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2026年烟草制品公司供应商质量约谈管理制度

第一章总则

第一条为规范公司供应商质量约谈管理，督促供应商提升产品/服务质量水平，保障公司烟叶、辅料、设备等采购物资的质量稳定性，降低因供应商质量问题导致的生产经营风险，结合烟草制品行业采购管理特性及公司实际，依据《中华人民共和国烟草专卖法》《烟草行业供应商管理规范》《中华人民共和国产品质量法》等法律法规，制定本制度。

第二条本制度适用于公司总部及各所属机构所有合格供应商的质量约谈发起、实施、整改跟踪、效果验证全流程管理；涵盖采购部、质量管理部、生产部、法务部等部门开展的所有供应商质量约谈相关活动。

第三条供应商质量约谈遵循“合规公正、事实清晰、整改落地、闭环管理”的核心原则：约谈流程符合法律法规及公司供应商管理规范，不偏袒、不违规；以质量检测数据、现场核查结果等客观事实为约谈依据；聚焦质量问题整改，明确整改要求及期限；对约谈后整改情况跟踪验证，形成“约谈-整改-验证”闭环。

第四条公司采购部为供应商质量约谈归口管理部门，负责发起约谈申请、组织约谈会议、跟踪整改进度；质量管理部负责提供供应商质量问题核查数据、制定整改验收标准；生产部负责反馈供应商物资在生产环节的质量问题；法务部负责审核约谈文书的合规性，提供法律支持；总经理办公会负责审定重大供应商质量约谈事项及整改方案。

第二章管理组织与职责

第五条供应商质量约谈专项小组组成：组长由公司采购分管领导担任，成员包括采购部负责人、质量管理部负责人、生产部负责人、法务部负责人，确保质量约谈全环节管控到位。

第六条专项小组职责：审定公司供应商质量约谈细则及整改验收标准；协调解决跨部门约谈证据收集、整改跟踪等协作问题；每季度开展供应商约谈整改效果复盘，核查整改完成率及质量问题复发率；分析年度约谈数据，优化供应商准入及考核标准；审定重大供应商质量约谈方案及整改豁免申请，督促相关方落实约谈要求。

第七条采购部职责：建立供应商质量约谈台账，明确供应商名称、质量问题类型、约谈时间、整改要求、验证结果等信息；收集质量管理部、生产部反馈的供应商质量问题，核实问题真实性后发起约谈申请；拟定约谈通知，明确约谈时间、地点、参与人员、约谈议题；组织约谈会议，记录约谈内容及供应商承诺；跟踪供应商整改措施落实情况，定期向专项小组汇报进度；对整改完成的供应商，组织相关部门开展效果验证；建立约谈档案，留存约谈申请、会议记录、整改方案、验证报告等资料；对采购人员开展约谈管理培训，讲解约谈流程、沟通技巧及合规要求。

第八条质量管理部职责：对供应商交付物资开展质量检测，出具客观准确的质量问题核查报告；结合行业质量标准及公司生产需求，制定供应商整改验收标准；参与约谈会议，向供应商明确质量问题判定依据及整改方向；对供应商整改后的物资开展质量复检，出具验证报告；定期复核供应商质量档案，将约谈及整改情况纳入供应商评级依据；配合采购部分析质量问题根源，提出针对性改进建议。

第九条生产部职责：反馈供应商物资在生产加工环节出现的质量问题，提供具体使用场景及影响数据；参与约谈会议，说明质量问题对生产效率、产品质量的实际影响；配合采购部、质量管理部验证供应商整改效果，反馈整改后物资使用情况；确保反馈的质量问题真实、具体，无夸大或遗漏情况。

第十条法务部职责：审核约谈通知、整改协议等文书的合规性，避免法律风险；参与重大供应商质量约谈，提供法律层面的专业意见；对供应商拒不整改或整改不达标的情况，提出合规的处置建议；配合采购部处理因供应商质量问题引发的合同纠纷。

第三章约谈范围与触发条件

第十一条约谈范围：为公司提供烟叶、包装辅料、生产设备、检测仪器等各类物资的所有合格供应商；涵盖首次出现质量问题的供应商、质量问题复发的供应商、质量问题造成重大影响的供应商。

第十二条触发条件：

（一）常规触发条件：单次交付物资质量抽检不合格率达到规定比例；连续两个批次交付物资出现同类质量问题；物资使用环节出现非生产操作导致的质量缺陷，经核查确属供应商责任；供应商质量体系审核发现关键项不符合要求，且未在规定期限内自查整改。

（二）紧急触发条件：交付物资存在重大质量安全隐患，可能导致产品质量事故；因供应商质量问题造成公司生产中断、订单延误等重大损失；收到监管部门关于供应商物资质量的警示或通报；供应商存在篡改质量检测报告、以次充好等违规行为。

（三）特殊触发条件：供应商年度质量评级连续下降，且主要质量指标未达行业基准；同行业其他企业反馈该供应商存在同类质量问题，需提前预警约谈；公司战略调整后，供应商现有质量能力无法匹配新的采购需求。

第四章约谈实施流程

第十三条约谈申请：采购部收集到供应商质量问题证据后，1个工作日内填写《供应商质量约谈申请表》，附质量检测报告、生产反馈记录等佐证材料，报