九段秘书课程笔记.pptVIP

会后整理好会议记录； 起草会议纪要，呈送给总经理； 请示总经理：会议纪要是否发给参加会议的人员或者其他人员（如有必要）。 发记录 七段秘书的做法： 一、会议纪要的概念 1、什么是会议纪要 是记载和传达会议情况和议事事项的公文 2、会议纪要的重要作用 一旦被权力机关批复，就同其文件一样需要执行 第三十一页，共六十一页。 会议管理本是高效管理的工具，如果没有做好会议管理，那么会议会成为高效管理的杀手 第三十二页，共六十一页。 二、会议纪要结构的三个部分 1、标题（两项要素）：会议名称和文种 2、正文（四项内容）： １）会议概况 ２）会议精神 ３）会议的决定事项 ４）结语 3、末尾（三项内容）： 下发单位、印发机关和日期 七段秘书的做法（续）： 第三十三页，共六十一页。 三、会议纪要写作的四个要点 七段秘书的做法（续）： １真实准确 ２重点突出 ３把握顺序，注意取舍 已经决定的问题先写 重要的尚待解决的问题后写 分歧性的意见不写 第三十四页，共六十一页。 ２小时内的部门会议纪要，一张纸即可 第三十五页，共六十一页。 4、会议纪要惯用的衔接用语 课堂作业：起草《会议纪 要》 七段秘书的做法（续）： 会议认为、会议提出、会议强调、会议决定 第三十六页，共六十一页。 将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人； 八段秘书的做法：定职责 形成书面备忘录，经当事人确认后，交给总经 理与当事人一人一份； 定期检查、跟踪各项任务的完成情况，协调解决执行中出现的问题，并及时汇报给总经理。 第三十七页，共六十一页。 一、遵守高效会议的规则 八段秘书的做法(续)： １、不唱独角戏 ２、会前要有议程 ３、找个没有干扰的会场 ４、在醒目地方挂置一个钟 ５、日常会议不要超过1.5小时 ６、找出适合所有参会人的时间 ７、逾１Ｈ的会议有书面通知、议程 ８、主持人具备会议组织能力 ９、准时开始准时结束 １０、会后要有会议纪要 第三十八页，共六十一页。 二、与会者的八项守则 八段秘书的做法(续)： １会前充分准备 ２准时出席会议 ３会中以解决问题为已任 ４开放的心态，排除部门之见 ５所有“必须参会者”都要准备会上发言 ６耐心聆听，尊重他人 ７不隐恶扬善，不人身攻击 ８ 第三十九页，共六十一页。 三、会议主持人的职责 八段秘书的做法(续)： １营造和谐气氛 ２按照议程进行 ３能听得进各种观点 ４制止支流辩论和私下交谈 ５鼓励过于内向者发言，限制过分活跃者 第四十页，共六十一页。 把上述过程做成标准化的会议流程，让任何一个秘书都可以把会议服务的结果做到九段； 形成不依赖于任何人的会议服务体系！ 九段秘书的做法：做流程 第四十一页，共六十一页。 小组研讨：制作会议管理流程 １可以是网络图，也可以是列点表达 ２反映从会议准备工作到会议后的跟进落实 ３ 第四十二页，共六十一页。 在这件事上，什么是任务？什么是结果？ 通知到所有参会的人员，然后秘书自己也参加会议并做服务，这是“任务”。 但我们想要的是什么呢？ 执行就是有结果的行动：是每次会议的问题都能得到落实和解决！ 九段秘书的启示： 第四十三页，共六十一页。 一至九段秘书的结果差异 发通知 一段 1000元 发通知 抓落实 二段 1500元 抓落实 发通知 重检查 抓落实 发通知 三段 2000元 重检查 勤准备 四段 2500元 勤准备 重检查 抓落实 发通知 细准备 五段 3000元 细准备 勤准备 重检查 抓落实 发通知 做记录 六段 4000元 做记录 细准备 勤准备 重检查 抓落实 发通知 发记录 七段 5000元 发纪录 做记录 细准备 勤准备 重检查 抓落实 发通知 定责任 八段 6000元 定责任 发纪录 做记录 细准备 勤准备 重检查 抓落实 发通知 做流程 九段 10000元 第四十四页，共六十一页。 聚成企业管理顾问股份番禺公司 主讲:鍾海濤（原名鍾昌鎬） 2014年03月21日 九段秘书：如何做好秘书工作 广州市巨和工程机械有限公司 第一页，共六十一页。 讲 师 简 介 鍾海濤（本名 鍾昌鎬） 资深管理培训专家/潜能开发大师 《如何管理/育/留80后后与90后员工》第一人 清华大学基础工业训练中心特聘客座教授 深圳北京大学研究生院客座教授 名仕管理学院资深高级讲师 总裁学院-总裁培训网金牌讲师 暨南大学管理学院客座教授 时代光华（深圳）公司培训总监 为1000多家企业或团队提供过培训或咨询服务 第二页，共六十一页。 长期以来，人们总以为，秘书/助理就是接接电话、收发一下文件、搞搞会议记录、接待一下访客……总之，是一些事务性的工作，其实不然。秘书/助理虽然没有主管、主任、经理、部长