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档案管理制度流程及操作规范

一、总则

为了加强档案管理，有效保护和利用档案，确保档案的完整性、准确性和安全性，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本档案管理制度流程及操作规范。本制度适用于公司内部所有涉及档案管理的部门和人员。

二、档案管理机构与职责

1.档案管理部门

公司设立专门的档案管理部门，负责统筹、协调和监督公司的档案管理工作。该部门的主要职责包括：

-制定和完善档案管理制度、流程和操作规范，并监督执行。

-接收、整理、保管和统计公司各类档案，确保档案的安全和完整。

-开展档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序处理无保存价值的档案。

-提供档案的查询、借阅服务，促进档案的有效利用。

-组织档案管理人员的培训和业务交流，提高档案管理水平。

2.各部门档案管理员

各部门指定专人担任档案管理员，负责本部门档案的收集、整理和初步审核工作。其职责如下：

-按照档案管理要求，及时收集本部门形成的各类文件材料。

-对收集的文件材料进行分类、整理和装订，确保文件材料的有序性。

-定期将整理好的档案移交至公司档案管理部门，并办理移交手续。

-协助档案管理部门做好本部门档案的查询、借阅等工作。

三、档案收集

1.收集范围

公司档案的收集范围包括但不限于以下几类：

-行政管理档案：公司的规章制度、会议纪要、工作计划、工作总结、人事档案、合同协议等。

-业务经营档案：市场营销资料、客户信息、项目文档、业务合同、财务报表等。

-技术研发档案：科研项目资料、技术方案、专利文件、产品设计图纸等。

-基本建设档案：工程项目规划、设计文件、施工图纸、竣工验收报告等。

-声像档案：公司活动的照片、录像、录音等资料。

2.收集要求

-各部门档案管理员应明确档案收集的范围和时间要求，及时收集本部门在各项工作中形成的文件材料。

-文件材料应保持齐全、完整，包括文件的正本、副本、附件等。

-对于电子文件，应确保其格式规范、内容准确，并具有可读性和可检索性。

-声像档案应标注清楚拍摄时间、地点、人物、事件等信息。

3.收集方法

-定期收集：各部门档案管理员按照规定的时间间隔（如每月、每季度）对本部门的文件材料进行收集。

-实时收集：对于重要的、时效性强的文件材料，应及时收集，确保档案的及时性。

-主动收集：档案管理部门应主动与各部门沟通，了解文件材料的形成情况，督促各部门及时收集档案。

四、档案整理

1.分类

档案管理部门应根据档案的来源、内容和用途等因素，对收集的档案进行科学分类。常见的分类方法有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等。例如，可以按照年度将档案分为不同的年份，再在每个年份下按照组织机构或问题进行细分。

2.编号

对分类后的档案进行编号，以便于管理和查找。编号应具有唯一性和系统性，可以采用字母、数字或字母与数字相结合的方式。例如，行政管理档案可以用“XZ”表示，业务经营档案可以用“YW”表示，然后再加上年份、顺序号等信息。

3.装订

对于纸质档案，应进行装订，使其牢固、整齐。装订时应注意保护文件的内容，避免损坏。对于较厚的文件，可以采用三孔一线的装订方法；对于较薄的文件，可以采用订书钉装订。

4.编目

编制档案目录是档案整理的重要环节。档案目录应包括档案的编号、名称、日期、保管期限等信息，以便于查询和统计。可以采用纸质目录或电子目录的形式，电子目录应具有检索功能，方便快速查找档案。

五、档案保管

1.保管条件

公司应设立专门的档案库房，为档案提供安全、适宜的保管环境。档案库房应具备以下条件：

-温度和湿度应控制在适宜的范围内，一般温度为14℃-24℃，相对湿度为45%-60%。

-应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光等设施，确保档案的安全。

-档案库房应保持通风良好，防止档案受潮发霉。

2.上架排列

档案上架排列应遵循一定的规律，便于管理和查找。可以按照档案的分类、编号顺序进行排列，将同类档案放在相邻的位置。同时，应在货架上设置明显的标识，标明档案的类别、年份等信息。

3.安全管理

-档案管理部门应建立严格的安全管理制度，加强对档案库房的安全管理。非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。

-定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。例如，检查档案的装订是否牢固、是否有虫蛀、发霉等情况。

-对档案库房的设备设施进行定期检查和维护，确保其正常运行。例如，检查消防设备是否完好、温湿度控制设备是否正常等。

六、档案鉴定

1.鉴定组织

公司应成立档案鉴定小组，负责对档案的保存价值进行鉴定。鉴定小组应由档案管理部门、相关业务部门的人员组成，具有一定的专业知识和经验。

2.鉴定标准

根据国家有关