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广西高校档案机构设置现状与分析 文件管理是学校管理的重要组成部分，是学校建设和发展的长期和基础工作。档案机构设置科学合理是档案工作高效运转的重要保证。机构是职能的载体, 档案机构的规模、级别、隶属关系必须与职能相匹配。随着高校的扩招规模扩大、事务增加, 作为高校服务的机构, 高校档案机构的设置也应做出相应的调整才能适应档案事业和学校各项工作发展的需要。 2008年《高等学校档案管理办法》 (简称《新办法》) 颁布实施, 对高校档案馆的建馆条件有所放宽并鼓励建馆。《新办法》第六条明确规定:“具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆: (一) 建校历史在50年以上; (二) 全日制在校生规模在1万人以上; (三) 已集中保管的档案、资料在3万卷 (长度300延长米) 以上。”此办法一经颁布, 广西乃至全国符合条件的高校档案室都积极酝酿成立档案馆。这一举措体现了新时期国家对高校档案工作的更加重视, 有利于加快高校档案馆的建馆步伐, 提高档案工作在高等教育工作中的地位, 促进高校档案工作打开新的局面。 《高等学校档案管理办法》的颁布实施至今已有三年的时间, 广西符合升馆条件的高校档案机构有几十所, 而目前仅有1所高校即广西民族大学升馆成功, 由综合档案室升级为档案馆。由此可见, 高校档案机构如何结合自身的优势, 利用法规政策的支持积极做好档案馆的建馆工作, 是目前广西高校档案工作迫切要解决的问题。 一、 档案馆编制设置情况 目前高校档案管理体制是由教育行政部门分级主管与档案行政部门业务指导和监督的有机结合。广西教育厅主管广西高校档案工作, 广西档案局负责对广西高校档案工作进行业务指导、监督和检查, 其管理体制和职责明确。 根据调查, 目前广西大部分高校都设置了档案机构, 包括档案馆和综合档案室。少数高校未设置档案机构, 无专职档案管理员。广西大学、广西师范大学、广西医科大学、广西民族大学4所高校设立了档案馆, 占全区75所高校的5%, 其中广西师范大学为独立建制, 其余均挂靠校办。广西大学档案馆按档案工作环节设置, 内设办公室、业务指导部、目录编纂部、馆藏部等;其余档案馆按管理的档案门类设置, 内设综合档案室、人事档案室、学生档案室等。除了档案管理职能外, 部分高校档案馆积极进行职能拓展:广西大学档案馆承担了校史馆管理服务职能, 广西师范大学档案馆承担了校史陈列室管理服务和校史年鉴编撰职能。 广西高校目前档案馆数量少, 且大多不独立建制。档案馆内设机构按档案门类或档案工作环节设置, 极少部分档案机构职能拓展, 承担校史馆或校史陈列室的管理服务和校史年鉴编撰等职能。综合档案室多为科室建制, 绝大部分为单一的综合档案管理。仅有3所高职高专学校综合档案室集中统一管理综合档案、人事档案、学生档案。 在符合条件升级档案馆的高校中, 实际升馆成功的很少。在调查的50所高校中, 符合升馆条件的高校很多, 其中符合“建校历史在50年以上”的高校27所, 占54%, 本科院校15所, 高职高专院校12所;符合“全日制在校生规模在1万人以上”的高校12所, 本科院校9所, 高职高专院校有3所;符合“已集中保管的档案、资料在3万卷 (长度300延长米) 以上”的高校8所, 本科院校7所, 高职高专院校1所。《高等学校档案管理办法》颁布实施三年来, 仅有1所高校即广西民族大学升馆成功, 由综合档案室升级为档案馆。 二、 目前，广西高校职能部门的文件组织存在弊端 相当部分高校科室建制的档案机构已不适应档案工作和学校发展的需要, 弊端日益凸显, 使高校档案机构改革提上日程。 (一) 档案人员的定编能力一般在5 自1999年扩招以来, 高校办学规模日益扩大, 行政事务日渐复杂, 教学、科研成果增加很快, 基建项目也日益增多, 使得高校档案数量成倍甚至数倍增长, 但档案人员数量却没有相应的增加。在很多高校作为科室的档案室人员定编一般在2人左右, 十几年来基本维持这个水平, 甚至有些院校反而有所减少。由于科室建制人员编制的限制, 档案人员严重不足, 只能勉强完成档案的收集、整理、归档工作, 现代化管理水平低、档案编研工作无法开展、档案信息化建设相对滞后。 (二) 加强经费投入 档案保管需要经费投入。档案的保管需要特定的保管条件, 比如库房的建设、档案装具、档案安全防护基础设施的建设以及数字档案馆 (室) 的建设都需要经费的投入。如档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施, 加快数字档案馆 (室) 建设, 保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行需要大量的专项经费的投入。而科室建制的档案机构没有专项档案经费, 仅有数额很少的办公费, 还需院办统筹解决, 基本经费都得不到保障, 更谈不上经费的持续正常增长。 (三) 档案机构心有余而力不足 对学校几十个处级的部、处