保密方案及档案管理方案.docxVIP

保密方案及档案管理方案

为规范组织内部信息保密管理及档案全生命周期管控，防范信息泄露风险，保障核心数据资产安全完整，结合国家法律法规、行业标准及组织实际业务需求，制定本方案。方案涵盖保密管理与档案管理两大核心模块，明确管理范围、责任主体、操作流程及保障措施，确保各项工作有章可循、执行到位。

一、保密管理体系构建

（一）保密范围界定

本方案保密对象为组织在经营、研发、服务等活动中产生或获取的，具有商业价值且不为公众所知悉的信息，具体包括：

1.技术信息：研发成果（含未申请专利的技术方案、实验数据、设计图纸）、生产工艺（含配方、流程参数、质量控制标准）、技术文档（含技术报告、测试记录、技术交流纪要）、软件代码（含源代码、开发文档、接口协议）等。

2.经营信息：战略规划（含发展目标、市场布局、投资计划）、客户信息（含客户名单、需求偏好、交易记录）、采购信息（含供应商名录、采购价格、供应链布局）、销售数据（含销售策略、定价机制、区域业绩）、财务信息（含未公开的财务报表、成本核算、资金流向）等。

3.人事信息：员工个人敏感信息（含身份证号、薪资水平、健康状况）、核心岗位人才信息（含竞业限制协议、培训记录）、组织架构信息（含未公开的部门调整、人员任免）等。

4.其他敏感信息：与外部合作中涉及的保密条款内容、未公开的重大合同（含合作协议、保密协议）、政府监管未披露的申报材料（含资质申请、备案文件）等。

（二）保密责任体系

建立“决策层-管理层-执行层”三级责任架构，明确各层级职责：

1.决策层：由组织最高负责人（董事长/总经理）担任保密委员会主任，负责审批保密管理制度、重大保密事项决策、保密工作经费保障；每季度召开保密工作会议，听取保密工作汇报，研究解决重大保密问题。

2.管理层：由分管行政/法务的副总经理担任保密办公室主任，统筹保密制度执行、保密检查、培训教育及泄密事件处置；下设专职保密管理员（2-3名），负责日常保密管理（含文件审批、载体登记、权限分配）、保密台账建立（含保密事项清单、涉密人员名单、违规记录）及保密技术防护系统运维。

3.执行层：各部门负责人为部门保密第一责任人，负责落实本部门保密措施（含文件收发、设备管理、人员教育），定期开展部门内部保密自查（每月1次）；全体员工需签订《保密承诺书》，明确岗位保密义务（含信息接触范围、使用限制、离职交接要求），履行日常保密责任（含文件上锁、设备关机、屏幕保护设置）。

（三）保密管理措施

1.信息生成与使用控制

-文件制作：涉密文件需标注密级（绝密/机密/秘密）、保密期限（最长不超过10年）及知悉范围；制作过程中需使用专用设备（非联网电脑），草稿纸、废页当场销毁（碎纸机处理或焚烧）。

-传递管理：纸质涉密文件通过机要通道（专人押运或加密快递）传递，电子涉密文件通过内部加密邮件系统（需双重身份验证）或安全即时通讯工具（限制转发、设置阅读次数）传输；跨部门传递需填写《涉密文件传递单》，记录传递时间、接收人、文件编号。

-存储要求：纸质涉密文件存放于带锁文件柜（钥匙由专人保管），电子涉密文件存储于加密硬盘（AES-256加密）或专用服务器（访问需审批、操作留痕）；移动存储设备（U盘、移动硬盘）需统一登记编号，标注密级，禁止私用或外借。

-销毁流程：纸质文件通过碎纸机粉碎（颗粒度≤2mm×10mm）后由专业公司回收；电子文件需使用数据擦除工具（如DBAN）覆盖3次以上，存储介质物理破坏（切割或焚烧）；销毁过程需2名以上人员监督并填写《销毁记录表》。

2.涉密人员管理

-准入审查：涉密岗位（接触绝密/机密信息）人员需通过背景调查（无犯罪记录、无境外复杂关系），签订《涉密人员责任书》；非涉密岗位人员接触涉密信息需经部门负责人审批并备案。

-日常监督：涉密人员每月提交《保密自查表》（含文件管理、设备使用、信息传播情况）；每季度进行保密知识考核（未达标者暂停涉密权限并补训）；每年进行脱密期评估（绝密级脱密期2年，机密级1年，秘密级6个月）。

-离职管理：涉密人员离职前需完成涉密载体清退（文件、设备、账号）、信息交接（书面确认无遗漏），签署《离职保密协议》（明确脱密期义务及违约责任）；离职后2年内定期回访（了解是否存在泄密风险）。

3.外包与合作保密

-供应商筛选：选择合作方时需审查其保密资质（含ISO27001认证、保密管理制度），签订《保密协议》（明确保密范围、责任条款、违约赔偿）；涉及核心技术的外包项目需限定合作范围，禁止转委托。

-现场管理：外包人员进入涉密区域需佩戴临时证件，由专人陪同；使用组织设备需登记备