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上海**工业有限公司
文件管理办法
第一章总则
第一条为了使文件管理工作科学化、规范化、制度化,参
照有关规定,结合公司实际,制定本办法。
第二条本办法适用于上海**工业有限公司各部门。
第三条文件处理应坚持实事求是的原则,做到准确、及
时、规范、安全、保密。
第四条公司综合办公室是公司文件管理的归口部门,负责
统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。
第二章文件种类和格式
第五条文件种类
(一)决定:适用于对重大事项或者重大行动做出安排。
(二)通告:适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知
的事项。
(三)通知:适用于批转各部门的文件,转发上级机关和
不相隶属机关的文件;发布规章;传达要求各部门和有关单位
需要周知或者共同执行的事项;任免和聘用干部等。
(四)通报:适用表彰先进,批评错误,传达重要精神或
者情况。
(五)报告:适用于向上级汇报工作,反映情况,提出意
见或者建议,答复上级机关的询问等。
(六)请示:适用于上级机关请求指示、批准。
(七)批复:适用于答复部门请示事项。
(八)函:适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问
和答复问题;向有关主管部门请求批准等。
(九)会议纪要:适用于记载或传达会议情况和决定事项。
(十)决议:用于经会议讨论通过的重要决策事项。
(十一)意见:用于对重要问题提出见解和处理办法。
(十二)规定:用于对特定范围内的工作和事物制定具有
约束力的习惯行为规定。
第六条文件格式
(一)文件一般由文件名称、份号、紧急程序、发文字号、
签发人、标题、主送单位、正文、附件、发文单位署名、成文
日期、印章、抄送单位、印发单位、印发日期等部分组成。
(二)文件名称置于首页上方,一般用发文单位全称或规
范化简称加“文件”组成;联合行文,行文名称中的主办单位
应排列在前。
(三)上报的文件,应当在发文字号的右侧标注“签发人”,
签发人后面标注姓名。
(四)文件标题应当完整、准确、简要,即一般应当标明
发文单位名称、文件主要内容和文件种类。
(五)主送单位的名称应用全称或规范化简称。
(六)文件如有附件,应当在正文之下(间隔一行空两格),
成文日期之上加附件说明或在正文相关处用括号标明“见附
件”。但正文标题中已标明转发、印发、报送等的文件,不加
附件说明,也不标注“见附件”等字样。
(七)成文日期以签发日期为准,用阿拉伯数字将年、月、
日标全,年份应标全称,月、日不编虚位。
(八)抄送单位在印发单位名称和印发日期之上,印发日
期以送印日期为准。如需标明份数,应当标注在印发栏之下并
居右。
(九)文件应当在每页下方居中用阿拉伯数码标注页数。
第七条文件中各组成部分的标识规则,具体参照《党政机
关文件格式》国家标准执行。
第八条文件用纸一般采用国际标准A4型(210mm×
297mm),左侧装订。
第三章行文规则
第九条企业行文关系应根据隶属关系和职权范围确定。
除综合办公室外,公司其他各部门不得以本部门名义对外正式行
文。
第十条行文请示要求做到:
(一)一文一事,具有可操作性。
(二)一般只主送一个机关,如需同时送其他机关,可以
用抄送形式。
(三)领导直接交办的请示事项行文时,应说明缘由,经
综合办公室核稿后按规定程序上报。
(四)一般不得越级请示。因特殊情况必须越级请示时,
应经被越级单位同意或授权,并抄送被越级单位,同时在文中
写明越级的理由。
(五)按规定应由主管部门审批或先行审核的请示事项,
应当报送主管部门直接请示。
(六)要求批转的请示,应当代拟批转单位的通知稿。
第十一条“请示”与“报告”不能混用,“报告”中不得
夹带请示事项,不应出现“请批复”、“请
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