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2025年建筑施工企业档案管理办法

一、总则性规定

第一条为规范建筑施工企业档案管理工作，确保档案的完整性、准确性、系统性与安全性，有效保护和利用档案信息资源，支撑企业合规经营、风险防控与持续发展，依据《中华人民共和国档案法》、《建设工程质量管理条例》及国家相关行业标准，结合建筑施工企业管理特点，制定本办法。

第二条本办法所称档案，是指企业在生产经营、项目管理、行政管理及党群工作等各项活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条本办法适用于公司及所属各分支机构、项目部在各项活动中形成的档案管理。各参建单位（如分包单位、供应商）形成的与公司项目相关的档案，其管理要求应参照本办法或在与各方签订的合同中明确。

第四条档案管理应遵循以下原则：

（一）统一领导、分级管理。公司对档案工作实行统一领导，建立健全档案管理网络，明确各级职责。

（二）齐全完整、规范标准。确保应归档文件材料的齐全完整，归档整理符合国家及行业规范标准。

（三）安全保密、便于利用。采取有效措施确保档案实体与信息安全，保守国家秘密和商业秘密，同时便于档案的检索与利用。

（四）同步管理、全程控制。档案工作应与项目建设、业务活动同步进行，实施从文件形成到归档、保管、利用、销毁的全过程控制。

第五条公司档案工作接受上级主管部门和档案行政管理部门的监督、指导。

二、组织体系与职责分工

第六条公司档案工作实行统一领导、分级负责的管理体制。公司总经理对档案工作负总责，分管领导具体负责。

第七条公司综合管理部门是档案工作的归口管理部门，主要职责包括：

（一）贯彻执行国家档案工作的法律法规和方针政策，制定并完善公司档案管理制度。

（二）负责公司总部形成的各类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁工作。

（三）负责对公司所属各单位、各项目部的档案工作进行业务指导、监督、检查和考核。

（四）组织档案工作人员的业务培训，推广先进管理方法和技术。

（五）组织编制档案检索工具，开发档案信息资源，提供档案利用服务。

（六）组织对到期档案的鉴定销毁工作。

（七）负责档案库房的安全管理。

第八条公司各职能部门负责本部门形成或经办的文件材料的积累、整理工作，并按规定时间向档案管理部门移交归档。部门负责人对本部门归档文件的完整性、准确性负责。

第九条各分支机构、项目部应指定专人（可兼职）负责本单位的档案管理工作，业务上接受公司综合管理部门的指导。其主要职责包括：

（一）负责本单位（项目）形成的各类文件材料的收集、积累、整理、立卷和归档工作。

（二）负责本单位（项目）档案的日常保管、利用和安全管理。

（三）项目结束后，负责将项目档案按要求整理并移交公司档案管理部门或指定机构。

（四）配合公司档案管理部门开展档案业务工作。

第十条档案管理人员应具备良好的政治素质、业务能力和责任心，熟悉档案管理专业知识及相关业务知识，并保持相对稳定。

三、档案分类与归档范围

第十一条公司档案主要分为以下几大类：

（一）经营管理类：包括企业设立、变更、章程、战略规划、经营决策、生产经营计划、统计报表、合同协议、知识产权、资质证照、客户关系管理等文件材料。

（二）项目管理类：包括项目立项、勘察设计、招投标、合同、施工准备、施工过程、竣工验收、结算审计、项目后评估等各阶段形成的文件材料。此为公司核心档案。

（三）生产技术管理类：包括质量管理、安全管理、技术管理、科技研发、标准规范、设备仪器管理等文件材料。

（四）行政管理类：包括行政事务、法务审计、纪检监察、人力资源管理、企业文化、后勤保障等文件材料。

（五）财务会计类：包括会计凭证、会计账簿、财务报告等文件材料。其归档范围和保管期限按国家《会计档案管理办法》执行。

（六）党群工作类：包括党组织、工会、共青团等组织的相关工作文件材料。

（七）声像实物类：包括照片、录音、录像、光盘、奖状奖杯、印章等特殊载体档案。

（八）电子档案：包括在各项活动中形成的具有保存价值的电子文件及其元数据。

第十二条项目管理类档案的归档范围应确保覆盖项目全生命周期，重点包括但不限于：

（一）立项文件：项目建议书、可行性研究报告、立项批复等。

（二）设计文件：初步设计、施工图设计、设计变更、图纸会审记录等。

（三）招投标文件：招标文件、投标文件、中标通知书等。

（四）合同文件：工程总包合同、分包合同、采购合同、监理合同等及其补充协议。

（五）施工准备文件：施工许可证、规划许可证、施工组织设计、专项施工方案、技术交底记录、测量放线记录等。

（六）施工过程文件：材料设备报验资料、施工记录、隐蔽工程验收记录、检验批质量验收记录、分部分项工程验收记录、施工日志、监理通知及回复、工程联系单、会议纪要等。

（七）竣工验收文件：竣工验收申请、竣工验收报告、竣工图、工程质量评估报