湖南鼎诚锐建筑有限公司出差报销流程优化设计.docVIP

湖南商务职业技术学院毕业设计

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1湖南鼎诚锐建筑有限公司基本情况 1

2湖南鼎诚锐建筑有限公司出差报销流程现状及存在的问题 1

2.1报销流程没有明确的规范 1

2.2缺乏费用标准 1

2.3报销没有时间限制 2

3湖南鼎诚锐建筑有限公司出差报销流程优化设计 2

3.1完善出差报销流程 2

3.2完善出差地方的费用标准 4

3.3规定报销的时间 6

4总结 6

参考资料 7

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湖南鼎诚锐建筑有限公司出差报销流程优化设计

1湖南鼎诚锐建筑有限公司基本情况

湖南鼎诚锐建筑有限公司地址位于长沙市雨花区黄土岭路三重星都心苑7栋，成立于2019年3月19日，注册资本为800万元，公司性质为有限责任制，公司所属行业是房屋建筑业。

公司经营范围是房屋建筑工程、公路工程、水利水电工程、建筑防水、防腐保温工程、环保工程设施、交通设施工程、园林绿化工程施工；市政公用工程施工总承包；矿产品销售；机电设备安装工程专业承包；地基与基础工程专业承包；消防设施工程专业承包；建筑工程后期装饰、装修和清理；房屋装饰；钢结构工程专业承包；地坪工程设计、施工；房屋建筑工程设计服务；建筑劳务分包；机械设备、五金产品及电子产品批发；工程咨询；建筑幕墙工程专业承包。

2湖南鼎诚锐建筑有限公司出差报销流程现状及存在的问题

2.1报销流程没有明确的规范

湖南鼎诚锐建筑有限公司没有一套具体的流程规范。基本上员工填完出差申请单，得到相关领导的批准之后就可以出差了，手续不全。出差回来之后，把出差的票据粘贴在粘贴单上，并填写费用报销单，然后交给部门经理审批，部门经理草草过目后转至财务部门审核，财务审核通过就放款。

目前，湖南鼎诚锐建筑有限公司的出差报销非常不完善，员工用多少就报多少，导致财务费用居高不下。

2.2缺乏费用标准

员工因为公务出差的过程中会产生各种各样的费用，但并不是所有的费用都是可以报销的。因为公司规模不大，出差业务也不是很多，所以对于费用这一块没有明确的标准，只有上限。

在出差申请管理环节中，没有强制要求职工对于本次出差进行预算规划，一般都是员工用多少报多少，导致员工节约意识淡薄，觉得出差回去之后公司全部都可以报销，不用花自己的钱，费用超出标准一大截，影响了公司出差的费用，湖南鼎诚锐建筑有限公司就有以下的问题：

（1）出差的员工没有按照职务等级乘坐公共交通工具、选择住宿的标准、伙食也没有在标准范围之内。

（2）公司的管理人员只顾着自己享受，不在乎公司的利益，住宿经常住档次比较高的酒店，吃的也比较好，导致费用大大超出费用标准。

（3）出差员工办私事所产生的费用也拿回公司报销，如：顺路需看望亲朋好友等。

（4）对于自己开车出差的员工，没有规定的制度标准，由于驾驶员个人原因造成的交通违章罚款拿回公司报销，还有停车费的报销随意性比较大，存在重复报销，虚假票据入账等问题。

（5）公司一般只报销交通费、住宿费、伙食补助费，但有的员工的电话费、油费也拿回公司报销。

2.3报销没有时间限制

公司现在没有规定报销时间，很多员工习惯将发票整理收集起来，等到一定次数进行统一报销。

这种报销的方式不利于出差报销流程的管理，对财务人员增加了很多负担，很多时候由于出差时间距离报销时间较长，造成忘记出差的日期、票据丢失等情况，导致财务人员不方便查账，极大地影响了公司基础财务的完整性与真实性，因为报销没有固定的时间限制，导致员工报销经常有跨年度的现象。

3湖南鼎诚锐建筑有限公司出差报销流程优化设计

3.1完善出差报销流程

由于公司对出差报销的松散管理，会给企业员工带来侥幸心理，增加企业不必要的费用支出，这些都会影响企业的经营活动，因此必须对湖南鼎诚锐建筑有限公司的出差报销流程进行完善。

完善后的出差报销流程如下：

首先，因公出差的人员必须事先填写“出差申请单”，并且要注明出差的地点、事由、天数、所需要的资金，经部门负责人签署意见，批准后才可以出差。

出差申请单如下：

表1湖南鼎诚锐建筑有限公司出差申请单

申请人

姓名

同行者

姓名

职务

职务

出差目的地

单位联系人

姓名

电话

计划出差时间

年月日至年月日

拟乘坐交通工具

飞机

高铁

火车

乘车时刻表

出差事由

预借款项

元

款项用途

无

部门负责人签字

财务签字

总经理签字

注：1、此表必须在出差之前填写

出差回来之后此表交行政部门

此表为考勤的依据

填表时间：年月日

接着，出差员工借款需持批准后的“出差申请单”填写“用款申请单”，由部门负责人签字担保之后，经总经理签字批准，财务部门负责人审核后才可以