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2025年建筑施工企业办公区管理办法

一、总则

为规范公司办公区域管理，营造安全、整洁、文明、高效的工作环境，保障员工身心健康，提升企业形象，依据国家相关法律法规及公司内部管理要求，结合建筑施工企业特点，制定本办法。

本办法适用于公司总部及各分支机构所有办公区域的日常管理活动，涵盖办公场所、办公设施、办公秩序、环境卫生、安全管理等方面。所有在办公区域内工作的员工、访客及外包服务人员均应遵守本办法。

办公区管理遵循“谁使用、谁负责，谁主管、谁监督”的原则，实行分区管理、责任到人。行政部是办公区管理的归口部门，负责统筹协调、监督检查与考核评价。

二、组织管理与职责分工

行政部作为办公区管理的主管部门，承担以下主要职责：负责制定并完善办公区管理相关制度与标准；负责办公区域整体规划、分配与调整；负责办公家具、设备的采购、配置、维护与报废管理；组织日常环境卫生、安全保卫的监督检查；协调处理办公区各类突发应急事件；管理办公区域能源消耗，倡导节能环保；负责访客接待区域的日常管理。

各使用部门负责本部门所属办公区域的日常管理：负责督促本部门员工遵守办公区各项管理规定；负责本部门办公设备、设施的日常使用保管与报修；负责本部门办公区域的内部整洁与物品定置管理；配合行政部完成相关检查整改工作。

每位员工是个人办公区域的直接责任人，应自觉维护办公环境整洁，安全使用各类设备，节约水电及办公耗材，遵守工作秩序。发现安全隐患或设施故障应及时向行政部或本部门负责人报告。

三、办公场所管理

办公场所的分配与调整由行政部统一规划。部门因业务需要调整办公场地或增加工位，需提前五个工作日向行政部提交书面申请，经行政部审核并报分管领导批准后实施。任何个人或部门不得擅自占用、调换、改造办公区域。

办公家具配置标准如下：部门负责人及以上管理人员配置标准办公桌椅、文件柜、接待座椅；普通员工配置标准工位桌椅、活动柜。特殊岗位因工作需要增加配置，需经部门申请、行政部审批。所有办公家具应保持清洁完好，不得随意刻画、损坏。

办公区域内的宣传品、标识标牌悬挂张贴需符合公司视觉识别系统规范，由行政部统一管理。各部门如需张贴临时性通知、海报等，应使用指定公告栏，不得在墙面、门窗、立柱等位置随意粘贴，张贴周期一般不超过十五天，到期后由张贴部门负责清理。

办公区绿化由行政部统一规划养护，员工应爱护绿植，不得随意采摘、毁坏。个人工位可摆放小型盆栽，但需确保安全、整洁，不影响整体观瞻和他人工作。

四、办公设施设备管理

办公计算机、打印机、复印机、传真机、电话等设备由行政部统一建档管理，分配到部门或个人使用。使用者应负责日常保管与基本维护，严格按照操作规程使用。发现设备故障应立即停止使用，并在两小时内向行政部报修。

办公电话主要用于处理公务。拨打长途电话需使用授权密码，严格控制私人长途通话。员工应保持电话礼仪，接听及时，用语规范。各部门电话费用由行政部按月统计，超常话费需作出说明。

网络及信息系统管理遵循公司信息安全相关规定。员工应妥善保管个人账户及密码，不得擅自安装与工作无关的软件，不得利用公司网络资源从事与工作无关的活动，严禁访问非法网站、下载传播不良信息。下班或长时间离开工位应锁定计算机屏幕。

会议室、接待室由行政部统一调度使用。需使用会议室应至少提前一个工作日在办公自动化系统进行预约，明确会议主题、时间、人数及所需设备。使用部门应爱护室内设施，保持环境整洁，使用完毕后及时恢复原状，关闭电源、门窗。

打印、复印资料应本着节约原则，非必要不彩打，提倡双面打印。涉密文件资料需按规定在指定设备处理，废弃涉密文件应使用碎纸机销毁。公共复印机、打印机旁不得堆放个人物品，纸张卡塞等简单故障可先行按指引处理，复杂问题报修。

五、办公秩序与环境维护

工作时间内应保持办公区安静，不得大声喧哗、聚众闲聊。接打电话应控制音量，避免影响他人。办公区域严禁吸烟，吸烟需至指定吸烟区。不得在办公区内从事打牌、玩游戏等与工作无关的活动。

员工应保持个人办公区域整洁，物品摆放有序。文件资料应入柜存放，办公桌面每日下班前进行整理，重要文件妥善保管。通道、走廊、公共区域不得堆放杂物，确保安全疏散通道畅通。

办公区环境卫生实行分区负责制。个人工位卫生由使用者每日清洁；公共区域如走廊、茶水间、卫生间、会议室等由保洁人员负责；部门内部公共区域由部门指定人员轮流值日。行政部每周组织一次卫生抽查，每月进行一次全面检查。

节约能源，减少浪费。自然光线充足时尽量利用自然采光，离开办公室超过三十分钟应关闭照明灯、空调及个人使用的办公设备。夏季空调设定温度不低于二十六摄氏度，冬季不高于二十摄氏度。最后离开办公区的人员有责任检查并关闭公共区域电源、水源。

六、安全管理

所有员工应牢固树立安全意识，遵守安全操作规程。不得私自拉接电线、使用大功率违章电