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名尚咨询科振项目组 高效会议管理 第一页，共三十二页。 整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。会议的正面作用是解决问题，反面作用则是带来难题，因此，会议既需要管理，更不能缺少技巧！ ??????????????????? 第二页，共三十二页。 课程目录 一、会议失败的原因探究 二、高效会议管理的要点 三、参会者的会议要领 四、会议记录与会后追踪 第三页，共三十二页。 会议的目的 开展有效的沟通 传达资讯 监督员工、协调矛盾 达成协议与解决问题 资源共享 开发创意 激励士气 巩固主管地位 第四页，共三十二页。 高效会议的八大特征 只有必要时才召集 好好筹划过 拟订和分发了议程表 遵守时间 一切按部就班 请了最有经验的和有才能的人出席 作出了评论和归纳 记录所有决定、建议和负责人 第五页，共三十二页。 如果 已经按惯例每周聚会 会议成本太大 还有比开会更好的方法 没什么特别的事情要讨论 你是唯一做决策并且知 道该怎么做的人（开会 让他人参与只能把问题 弄糟） 无需开会的五个如果 第六页，共三十二页。 如果 必须把信息同 时传达给很多人 有些事情需要当 众表扬或批评 要让别人参与决 策以集思广益 听取部门汇报工作 给小组委派任务 必须开会的五个如果 第七页，共三十二页。 会议失败的原因 第八页，共三十二页。 会议效率不高，通常由以上7种原因造成； 在这7种原因中，有3种是原因是致命伤，需要高度警惕； 这3种原因是：主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。 会议失败的原因 第九页，共三十二页。 课程目录 一、会议失败的原因探究 二、高效会议管理的要点 三、参会者的会议要领 四、会议记录与会后追踪 第十页，共三十二页。 高效会议管理的要点 * Module und Variations_E 会前准备 ... ... 会议 议程 会后追踪 高效会议的一个“中心”，两个基本点 第十一页，共三十二页。 高效会议的预防性管理 第十二页，共三十二页。 固定的会议流程规范 开始 欢迎 会议目的 议程 具体时间 安排 规章制度 3 议程1 分享话题和目标 交换信息 产生生意/做决定/确认行动 总结 2 结束会议 总结 安排下次会议 跟踪 备忘录 跟踪计划 第十三页，共三十二页。 准备工作的作用 选择最恰当的选择方式 使参会者能对讨论有清楚的方向可循 清楚的告知参会者应有何种行为表现 节省时间与减少冲突 第十四页，共三十二页。 开会前的准备工作 是否要开会 准备工作的作用 1H5W 主持人的准备工作 第十五页，共三十二页。 会议准备的5W1H法 Why What When Who Where How 第十六页，共三十二页。 会议本身要遵守的规则（一） 1.参会者要将工作安排交给会议主席 2.超过1小时的会议要有书面的通知 3.所有参会者都要有准备发言的心态 4.会议要能准时开始、准时结束 5.负责人对决议能否达成负主要责任 第十七页，共三十二页。 会议本身要遵守的规则（二） 6.在会上要维护别人的尊严 7.要有人提出不同的意见 8.会后要能拿到书面的记录 9.参会者要履行反馈职责 10.要请第三方监控会议质量 ???? ???? 第十八页，共三十二页。 课程目录 一、会议失败的原因探究 二、高效会议管理的要点 三、参会者的会议要领 四、会议记录与会后追踪 第十九页，共三十二页。 主持人与参会者的守则与责任 主持人的守则与责任 参会者的守则与责任 如何处理会议中的冲突 第二十页，共三十二页。 主持人的守则与责任 营造和谐气氛 按照议程进行 正确讨论总结内容 引导发言者解释使人困惑的发言 帮助参会者理清不假思索的想法 尊重别人，避免会中意见一边倒的情况 减少与议题无关的争辩和讨论 保证中立态度 第二十一页，共三十二页。 主持人作为矛盾调停者的失败表现 听完陈述后，就没词了 向双方之一表示赞同 阻止对方宣泄，建议双方冷静下来后再谈 认为双方都有错误，指出两者各自存在的问题 建议举行一个你可能不是主持人的求借方法会议 引导双方攻击你 缩小问题的严重性 换话题 当双方争执时，表达不愉快的情绪 第二十二页，共三十二页。 参会者的守则和责任 会前充分准备 会中全情投入，贡献自己的创意与意见 以解决问题为己任 开放的心态，摒除部门之见 尽可能多的获取信息 耐心聆听，尊重他人的意见 勇于发言，言之有物 不隐善扬恶，不人身攻击 避免不当的肢体语言 会后总结 第二十三页，共三十二页。