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档案资料管理规程

一、档案管理规定

一档案管理规定

1、为加强档案管理,确保文件、记录资料收集、整理、归档、保管、借阅、借阅、销毁

管理规范,制订本规定;

2、各部门在工作中形成的具有保存价值的文件资料都应收集整理归档;

3、档案资料的形成和收集应纳入工作计划中,在专兼档案管理员岗位职责中予以明确;

4、文件资料的收集应从多方面积累,形成内部和外来料资料收集累积的网络系统;

5、档案资料按资料形成的先后排序进行分类、编制类目、分册、装订归档;

6、归档资料按类别按年份摆进档案柜,并按形成时间自上而下,自左至右顺序排列;

7、归档资料要求字迹工整、完整、准确、真实,纸张及文件格式应符合要求,禁止将用铅

笔等材料书写及传真文件未经复印处理的资料归档;

8、归档资料原则上使用原件归档,如确要用复印件归档时,应在归档复印件上加盖“归档

件”专用印章;

9、资料归档时间一般在某一项目工作完成后或在年度工作完成后,建设项目、改造项目

工程的资料在竣工后一个月内归档;新购设备包括引进设备或技术改造于完工后连同调

试记录等文件材料一齐整理归档;各类管理运行记录及相关资料必须在年度完成后于次

年第一季度整理归档;

10、归档份数一般要求一式一份,主要的或使用频繁的文件材料可根据需要增加备份;

11、档案必须严格按规定要求保管,档案保存的地方要严格做到“七防”防火、防盗、防

潮、防高温、防虫、防尘、防腐蚀工作；档案管理人员严格遵守档案保管保密制度,借阅

必须有借阅登记手续;

二档案借阅制度

1、重视档案的保护,借阅档案必须办理借阅登记手续;重要档案只阅不借;一般档案借出

后15天内归还,如需延长借用期,需归还后办理续借手续;

2、借阅者要爱护档案,不得丢失、损坏;所借档案不得随意折叠和拆散,严禁对档案资料

随意更改、涂写;

3、档案资料只允许在借阅范围内借阅,仅供阅览的档案只能在档案室查阅,保密档案不供

查阅;

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4、在确保档案资料不泄密的前提下,可对内对外交流档案目录;

5、档案借出和归还时,应办理清点和签名登记手续,由档案管理员和借阅者当面核对清

楚;

6、档案如有丢失、损坏或泄密,档案管理员须立即写出书面报告,请示上司按情节轻重追

究当事人的有关责任;

7、员工调职、离职时,必须清理移交、归还所借阅的档案资料,移交清楚后方可办理调离

手续;

8、外单位人员查阅档案须持所在单位介绍信和本人有效证件,经主管档案的领导批准,办

理有关查阅手续后,方可查阅;

9、非财务人员查阅财务档案须经财务部门主管或所在管理处经理批准,办理查阅手续后,

方可查阅

三档案销毁制度

1、档案必须经鉴定认为可销毁后才进行销毁;鉴定该销毁的档案应列出档案销毁清单,报

主管领导审批准后方可进行销毁处理,销毁清单和销毁报告由档案室保存;

2、档案销毁时,要由二人以上监销并在销毁清册上签名;

3、销毁档案时要严格执行档案保密规定;对在销毁档案过程中出现失密或对公司造成损

失,将按公司的有关规定进行处理;

四档案保管期限规定

1、物业规划建设基础资料包括规划报建、测量、施工监理、竣工验收、移交接管等图纸

资料永久保存；

2、业主权属资料,公众管理制度、来往文书等记录资料永久保存;

3、物业管理内部运作资料,人事劳资档案永久保存；财务经营档案长期保存；设备设施

维修和技术改造资料长久保存；一般日常工作记录保存5年;

二、档案类目编制方法

一档案类目编制方法

1、形成的资料应按年份、按文件性质进行分类,公司档案类目以英文字母加阿拉伯数字

混合编制;

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2、总分类表由公司统一编制,给出每大类的固定代码,细分类表由各部门依据总分类表的

分类基础上,根据自身的实际情况编制;如果总分类表列出的分类不符自身档案的要求,

可根据实际编写分类,但需将分类表报办公室备案;

3、年份应在档案盒封面及册内封面目录示出;

二档案类目编