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企业销售合同管理制度

一、目的

为规范企业销售合同的管理，确保合同的签订、履行、变更和解除等环节有序进行，维护企业的合法权益，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于企业所有销售合同的管理。

三、职责分工

1.销售部门

负责销售合同的洽谈、起草、签订等工作。

跟踪合同的履行情况，及时解决合同履行过程中出现的问题。

负责合同档案的整理和移交。

2.法务部门

审核销售合同的合法性、合规性。

提供合同相关的法律咨询服务。

3.财务部门

审核销售合同中的价格、付款方式等财务条款。

负责合同款项的收付和结算。

4.档案管理部门

负责销售合同档案的接收、保管和查询服务。

四、合同签订管理

1.合同的洽谈

销售部门在与客户进行合同洽谈时，应充分了解客户的需求和信用状况，确保合同的可行性。

洽谈过程中，应明确合同的标的、数量、质量、价格、付款方式、交货期限、违约责任等主要条款。

2.合同的起草

销售部门根据洽谈结果起草销售合同，合同条款应准确、完整、清晰，避免模糊和歧义。

合同文本应采用企业统一的格式，如有特殊要求，应经法务部门审核同意。

3.合同的审核

销售合同起草完成后，应依次提交法务部门、财务部门进行审核。

法务部门重点审核合同的合法性、合规性，防范法律风险；财务部门重点审核合同的价格、付款方式等财务条款，确保企业的经济利益。

审核部门应在规定的时间内完成审核工作，并提出审核意见。销售部门应根据审核意见对合同进行修改完善。

4.合同的签订

销售合同经审核通过后，由企业法定代表人或授权代表与客户签订。

签订合同应使用企业公章或合同专用章，并由签订人签字。

签订后的合同应及时分发至相关部门，确保合同的执行。

五、合同履行管理

1.合同的执行

销售部门应按照合同约定的条款组织生产、发货、提供服务等工作，确保合同的按时履行。

财务部门应按照合同约定的付款方式及时收取合同款项，并做好结算工作。

其他相关部门应配合销售部门做好合同的履行工作，确保合同的顺利执行。

2.合同的变更

如因客观情况发生变化需要变更合同条款，应经双方协商一致，并签订书面变更协议。

变更协议应按照合同签订的流程进行审核和签订。

3.合同的解除

如出现法定或约定的解除条件，企业可以解除合同。解除合同应经法务部门审核，并按照合同约定的方式通知对方。

合同解除后，应及时清理债权债务，做好善后工作。

六、合同档案管理

1.合同档案的整理

销售部门在合同签订后，应及时将合同原件及相关资料整理归档。

合同档案应包括合同文本、洽谈记录、审核意见、变更协议、解除通知等。

2.合同档案的移交

销售部门应在规定的时间内将合同档案移交至档案管理部门。

档案管理部门应建立合同档案目录，做好合同档案的保管和查询服务工作。

3.合同档案的保管期限

销售合同档案的保管期限一般为合同履行完毕后五年。

对于重要的销售合同档案，保管期限可适当延长。

七、监督检查与考核

1.企业应定期对销售合同的管理情况进行监督检查，发现问题及时整改。

2.对在销售合同管理工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励；对违反本制度的部门和个人，视情节轻重给予批评教育、经济处罚或行政处分。

八、附则

1.本制度由企业销售部门负责解释。

2.本制度自发布之日起施行。