文件管理办法(规范、标准).pdfVIP

上海**工业有限公司

文件管理办法

第一章总则

第一条为了使文件管理工作科学化、规范化、制度化，参

照有关规定，结合公司实际，制定本办法。

第二条本办法适用于上海**工业有限公司各部门。

第三条文件处理应坚持实事求是的原则，做到准确、及

时、规范、安全、保密。

第四条公司综合办公室是公司文件管理的归口部门，负责

统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。

第二章文件种类和格式

第五条文件种类

（一）决定：适用于对重大事项或者重大行动做出安排。

（二）通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知

的事项。

（三）通知：适用于批转各部门的文件，转发上级机关和

不相隶属机关的文件；发布规章；传达要求各部门和有关单位

需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部等。

（四）通报：适用表彰先进，批评错误，传达重要精神或

者情况。

（五）报告：适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意

见或者建议，答复上级机关的询问等。

（六）请示：适用于上级机关请求指示、批准。

（七）批复：适用于答复部门请示事项。

（八）函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问

和答复问题；向有关主管部门请求批准等。

（九）会议纪要：适用于记载或传达会议情况和决定事项。

（十）决议：用于经会议讨论通过的重要决策事项。

（十一）意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十二）规定：用于对特定范围内的工作和事物制定具有

约束力的习惯行为规定。

第六条文件格式

（一）文件一般由文件名称、份号、紧急程序、发文字号、

签发人、标题、主送单位、正文、附件、发文单位署名、成文

日期、印章、抄送单位、印发单位、印发日期等部分组成。

（二）文件名称置于首页上方，一般用发文单位全称或规

范化简称加“文件”组成；联合行文，行文名称中的主办单位

应排列在前。

（三）上报的文件，应当在发文字号的右侧标注“签发人”，

签发人后面标注姓名。

（四）文件标题应当完整、准确、简要，即一般应当标明

发文单位名称、文件主要内容和文件种类。

（五）主送单位的名称应用全称或规范化简称。

（六）文件如有附件，应当在正文之下（间隔一行空两格），

成文日期之上加附件说明或在正文相关处用括号标明“见附

件”。但正文标题中已标明转发、印发、报送等的文件，不加

附件说明，也不标注“见附件”等字样。

（七）成文日期以签发日期为准，用阿拉伯数字将年、月、

日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。

（八）抄送单位在印发单位名称和印发日期之上，印发日

期以送印日期为准。如需标明份数，应当标注在印发栏之下并

居右。

（九）文件应当在每页下方居中用阿拉伯数码标注页数。

第七条文件中各组成部分的标识规则，具体参照《党政机

关文件格式》国家标准执行。

第八条文件用纸一般采用国际标准A4型（210mm×

297mm），左侧装订。

第三章行文规则

第九条企业行文关系应根据隶属关系和职权范围确定。

除综合办公室外，公司其他各部门不得以本部门名义对外正式行

文。

第十条行文请示要求做到：

（一）一文一事，具有可操作性。

（二）一般只主送一个机关，如需同时送其他机关，可以

用抄送形式。

（三）领导直接交办的请示事项行文时，应说明缘由，经

综合办公室核稿后按规定程序上报。

（四）一般不得越级请示。因特殊情况必须越级请示时，

应经被越级单位同意或授权，并抄送被越级单位，同时在文中

写明越级的理由。

（五）按规定应由主管部门审批或先行审核的请示事项，

应当报送主管部门直接请示。

（六）要求批转的请示，应当代拟批转单位的通知稿。

第十一条“请示”与“报告”不能混用，“报告”中不得

夹带请示事项，不应出现“请批复”、“请