文件。（7.3.2.2） 第三十三页，共六十六页。 3、企业应根据经营管理范围和业务活动类型制订文件归档范围和保管期限表。确定文件归档范围和保管期限可参照、但不限于附录A。项目建设类文件应依据企业在项目建设中的性质确定，建设单位、设计单位、施工单位、监理单位文件归档具体范围参见DA/T 28《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》；服务类型企业各类文件归档范围及企业中专业性较强的业务活动的文件归档范围，应结合企业活动和专门业务编制。（7.3.2.3） 第三十四页，共六十六页。 4、归档类目企业的党群类、行政类、经营管理类和生产技术管理类档案应结合各部门工作职能，制定 《归档类目表》 。制订《归档类目》须注意：（1）大单位按组织机构，问题设类。小单位可按组织机构，问题设类，也可以按问题设类。按组织机构问题设类的，应针对所有机构，不能有遗漏。（2）类下设条款，每个条款反映机构内的一项职能、活动或问题。每个条款名称就是一组文件的文件标题。因此，拟制条款名称既要扼要，又要具体，不可用笼统语言。（3）条款内容大致相近的要尽量排在一起。如“董事会会议纪录和董事会主要决议、决定” 。（4）类目的拟制和修订要由档案部门和文书部门结合进行，交办公室负责人签署后执行。（5）每年须将归档类目征求有关部门意见，适当调整。 第三十五页，共六十六页。 二、归档文件形成与积累按照归档范围和归档类目做好文件的形成与积累工作。1、文件形成的要求（1）归档类目中的文件一旦形成必须随时收集、登记；（2）归档文件必须是最终版本；（4）字迹清楚、图样清晰、图表整洁、文件的签名、盖章必须齐全；（5）统一使用A4纸张。（6）文件形成时应使用耐久、可靠的记录载体和记录方式。（7.2.1）字迹材料必须耐久，禁止用圆珠笔、铅笔。打印的归档文件最好用激光打印机；（7）文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目或专项工作档案人员保管。（7.2.2） 第三十六页，共六十六页。 2、文件形成中的常见问题：（1）缺少反映部门主要活动的文件。（2）只有结论性文件，缺过程性文件。（3）附件材料不全。（4）重要会议文件不全。（5）文件签名盖章手续不全。（6）文件缺页。（7）夹带小纸条。 ☆解决问题对策：（1）加强业务学习，提高业务能力。（2）加强平时督促检查，发现问题及时补救。（3）加强宣传，主动争取业务技术人员的配合。 第三十七页，共六十六页。 3、文件的积累的组织建立部门兼职档案员网络体系，负责文件的收集积累，实行文书处理部门预立卷，这 是我国文书工作的一项根本制度，具有以下优越性：（1）有利于立卷文件的齐全和保密。（2）有利于提高案卷质量和立卷效率。（3）有利于正确判断文件保管期限。（4）有利于各部门平时对文件的查找和利用。（5）有利于档案室工作的开展。 第三十八页，共六十六页。 4、文件积累的内容：（1）“帐内”文件的收集“帐内”文件是指收发文登记簿中的文件，即将收发文件登记簿中的属于归档范围的文件收集齐全，这类文件多数是红头文件，即正式公文。（2）“帐外”文件的收集“帐外”文件是指未经文书部门登记,在收发文登记簿上无帐可查的文件。这些文件不容易