网络公司供应商信息规定.doc

网络公司供应商信息规定

一、总则

1.目的

本规定旨在规范本网络公司与供应商之间的信息管理，确保信息的准确、及时、安全与保密，保障公司采购及业务合作的顺利进行，促进双方的共同发展，提升公司整体运营效率与效益，同时维护公司的合法权益与商业信誉。

2.依据

依据国家相关法律法规，以及本网络公司的发展战略、企业文化和实际业务需求制定本规定。

3.宗旨

秉持本网络公司“创新、协作、共赢”的企业文化，在供应商信息管理中坚持公平、公正、公开的原则，注重信息的有效沟通与合理利用，通过科学管理供应商信息，实现与供应商的深度合作，共同为客户提供优质的网络产品和服务，创造良好的社会效益。

二、适用范围

1.适用对象

本规定适用于与本网络公司有业务往来的所有供应商，包括但不限于硬件设备供应商、软件技术供应商、服务类供应商等。同时，本公司涉及供应商信息管理的所有员工，包括采购部门、技术部门、质量控制部门等相关人员也必须遵守本规定。

2.适用场景

涵盖从供应商开发、评估、选择、合作到合作终止等全生命周期过程中涉及的供应商信息收集、存储、使用、共享、保密等各个环节。

三、组织架构与职责分工

1.采购部门

-负责供应商信息的初始收集与整理，包括供应商基本资料、产品或服务信息、报价等。

-建立和维护供应商信息数据库，确保信息的完整性与准确性。

-主导供应商的评估与选择过程，依据信息进行初步筛选和实地考察安排。

-在合作过程中，及时更新供应商的合作表现信息，如交货及时性、产品质量情况等。

2.技术部门

-对供应商提供的技术方案、产品技术参数等信息进行专业评估，为采购决策提供技术支持。

-在合作过程中，协助采购部门对供应商的技术服务进行监督和评价，提供技术方面的反馈信息。

3.质量控制部门

-负责收集和分析供应商所供产品或服务的质量信息，建立质量档案。

-制定质量检验标准和流程，依据信息对供应商产品进行检验和验收，对不合格情况及时反馈并跟踪处理。

4.法务部门

-审核与供应商签订的合同条款，确保信息的合法性和合规性，保障公司权益。

-处理因供应商信息引发的法律纠纷，提供法律支持和建议。

5.管理层

-对供应商信息管理工作进行宏观指导和决策，审批重要供应商的选择、合作变更等事项。

-根据供应商信息评估公司整体供应链风险，制定相应的战略和政策。

四、管理内容与流程

1.信息收集

-初始信息收集：采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，要求供应商填写详细的信息登记表，内容包括公司概况（注册地址、法定代表人、经营范围等）、资质证书（营业执照、行业许可证等）、生产能力（设备状况、产能等）、产品或服务介绍（技术参数、服务内容等）、业绩案例等。

-动态信息收集：在合作过程中，采购、技术、质量控制等部门根据实际情况及时收集供应商的交货信息、质量反馈、服务响应等动态信息。同时，定期要求供应商提供财务状况、人员变动等方面的信息。

2.信息评估

-初步评估：采购部门收到供应商信息后，进行初步的完整性和合规性审查。对于明显不符合要求的供应商信息，及时通知供应商补充或修正。

-专业评估：技术部门对技术信息进行评估，判断供应商的技术实力是否满足公司需求；质量控制部门根据质量信息评估供应商的质量保障能力；法务部门审查合同相关信息的合法性。

-综合评估：采购部门组织相关部门进行综合评估，根据评估指标体系（包括质量、价格、交货期、服务等）对供应商进行打分，确定是否进入合作候选名单。

3.信息存储

-建立统一的供应商信息数据库，采用先进的信息技术手段进行管理，确保数据的安全性和可访问性。

-对信息进行分类存储，如基本信息、业务信息、评价信息等，便于查询和统计分析。同时，定期对数据库进行备份，防止数据丢失。

4.信息使用

-采购决策：在选择供应商、确定采购订单时，相关部门依据供应商信息进行分析和比较，做出合理决策。

-合作管理：在合作过程中，各部门根据权限访问和使用供应商信息，进行日常的沟通、协调和管理。例如，质量控制部门依据质量信息进行检验和监督；采购部门根据交货信息安排物流和库存管理。

-战略规划：管理层通过对供应商信息的综合分析，制定公司的供应链战略，优化供应商结构，提高供应链的稳定性和竞争力。

5.信息共享

-内部共享：在公司内部，根据工作需要，在相关部门之间进行供应商信息的适度共享。例如，采购部门将供应商的基本信息和合作情况共享给财务部门，以便进行付款和结算；技术部门将技术信息共享给研发部门，促进技术合作与创新。

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