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公司档案管理办法

第一章总则

第一条为规范公司档案管理工作，提高档案利用效率，保护公司合法权益，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本办法。

第二条本办法所称档案，是指公司在各项经营管理活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。

第三条档案管理工作是公司管理的重要组成部分，遵循统一领导、分级负责、规范整理、安全保密、便于利用的原则。

第四条本办法适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。

第二章管理机构与职责

第五条公司综合管理部是档案管理的职能部门，负责统筹、协调、指导和监督全公司的档案管理工作。其主要职责包括：

（一）贯彻执行国家及上级有关档案工作的法律法规和方针政策；

（二）制定和完善公司档案管理规章制度，并组织实施；

（三）负责公司各类档案的接收、整理、保管、鉴定、统计和利用工作；

（四）指导和督促各部门做好档案的形成、积累、整理和预归档工作；

（五）组织档案管理人员的业务培训和学习交流；

（六）负责公司档案数字化建设的规划与实施。

第六条各部门应指定专人（兼职档案员）负责本部门档案的收集、整理、初步审核和向综合管理部移交工作，并协助档案管理部门开展相关工作。

第七条档案管理人员应忠于职守，廉洁奉公，具备相应的专业知识和技能，严格遵守保密制度，确保档案的完整与安全。

第三章档案的收集与整理

第八条档案收集范围包括但不限于：公司设立、变更、注销等登记材料；股东会、董事会、监事会会议记录及决议；各类合同、协议、意向书；财务会计凭证、账簿、报表；人事任免、奖惩、劳动合同；项目立项、审批、实施、验收等材料；技术文件、图纸、专利、商标；对外宣传、公关活动资料；重要的会议纪要、请示、报告、批复；以及其他具有保存价值的文件材料。

第九条各部门应在各项工作完成后一个月内，将形成的具有保存价值的文件材料收集齐全，并进行初步整理。对于专业性强或数量较多的档案，可适当延长整理时间，但最迟不得超过相关工作结束后三个月。

第十条档案整理应遵循文件材料的形成规律和内在联系，进行科学分类、编号、排列和编目。具体要求如下：

（一）分类：按照档案内容的性质和公司业务特点，确定统一的分类方案，保持分类体系的一致性和稳定性。

（二）编号：采用科学的编号方法，使每一份档案都有唯一的标识。

（三）排列：按照文件形成的时间顺序或逻辑关系进行系统排列。

（四）编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，著录项目应规范、准确。

第十一条电子文件的收集与整理应符合国家有关电子文件归档与管理的规定，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。电子档案应与纸质档案建立关联。

第四章档案的保管

第十二条档案保管应具备适宜的库房条件，做到防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。

第十三条档案库房应保持整洁有序，档案装具（如档案柜、档案盒）应符合国家标准，便于档案的存放和取用。

第十四条严格执行档案库房管理制度。非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。

第十五条对声像档案、电子档案等特殊载体档案，应采取特殊的保管措施，定期检查其存储介质的状况，防止信息丢失或损坏。

第十六条档案管理人员应定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。

第五章档案的利用

第十七条公司内部员工因工作需要查阅档案，须填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，方可到档案管理部门查阅。查阅重要或敏感档案，须经综合管理部负责人或公司分管领导批准。

第十八条外部单位或人员查阅公司档案，须持单位介绍信及有效身份证件，经公司综合管理部负责人批准，并由公司相关部门人员陪同。涉及公司商业秘密或核心利益的档案，原则上不予查阅，确需查阅的，须经公司总经理批准。

第十九条查阅档案时，应在指定地点进行。查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，不得擅自复制、拍摄、抄录。如确需复制，须经档案管理部门负责人批准，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。

第二十条档案借阅期限一般不超过七个工作日。确因工作需要延长借阅期限的，须办理续借手续，续借期限不得超过原借阅期限。档案原则上不得带出公司，确有特殊情况需带出的，须经公司分管领导批准，并严格履行借阅登记手续，确保档案安全。

第二十一条利用档案时，必须遵守国家有关保密规定和公司保密制度，不得泄露档案内容。对档案管理部门提供的档案复制件，利用者不得擅自扩散或用于规定范围以外的其他目的。

第六章档案的鉴定与销毁

第二十二条档案管理部门应定期（一般每三年或五年）会同相关业务部门对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作应