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2023.3 分享 业务 论高校防疫档案数字化工作 文/王艳 一、防疫档案定义和归档的重要意义 防疫档案数字化工作是新形势下档案工作发展的必然要求，但高校的 防疫档案是指学校、各单位及个人在 防疫档案数字化工作距国家要求还有一定差距，不能完全满足疫情发展需 疫情防控过程中直接形成的有利用和保 要。本文分析了当前“防疫档案”数字化建设的重要意义，并提出了建议，以 存价值的各种文字、图表、声像等不同载 促进高校疫情档案管理数字化建设的有序推进，提高高校档案数字化质量 体和形态的原始记录。 高校防疫档案资料是高校开展疾病 监测、预防及控制的重要依据，能够为学 事件，其特点是无法预测和不确定性，这 3.2存储与命名：电子文件命名格式 校及时做出疫情防控预案提供有力保 给档案管理工作带来了较大困难。但对 采用建立层级文件夹的形式进行存储。 障。在新形势下，疫情暴发以来，高校的 疫情档案进行数字化，能够实现对于档案 文件夹命名格式：“文件形成单位+年度+ 防疫档案管理工作应该与时俱进，加快防 馆数字档案信息资源的高效管理，具有快 主题词”命名，比如：xx处2020年疫情防 疫档案数字化建设，这也是特殊时期高校 速响应、精准提供档案利用的特点，从而 控文件（或照片）汇总。每一个文件题名 档案管理发展趋势及各项工作开展的现 能帮助决策机构快速判断疫情形势，做出 按时间+单位+问题(事由)+文种等命名， 实要求。 正确决策，让抗疫工作不走弯路，起到事 比如xx处关于疫情期间教职 防疫档案真实记录了学校抗击疫情 倍功半的作用。 工出入校园的通知。照片和视频档案以 的全过程、规律和特点，见证了全校师生 时间+单位（人物）+地点+事由为题名（关 三、高校疫情档案归档范围和归档原则 众志成城、共克时艰，和国家整个防疫过 键信息要完整体现）。 程和防疫政策高度保持一致，是反映学校 1.归档范围。在防疫过程中直接形 3.3档案馆收集指导室工作人员全程指 综合治理能力的一种真实体现和记录，对 成的有利用和保存价值的各门类和载体 导部门归档人员做好防疫纸质文件的鉴定、 当前的疫情防控和以后可能发生的类似 的记录（包括纸质文件材料、声像文件材 分类、组卷、编号、编目、装订等立卷整理. 疫情防治工作具有重要参考经验和借鉴 料、电子文件材料和实物等），都应当纳入 综上所述，疫情档案管理是一项非常 价值，也是未来进行历史研究、科学研究、 收集归档范围。 繁重、复杂的工作，尤其是疫情档案数字 宣传教育的基础素材。记录好、收集好、 2.归档原则。疫情防控档案要做到 化工作。由于疫情的不确定性导致整理过 保存好疫情防控档案，是各单位认真贯彻 应收尽收、应归尽归；移交入馆的疫情防 程中没有固定的模式，随时会增减项目，数 落实习近平总书记对档案工作重要批示 控档案要做相应的专题整理立卷，档案目 字化成本增加。但为了能及时给决策提供 的重要举措。 录清晰准确，移交手续齐全完备。 帮助，因此，在疫情背景下，面对数目较多、 3.归档要求及流程。学校疫情防控 内容繁杂的疫情档案数据，急切需要将疫情 二、高校防疫档案数字化管理的 领导小组及各二级单位要切实加强领导， 档案数字化工作做细做实，这就要求一方面 主要特征 明确责任，指定专人认真做好新冠疫情防 高校档案馆要增强现有档案数字化管理水 防疫档案数字化管理