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2026年跨境电商物流服务公司股东会决议执行与监督制度

第一章总则

第一条制度目的

为规范公司股东会决议的执行流程，强化决议执行监督，确保股东会作出的各项决策（如战略规划、重大投资、高管任免、利润分配）得到有效落地，维护公司及股东合法权益，依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国公司章程》（以下简称“公司章程”）及公司内部治理规定，结合公司跨境电商物流业务实际，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司股东会作出的所有有效决议（含定期股东会、临时股东会决议）的执行与监督工作，包括决议分解、执行推进、进度反馈、监督检查、结果评估、责任追究等环节，涉及公司董事会、监事会、经营管理层（总经理、各部门负责人）及全体员工。

第三条核心原则

依法合规原则：决议执行与监督需严格遵守《公司法》《公司章程》及相关法律法规，确保流程合法、权责清晰；

全面执行原则：股东会有效决议一经作出，除法律规定或股东会另行决议外，公司相关主体必须全面、及时执行，不得擅自变更或拒绝执行；

全程监督原则：建立“事前明确要求、事中跟踪推进、事后评估问责”的全流程监督机制，确保决议执行过程可追溯、结果可核查；

高效透明原则：执行主体需及时反馈决议执行进度与问题，监督主体需公开监督结果，保障股东对决议执行情况的知情权。

第二章股东会决议执行管理

第四条决议接收与分解

决议接收：股东会结束后3个工作日内，公司董事会秘书（以下简称“董秘”）需将股东会决议（含书面决议文本、表决结果）整理归档，并发送至董事会、监事会、经营管理层及相关执行部门，同时在公司内部办公系统公示（涉密决议除外）；

责任主体确定：根据决议内容明确执行责任主体，如重大投资决议由经营管理层（总经理牵头，财务部门、业务部门配合）执行，高管任免决议由人力资源部执行，利润分配决议由财务部执行，战略规划决议由董事会牵头、经营管理层落实；

执行计划制定：责任主体需在收到决议后5个工作日内，制定《股东会决议执行计划表》，明确执行目标（量化可考核，如“2026年Q3前完成东南亚海外仓选址”）、执行步骤、时间节点（分阶段设定里程碑，如“2026年4月前完成选址调研，6月前确定合作方”）、责任人、所需资源（资金、人员、部门协作）及风险应对措施，报董事会备案（重大决议需报股东会备案）。

第五条决议执行推进

日常推进：执行责任人需按《执行计划表》推进工作，每周梳理执行进度，对涉及多部门协作的事项（如跨境物流网络拓展需业务部、财务部、法务部配合），需主动协调资源，确保协作顺畅；

资源保障：公司各部门需为决议执行提供必要支持，如财务部需按决议要求保障重大投资资金拨付（在预算范围内），人力资源部需为高管任免、团队组建提供人员支持，不得无故推诿；

问题处理：执行过程中遇到障碍（如政策变化导致海外仓选址延迟、合作方违约影响投资进度），执行责任人需在2个工作日内分析原因，制定应对方案（如调整选址区域、更换合作方），报责任主体负责人审批后实施，同时将问题及应对方案反馈董秘，由董秘同步至董事会；

特殊情况处理：因市场环境重大变化、法律法规调整或不可抗力导致决议无法按原计划执行的，责任主体需向董事会提交《决议执行调整申请》，说明调整理由、调整方案及预计影响，董事会审议通过后报股东会备案（重大调整需经股东会审议），未经批准不得擅自调整执行计划。

第六条执行进度反馈

定期反馈：执行责任主体需按以下频次反馈执行进度：

短期决议（执行周期≤3个月）：每月5日前向董秘提交《决议执行进度报告》，说明当月完成情况、未完成原因、下月计划；

中长期决议（执行周期＞3个月）：每季度首月10日前提交《决议执行进度报告》，年度末提交《决议执行年度总结报告》；

重大紧急决议（如应对行业危机、重大合规整改）：每周向董秘提交进度快报，直至决议执行完毕；

报告内容：《决议执行进度报告》需包含执行进度（对照《执行计划表》说明完成比例）、已采取措施、存在问题、下一步计划及所需支持，涉及数据的需提供准确数据（如投资决议需说明已拨付资金金额、资金使用情况）；

信息公示：董秘需在收到进度报告后3个工作日内，将报告整理后在公司内部办公系统公示（涉密内容除外），并按公司章程要求向股东提供查询渠道（如股东专线、定期邮件反馈）。

第七条决议执行验收

验收启动：决议执行达到《执行计划表》设定的完成节点或全部执行完毕后，执行责任主体需在5个工作日内提交《决议执行完成申请》，附相关证明材料（如投资项目验收报告、高管任免文件、利润分配凭证），报董事会申请验收；

验收流程：董事会牵头组织验收（重大决议可邀请监事会、股东代表参与），对照决议要求与《执行计划表》，核查执行结果是否达标（如“东南亚海外仓是否在Q3前完成选址并