公司行政接待手册模板范本.pdf

公司行政接待操作手册 一、目的 为树立公司良好形象,扩大公司对外联系和交流，本着“热情礼 貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则。 二、范围 本标准适用于公司各种对外接待工作和各部门。 三、管理 行政综合部为公司接待工作的归口管理部门,负责接待工作的安 排和管理,拟定重要来宾的接待计划,协调相关部门落实接待任务，提 供后勤保障；公司各部门在接到重要来访预约后，可报行政综合部， 并协助拟定接待计划，需公司领导出面、行政综合部协调的重要接待, 一般情况下应提前2天告知行政综合部。行政综合部在一天内负责拟 定接待计划并于发起部门会商同意。 四、计划与准备 1、行政综合部在接到公司领导通知或相关部门来访预约时,对来 宾接待，应了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、生 活习惯、本地逗留日期、目的和要求等.在这基础上拟定接待计划， 排出《行程计划单》，酌情安排接待标准. 2、行政综合部根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同 人员、落实会晤时间及场所。 3、行政综合部根据来宾情况提前按接待标准预定好宴请来宾的 酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；需住宿的应提前按接待标准 预约好来宾下榻酒店。 4、行政综合部根据拟接待来宾的等级分类及总经理室要求计划 安排来宾用餐酒店、游览路线、购物商场、娱乐项目. 5、因会议需要行政综合部须准备安排会场花卉、水果、烟茶、 音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排 礼仪人员,并安排现场摄影摄像等。 6、行政综合部根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁,安全 性能良好，接送人员负责协作行政综合部接待人员协调安排,统一调 度。 7、如有需要行政综合部应根据情况提前为客户购买或预订车票 及机票。 8、现场联络人为全程陪同客户的现场负责任,应按照行程计划单 所列的事项向第一责任人（接待负责的行政副总经理，董事会秘书) 报告每一阶段接待落实情况及存在问题，协调解决方案报第一责任 人。 五、接待标准 一级接待标准:: 一级接待来宾应为：副厅级及以上政府、学校、科研院所、事业、 企业单位领导；或公司认定为特别重要客户的主要负责任人及其陪同 人员或直系亲属等。 全程陪同人员：行政副总经理或董事秘书、行政综合部工作人员。 1、迎接：总经理、行政副总经理、行政综合部经理在机场、车 站门口迎接。执行董事在公司楼下迎接； 2、参观：总经理、副总经理、行政综合部经理陪同，由行政综 合部经理沿途介绍公司基本情况以及到达项目地后详细介绍项目的 相关信息。 3、座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适 度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟 摆放于接待室.根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌，调 试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。一般安排在公司会议室进 行,如需安排在公司外场所进行的按照《公司会议费及会议管理规定》 提前 2 天报行政综合部； 4、用餐标准：消费控制在 2000 元左右/顿;酒水、香烟应按 照礼品领用管理向行政综合部提前领用； 5、下榻宾馆标准：行政综合部根据情况预定五星级及同等类型 酒店单间； 6、行政综合部根据情况、来宾意愿和兴趣提前安排制定旅行社 计划云南省内参观游览路线。 7、行政综合部根据领用公司已储备的礼节性礼品一般不超过 1000 元/份；如需要购买的按照《业务费用管理办法》提前 2 天向行 政综合部报批，并有行政综合部统一购买； 8、车辆：人数在两人以内的安排豪华系列轿车（宝马、路虎） 迎接；两人以上的安排 7 座商务车;由行政综合部指派驾临超过 5 年 的司机.如公司车辆在当时无法到位满足需要行政综合部负责外借车 辆或者向指定旅行社租用车辆。 9、送往:由行政副总经理、董事会秘书、行政部经理陪同来宾到 机场、车站送行，行政经理应提前联系并办理好登机或等车票证,协 助来宾办理好行李托运手续；待来宾入闸后，送行人员方可离开。特 别重要贵宾需要安排头等等候室的，应至少提前 3 个小时通知行政综 合部； 10、一级接待的交通、住宿费用由公司负责统一报销 ;一般预订 经济舱位，特别重要来宾经执行董