公司采购合同管理制度.pdfVIP

公司采购合同管理制度 1.目的 为规范公司对采购合同的管理事宜，做好采购合同的编 制、签订、执行、修改等工作，使其符合采购管理的要求及 公司的利益，特制定本制度。 2.适用范围 本制度适用于对采购合同管理的相关事宜。3.管理规定 3.1 采购合同的编写 3.1.1 公司采购部是采购合同的管理部门，负责公司采 购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。 3.1.2 公司一次性采购物品金额高于××元，必须签订 采购合同；外地采购必须签订合同。 3.1.3 采购合同的编写程序。 （1）选择供应商。必须是公司认可的合格供应商。 （2）进行谈判。采购部应与合适的供应商展开谈判， 谈判内容包括采购物料的价格、数量、质量、供货方式、货 款支付等，并根据谈判所形成的方案选择对公司最有利的供 应商。 （3）拟定草案并评审。采购部应根据谈判所形成的方 案拟定采购合同草案，报送法律顾问审核及总经理/分管副 总审批。 （4）拟写正式的采购合同。采购部应根据各相关部门、 法律顾问及总经理/分管副总的意见对采购合同草案进行修 订，并据此形成正式的采购合同。 3.1.4 正式的采购合同必须包括以下内容： （1）合同签订双方的姓名、地址和联系方式。 （2）采购物品的单价、总价。 （3）采购物品的数量与规格型号。 （4）采购物品的品质和技术要求。 （5）采购物品的履约方式、期限、到货地点。 （6）采购物品的验收标准和方式。 （7）付款方式和期限。 （8）售后服务和其他优惠条件。 （9）违约责任和解决争议的方法。 3.1.5 采购合同的条款内容必须齐备、明确、具体，表 达必须严谨。 3.2 采购合同的签订 3.2.1 供应商与公司签订采购合同必须具有法人资格， 并以其个人名义签订采购合同，如果委托他人代签，采购部 应审验其委托证明。 3.2.2 公司与供应商签订的合同必须采用书面形式，其 他任何形式的合同均视为无效合同。 3.2.3 对于金额在××万元以下的采购合同，可以采用 电子版的方式进行签订，即公司将合同拟定好后发送给供应 商，供应商进行盖章签字后以作回复，公司盖章签字后发给 供应商回执，视为合同成立。 3.2.4 签订后的合同由财务部保管。 3.3 采购合同的执行与控制 3.3.1 合同签订后即具有了法律约束力，采购部应及时 地向供应商发送订货单，使供应商及时准备公司所需的物品。 3.3.2 采购部应配合质量管理部做好采购物料的进厂 验收工作，当所采购的物料不符合合同所约定的质量要求时， 采购部应立即知会供应商进行处理。 3.3.3 采购部应建立合同履约的管理台账，对双方的履 约进程逐次、详细地进行书面登记，并保存好合同的原始凭 证。 3.3.4 对于供应商需要按照样品或图纸加工的物料，如 果存在加工过程周期长、变数多、监控过程比较复杂的现象， 可要求供应商提供进度安排，采购部根据进度安排与供应商 进行联络，进行积极的协商，确保物料能够及时地运送到公 司。如果供应商提供的物料将延缓公司的生产，采购部应减 少该供应商的采购数量并与其他供应商联系，增加采购数量。 3.3.5 在合同的执行过程中采购部应处理好与供应商 的关系，将供应商视为公司的战略发展伙伴，以便于在生产 旺季加大物料采购时能够及时地供应，在生产淡季时能够缩 减物料采购的数量。 3.3.6 采购部应本着经济型的原则做好物料的采购进 度控制工作，既保证仓库中的采购物料库存最低，同时还能 保证采购物料满足生产的需求。 3.4 采购合同的修改与终止 3.4.1 在合同执行过程中，因供应商的原因造成无法按 量供应的采购物料，采购部经调查核实，可与供应商签订新 的采购物料数量的协议，作为采购合同的附件执行。 3.4.2 在合同执行过程中，若外部市场环境发生变化 （例如原材料价格或工资出现上涨，供应商无法按合同规定 的价格交货），采购部可与供应商进行协商，签订新的供货 价格的协议，作为采购合同的附件执行。 3.4.3