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XX股份公司
合同管理制度
第一章总则
第一条目的及适用范围
为加强XX股份有限公司（以下简称“公司”）合同管理工作，依法实施签订、履行、变更和解除合同，预防和及时解决合同纠纷，维护公司的合法权益，根据《中华人民共和国民法典》及其他相关法律法规的规定，特制订本制度。本管理制度适用于公司和分公司，全资及控股子公司参照执行，子公司如确有必要，可以在本制度原则下制定符合各自管理实际的合同管理办法。
第二条概念范围
（一）本制度所称的合同是指公司生产、经营过程中与民事主体（其他法人、非法人组织及自然人）之间，签订的设立、变更、终止民事法律关系的协议，包括但不限于合同、协议、约定书、备忘录、意向书和其他具有合同性质的书面形式文件。
（二）本制度所称的合同管理是对各类合同洽谈、订立、审批、履行、纠纷处理以及档案管理等进行的管理活动。
第三条订立原则
（一）合同作为明确合同当事人权利义务的依据，对当事人具有法律约束力，故凡在经营管理中以公司名义与外界发生经济往来或者减损权益或者增加义务的，除本条第（二）款外，合同均应以书面形式签订。
（二）如涉及总标的额在2万元以下且权利义务关系简单、履行期限较短、风险较小等非重大合同，经主管领导书面说明，可以不签订书面形式合同。但属于同一交易的，不得故意拆分后执行。
（三）本制度中涉及的“重大合同”均应以书面形式签订。
第四条合同分类
（一）公司合同分为采购类合同、销售类合同、投资类合同、融资类合同、劳务类合同以及其他类合同等。所有合同在提交审批前应根据公司规章制度完成相关事项的事务流程审批。
（二）本制度所称“重大合同”是指：
1、涉及购买原材料、燃料、动力或者接受劳务等事项的。合同金额超过100万元；
2、涉及购买固定资产、无形资产、租赁等事项的，合同金额超过100万元；
3、涉及销售产品或商品、工程承包或者提供劳务等事项的，合同金额超过100万元；
4、涉及投资类、融资类、发行股票、财务资助事项的；
5、涉及对外担保、子公司互相担保、关联交易事项的；
6、涉及技术开发合同、技术转让合同和技术许可合同的；
7、因股东大会、董事会审议事项签署的合同；
8、涉及委托或者受托管理资产和业务的合同；
9、涉及因赠与或者受赠资产而签订的合同；
10、涉及债权、债务重组合同；
11、战略/框架合作协议；
12、公司认为可能对公司财务状况、经营成果产生重大影响的其他合同。
（三）公司劳动关系类合同的管理参照人力资源管理制度规定。
（四）合同为公司的商业资料，有关人员应保守合同秘密。任何人不得以任何形式泄漏合同涉及的商业、技术秘密。
第二章合同管理机构及管理权限
第五条合同管理机构
公司合同管理机构分为合同承办部门和合同管理部门，合同承办部门为合同相关经济事项提出部门，包括公司子公司及各部门，合同的管理部门为综合办公室和财务部。
第六条合同管理机构的职责
（一）法律合规部
1、作为公司法务职能的归口部门，负责合同法律风险防范体系的建设与完善；负责本制度的制定和维护；
2、负责合同法务审核；负责合同所需法人期限性授权委托书以及一次性授权书的管理和发放；
3、负责模板合同的起草、审核、修订；对合同的签订、履行和管理情况进行监督检查；
4、如果子公司已经设立了法务部门，并且法务部门具备审批和复核的职能，那么公司法务部门在OA系统中的审批可以不再另行审核。
（二）财务部职责
1、负责审核拟签合同中有关财务条款是否符合已批准的预算（年度预算、费用预算等）、合同收付条款设置、会计管理规范、税务合规及是否完成事务审批程序；
2、根据公司有关制度和合同条款，及时支付款项，并定期核对合同台账中的收付款信息。
（三）综合办公室职责
1、负责管理、审核合同流程设置情况，合同登记及编码工作，遵照《印章管理制度》管理合同盖章工作；
2、负责合同原件归口收集工作，遵照《档案管理制度》负责公司合同档案的统一管理；
3、定期核对合同台账与合同用印登记台账是否一致；
4、负责公司本部及分公司合同档案的管理，子公司参照执行。
第七条合同承办部门的主要职责
合同的发起、执行部门为合同承办部门，其主要职责是：
（一）合同提交审批前根据公司规章制度完成合同事项的相关事务审批流程；
（二）负责非模板合同文本的起草，并严格按照本制度规定的程序完成合同签署前的全部审批手续；
（三）在合同签署前要求合同对方提供相应书面资料，包括营业执照、身份证件、资质材料及过往业绩（如需）等；通过第三方平台/公开渠道审核对方提交资料的真实性并查询对方资信情况、履约能力等信息；核实对方经办人代理权限并负责收集授权文件；
（四）负责履行合同，及时核对合同执行及收付款进度并解决履行中出现的问题。对于无法以协商方式解决的纠纷，应及时以书面方式向公司领导报告；
（五）负责向综合管理部及时报送
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