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化妆品管理制度(参考制度)

化妆品管理制度

一、总则

为加强化妆品经营管理，规范化妆品经营行为，保障化妆品质量安全，保护消费者合法权益，根据《化妆品监督管理条例》《化妆品生产经营监督管理办法》等相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。本制度适用于本单位内化妆品的采购、验收、储存、销售、不良反应报告等经营活动。

二、采购管理

1.供应商资质审核

-采购人员应负责对化妆品供应商的资质进行严格审核。供应商必须是合法的化妆品生产或经营企业，具备有效的营业执照、化妆品生产许可证（生产企业）或化妆品经营许可证（经营企业）等相关资质证明文件。

-收集并保存供应商的资质文件复印件，建立供应商档案，档案内容应包括供应商名称、地址、联系方式、资质证明文件编号及有效期等信息。定期对供应商资质进行更新和复核，确保其始终具备合法经营资格。

2.采购要求

-采购化妆品时，应选择符合国家相关质量标准和规定的产品。优先采购知名品牌、信誉良好企业生产的化妆品，避免采购“三无”产品（无生产日期、无质量合格证、无生产厂家）或过期、变质、假冒伪劣化妆品。

-采购人员应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，合同中应包括产品名称、规格、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、售后服务等条款。

-要求供应商提供所采购化妆品的质量检验报告，确保产品质量符合要求。对于首次采购的化妆品，应索取该产品的安全评估资料，了解产品的成分、性能、使用方法及注意事项等信息。

3.采购记录

-建立完整的采购记录，记录内容应包括采购日期、供应商名称、产品名称、规格、数量、生产日期、保质期、购进价格、验收情况等信息。采购记录应采用电子或纸质形式保存，保存期限不得少于产品使用期限届满后1年，且不得少于2年。

-采购记录应真实、准确、完整，不得随意涂改或伪造。定期对采购记录进行整理和归档，便于查询和追溯。

三、验收管理

1.验收人员职责

-验收人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉化妆品的质量标准和验收要求。在收到采购的化妆品后，应及时进行验收，确保所验收的化妆品符合质量要求。

-验收人员应严格按照验收程序和标准进行操作，对化妆品的外观、包装、标识、数量等进行逐一检查，同时核对产品的质量检验报告等相关文件。

2.验收内容

-外观检查：检查化妆品的外观是否有破损、变形、变色、渗漏等情况。对于膏霜类化妆品，应检查其质地是否均匀、细腻，有无颗粒、异物等；对于液体类化妆品，应检查其色泽是否正常，有无沉淀、浑浊等现象。

-包装检查：检查化妆品的包装是否完好，有无破损、开封痕迹。包装材料应符合相关质量标准，印刷清晰、完整，无错别字、漏字等情况。

-标识检查：检查化妆品的标识是否符合国家相关规定，标识内容应包括产品名称、规格、净含量、生产日期、保质期、成分表、使用方法、注意事项、生产企业名称、地址、联系方式等信息。进口化妆品还应标明进口化妆品卫生许可批件文号、原产国（地区）名称、经销商或代理商名称、地址和联系方式等。

-数量核对：核对所收到的化妆品数量是否与采购合同和送货单一致，如有差异应及时与供应商沟通解决。

-质量文件核对：核对供应商提供的质量检验报告、安全评估资料等文件是否齐全、有效，文件内容是否与所采购的化妆品相符。

3.验收结果处理

-验收合格的化妆品，验收人员应在验收记录上签字确认，并将产品及时入库。验收记录应包括验收日期、验收人员姓名、验收情况等信息。

-对于验收不合格的化妆品，应及时与供应商联系，办理退货或换货手续。同时，对不合格化妆品进行单独存放，并做好标识，防止其流入市场。对不合格化妆品的处理情况应进行记录，记录内容包括不合格产品名称、规格、数量、处理方式、处理时间等信息。

四、储存管理

1.储存环境要求

-化妆品应储存在专门的仓库或储存区域，储存环境应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合化妆品的储存要求。一般来说，化妆品的储存温度应控制在5℃-30℃之间，相对湿度应控制在40%-70%之间。

-仓库应配备必要的消防、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保化妆品的储存安全。仓库应定期进行清洁和消毒，防止交叉污染。

2.分区分类储存

-按照化妆品的类别、品种、规格、批次等进行分区分类储存，不同类别的化妆品应分开存放，避免相互混淆。对于有特殊储存要求的化妆品，如需要冷藏保存的产品，应存放在专门的冷藏设备中。

-按照先进先出的原则进行存放，确保先购进的化妆品先销售，避免化妆品过期积压。

3.库存管理

-建立库存管理制度，定期对库存化妆品进行盘点，确保账实相符。盘点周期一般为每月或每