行政助理培训教材课件.pptxVIP

课程安排 (一)行政文秘人员角色认知 (二)办公室日常工作技巧 (三)拉进关系的谈话技巧 (四)与上司沟通的技巧 (五)行政人员的职业形象 1 专业秘书与行政助理培训(一) 2 行政人员的角色认知 3 一、行政文秘人员的角色认知 什么样的人员适合做行政人员 行政人员需要具备的素质 行政人员需要掌握的技能 成功行政人员的“七”高 你适合做行政人员吗 ？ 4 一、行政文秘人员的角色认知 什么样的人适合做行政人员 ？ A 学历 A 年龄 A 外貌 A 体质 A 视力 A 听力 A 性别 5 一、行政文秘人员的角色认知 v个人条件 什么样的人适合做行政人员？ v个性要求 自信 热情 谨慎 机智 守时 服从 自制 勤快 兴趣 6 一、行政文秘人员的角色认知 什么样的人适合做行政人员？ v 品质要求 7 一、行政文秘人员的角色认知 慎言而不论是道非 诚实而不弄虚作假 谨慎而不唯唯诺诺 敬业而不妄自尊大 敬重而不阿谀奉承 本分而不炫耀示人 参谋而不越权行事 谦虚而不傲上凌下 礼貌而不居高临下 公正而不见风使舵 (一)办事能力 v 操作能力 v 写作能力 v 阅读概括能力 v 编辑校对能力 v 统计分析能力 行政人员需具备的能力 A 交际能力 A 口头表达能力 A 协调能力 A 组织能力 8 一、行政文秘人员的角色认知 (二)沟通能力 专业秘书与行政助理发展培训(二) 9 行政人员的办公室事务 10 二、办公室日常工作技巧 行政人员的主要日常工作 日常工作的三大特征 日常工作的四大作用 办公室事务管理 行政人员的日常工作 11 二、办公室日常工作技巧 ——工作内容 行政人员日常工作的三大特征 v 多样性与系统性的统一 v辅助性与主动性的统一 v原则性与灵活性的统一 12 二、办公室日常工作技巧 强化档案管理 v强化“文档一体化”意识 把文秘工作与档案管理工作从组织制度到具体程序真正的交融在一起。 v强化“全过程管理”工作意识 “公文格式、行文规则、收发程序、公文管理要求、公文归档细节” 参考国家《档案法》、《格式》、《办法》等法规。 v强化“文书部门立卷”工作 公文立卷归档是文秘工作的最后环节，却是档案管理工作的开始环节，是真 正的衔接点。 13 二、办公室日常工作技巧 妥善安排上司的约会 v安排约会需要注意的细节 14 二、办公室日常工作技巧 v约会安排的原则 安排上司约会的原则 v配合上司的时间表 v分辨轻重缓急 v酌留弹性 v处理好变更的约会 15 二、办公室日常工作技巧 安排约会需要注意的细节(一) v有些时间不宜安排约会 v出差回来当天 v周末或假日 v临近下班 16 二、办公室日常工作技巧 v 下班前将第二天的约会事项填进小卡片，一张 交给上司，一张自己保存。 安排约会需要注意的细节(二) 17 二、办公室日常工作技巧 Ø及早备妥约会所需的资料，并在适当的 时候请上司过目； Ø特别重要的约会在接近约会时间前，应 与对方再联络，以确保约会的顺利进行； Ø约会场所和招待事宜有时也要行政人员 负责。 安排约会需要注意的细节(三) 二、办公室日常工作技巧 18 安排约会需要注意的细节(四) v按照需要，记录会面内容； v保留会见人联系资料，以便万一取消或是 更动时间可及时通知对方； v 随时提醒自己的上司准时赴约； v每天上班之前请上司核对他的日程表。 19 二、办公室日常工作技巧 不该说的不说 不该问的不问 不该看的不看 不该记录的不记录 不在非保密本上记录 不在私人通信中涉及 不在公共场所谈论 不在非保密区存放 不在非保密区传达 不在公共场所携带 积极防范 突出重点 有保有放 内外有别 安全与保密工作 二、办公室日常工作技巧 20 有效的信息收集 政府信息网络 大众传播媒介 专业信息机构 各大科研机构 综合专业网站 21 二、办公室日常工作技巧 分类 加工筛选 综合 核实与分析 使用 经济信息 科技信息 政治信息 社会信息 生活信息 辅助决策 参考依据 工作基础 管理依据 协调依据 专业秘书与行政助理发展训练 (三) 22 —— 工作场合六不谈 问题：工作场合哪些话题不适合谈？ v不非议国家国政 v不涉及国家或行业秘密 v不评论交往对象的内部事务 v不议论同事领导 v不涉及格调不高的话题 v不涉及私人问题 “私人问题五不问” 23 三、拉近关系的谈话技巧 工作语言“规范”沟通 —— 私人问题“五”不问 问题：哪五个私人问题不能问？ v不问年纪 “你多大了？ ” (临近退休和白领丽人) v不问收入 “你一个月挣多少？ ” v不问健康 “贷款” v不问经历 “学历？ ”