汽车零部件行业文件控制程序.docVIP

PAGE 2 PAGE 5 1 文件控制程序 1 目的 为规范公司文件管理，确保公司文件管理得以有效控制。 2 范围 本程序适用于公司汽车零部件产品的体系文件管理。 3 术语 3.1体系文件分为质量管理体系文件、技术文件、外来文件。 3.2 质量管理体系文件：指公司的质量手册、程序文件、管理性作业文件、质量记录等。 3.3 技术文件：指技术管理、 技术资料、外来技术文件、电子文件、技术信息等。 3.4 外来文件：指公司以外的单位提供的文件。包括：技术性法律法规、产品标准和图纸等。 3.5电子文件包括：光盘、U盘、移动硬盘等介质。 3.6 受控文件：制定、发放、更改、换版等均按规定程序控制的现行有效的文件。 4 职责 4.1 公司质量部门负责公司质量管理体系文件的业务管理；负责公司质量管理体系文件策划与编制等工作的组织实施。 4.2 公司设计部门负责国家标准、公司技术文件、外来技术文件的归口管理；负责公司技术文件编制、更改、归档等工作的实施。 4.3公司综合部门负责国家法律法规等非技术性外来文件的归口管理；负责公司办公文件打印、印制、分发等工作的组织实施。 4.4公司各部门配合完成文件控制过程的各项工作。 5 工作程序 5.1 质量体系文件 5.1.1 a) 质量手册：质量部门组织编制，经管理者代表审核，董事长批准后下发执行。 b) 程序文件：质量部门组织编制，经质量部门领导审核，管理者代表批准后下发执行。 c) 管理细则：质量部门组织编制，经质量部门领导审核，管理者代表批准后下发执行。 质量手册、程序文件、管理细则编制完成后由编制部门使用“文件审批会签单”进行审批程序。签署完毕后与该文件底稿共同存档。 5.1.2 a) 质量手册： Q/IATF - QM XX XX 公司体系代号 分隔符 质量手册代号 年号 示例：Q/ IATF -QM-2018 b) 程序文件： Q/ IATF - QP - XX - XX 公司体系代号 分隔符 质量程序代号 分隔符 过程编号 分隔符 顺序号 示例：Q/IATF-QP-C1-01 c) 管理办法： Q/IATF - QD - XX - XX 公司体系代号 分隔符 作业文件代号 分隔符 过程编号 分隔符 顺序号 示例：Q/IATF-QD-C1-01 d) 质量记录按《记录控制程序》有关规定执行。 5.1.3 发放与接收 质量手册、程序文件、管理细则由公司质量部门统一编制分发，并填写“质量体系文件发放清单”，经管理者代表批准后发放。文件接收部门签字，并建立台帐； 5.1.4 控制与管理 5.1.4.1 受控文件控制与管理 a) 文件管理部门建立本部门受控文件清单； b) 受控文件由发放部门加盖红色“受控”章，建立受控文件收发台帐； c) 未经批准不得借给公司以外的人员，不得复印； d) 文件使用部门因遗失、损坏或工作需要等补发文件，经文件使用部门领导审核，按5.1.3的规定予以发放； e) 未经授权，任何人不得在文件上进行划改、涂改、书写； f) 文件发放部门负责对受控文件的更新； g) 公司的内部审核、管理评审应对文件的有效性进行评审。 h) 公司各部门或人员应妥善保管、使用受控文件，防止失密、不当使用或不完整。 5.1.4.2 非受控文件控制与管理 a) 非受控文件的更改和发放由文件发放部门自行管理； b) 非受控文件不随受控文件的更改而更改。 5.1.5 文件更改 5.1.5.1质量手册由质量部门实施更改，并做好更改记录；程序文件、管理细则由文件编写部门实施更改，并做好更改记录。 5.1.5.2文件更改提出部门填写“体系文件申请/更改单”，经过程管理者审核，相关部门会签和公司主管领导审批后实施更改。 5.1.5.3 根据文件更改内容的多少，可采用划改、换页、换版的方式。 5.1.5.4质量体系文件的更改应考虑到下述内容： a）变更目的及其潜在后果； b）质量管理体系的完整性； c）资源的可获得性； d）责任和权限的分配或再分配。 5.1.6 归档 质量手册、程序文件、管理细则由质量部门归档管理； 5.1.7 回收、作废与销毁 a) 作废文件由文件发放部门负责回收，填写“作废/销毁文件回收记录清单”，加盖“作废”印章后隔离存放，统一销毁； b) 作废保留文件由回收部门加盖“作废保留”印章，由保存部门隔离存放； c) 作废文件销毁由相应主管领导审批后执行，按“作废/销毁文件回收记录清单”做好销毁记录。销毁可采用切碎或焚烧等方式。 5.2 技术文件 5.2.1 编制要求 a) 技术文件的编制应符合国家标准、技术规范及相关管理规定； b) 产品设计文件的编制应符合产品设计文件管理制度、标准规定； c) 产品工艺文件的编制应符合产品工艺文件管理制度、标准规定。