邮箱服务条款（一）.docxVIP

我是张明，作为公司法务部的主管，现就本公司邮箱服务条款进行起草说明。2025年3月15日，我们收到了来自北京市朝阳区建国路88号客户服务中心的反馈，涉及用户在使用企业邮箱服务过程中遇到的账户安全与数据隐私问题。经过与技术研发部李工、客户服务部王经理的多次沟通，我们决定对现行邮箱服务条款进行修订，特别是针对用户数据存储期限、第三方访问权限以及违约责任等核心条款进行明确界定。本次修订将直接影响全国约12万企业用户的权益，预计将于2025年6月1日正式实施。

在实际操作中，我们发现用户最关注的是数据存储与访问权限问题。根据2025年第一季度用户调研数据，约78%的企业用户对系统自动删除30天未登录账户的条款存在疑虑。针对这一问题，我们修订后的条款明确规定：企业邮箱账户在连续90天未登录的情况下，系统将向注册邮箱发送3次提醒通知（间隔7天），若用户仍未响应，则在第101天自动进入休眠状态，数据将被加密备份至北京数据中心，保留期限为180天，之后彻底删除。休眠期间，用户可通过身份验证随时恢复账户，恢复操作需提供企业营业执照编号、管理员身份证号及手机验证码三重验证。

对于第三方访问权限条款，我们特别增加了数据共享白名单机制。具体操作步骤为：企业管理员登录邮箱管理后台，进入安全设置数据共享模块，可添加不超过5个第三方服务提供商（如钉钉、企业等），每个第三方需明确标注数据访问范围（仅邮件/全文内容/附件）、访问时效（临时/长期）及数据用途。系统将记录每次第三方访问的IP地址、时间戳及操作内容，保留日志不少于2年。如发现违规访问，企业有权立即终止授权并要求第三方删除已获取数据，违约方需承担每次违规￥5000元的违约金。

关于账户安全责任划分，条款细化了双方义务。用户方需确保：密码复杂度（包含大小写字母、数字及特殊符号，长度不少于12位）、每90天强制更换密码、启用二次验证（短信或企业验证）。服务方承诺：采用AES256加密标准存储数据、定期进行安全漏洞扫描（每月1次）、7×24小时监控异常登录行为。如因服务方技术漏洞导致数据泄露，将按实际损失金额的3倍进行赔偿，最高不超过企业年度服务费用的10倍。2024年，我们处理了12起数据安全事件，平均响应时间为2.3小时，用户满意度达96.5%。

如因条款解释产生争议，双方应通过友好协商解决，协商不成的，任何一方均可向北京市朝阳区人民法院提起诉讼。本条款自2025年6月1日起生效，有效期三年，期满前30日双方如无异议自动续期。

法务部

张明

2025年3月25日