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档案综合管理办法

第一章总则

第一条为规范本单位档案管理工作，保障档案的完整、准确、安全与有效利用，充分发挥档案在单位运营、决策及合规管理中的凭证与参考作用，依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本办法。

第二条本办法适用于本单位及所属各部门、分支机构的各类档案管理工作，涵盖文书、科技、财务、人事、业务等不同载体档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁及电子档案管理全流程。

第三条档案管理工作遵循“统一领导、分级管理、集中保管、方便利用”的原则，坚持依法管理、安全保密、科学规范、高效服务的工作要求，实现档案管理的系统化、标准化与信息化。

第四条本单位档案是在各项业务活动中直接形成的，对单位具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，是维护单位历史真实面貌、支撑业务发展的重要资产。各部门及全体员工均有保护档案的义务。

第二章档案管理机构及职责

第五条本单位设立档案管理部门（或指定综合管理部为档案管理责任部门），统筹档案管理体系建设，配备专职或兼职档案管理员，明确岗位职责，保障档案管理工作有序开展。

第六条档案管理部门主要职责：

贯彻执行国家档案法律法规和政策规定，制定、修订本单位档案管理制度及实施细则；

负责档案管理硬件设施建设，配备符合要求的档案库房、档案柜、防磁柜、温湿度调控设备、消防器材等，保障档案保管条件；

组织开展档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、销毁等全流程管理工作；

推进档案信息化建设，搭建档案管理系统，实现电子档案与纸质档案的协同管理，提升档案管理效率；

开展档案管理培训与业务指导，监督各部门档案工作落实情况，协调解决档案管理中的问题；

严格执行保密制度，负责涉密档案的专项管理，严防档案信息泄露。

第七条各业务部门职责：

指定专人担任兼职档案员，负责本部门档案的日常收集、初步整理和按期移交工作；

确保本部门在业务活动中形成的各类文件材料及时、完整归档，对档案的真实性、准确性负责；

配合档案管理部门开展档案利用、鉴定、销毁等工作，协助提供相关业务背景信息；

加强本部门员工的档案保护和保密教育，规范日常文件材料的管理。

第八条档案管理员职责：

熟悉档案管理专业知识和相关法规制度，严格执行档案管理流程；

负责档案的接收、登记、分类、编目、装订、保管等具体工作，建立完善的档案检索体系；

定期检查档案保管状况，及时处理档案破损、霉变、字迹褪色等问题，做好档案修复和保护工作；

办理档案借阅、复制、摘录等手续，监督档案使用过程，确保档案安全；

负责档案统计工作，编制档案管理报表，建立档案管理台账；

参与档案信息化建设，负责电子档案的录入、审核、备份和安全管理。

第三章档案的收集与整理

第九条档案收集范围包括但不限于：

文书档案：单位章程、股东会/董事会决议、规章制度、请示批复、公文、会议记录、合同协议、宣传资料等；

科技档案：产品研发资料、技术图纸、工艺文件、设备说明书、基建工程图纸、验收报告等；

财务档案：会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务资料、资金审批文件等；

人事档案：员工简历、劳动合同、职称评审材料、培训记录、绩效考核表、离职手续等；

业务档案：客户资料、项目方案、业务报表、合作协议、市场调研数据、招投标文件等；

声像及电子档案：照片、录音录像、电子文档、数据库备份等；

其他具有保存价值的文件材料。

第十条档案收集要求：

及时性：各部门在文件材料形成后3个工作日内完成初步收集；年度档案应在次年3月底前完成整理并移交档案管理部门；项目档案应在项目竣工验收后1个月内移交；会计档案应在本部门保存2年后移交；

完整性：确保归档文件材料的文本、附件、相关说明等齐全完整，无短缺、遗漏；

真实性：归档文件材料应为原件，字迹清晰、纸张完好；特殊情况需留存复印件的，应注明原件存放处并经部门负责人审批；

规范性：涉密文件材料需单独标识，按保密等级分类收集，严禁与普通档案混存。

第十一条档案整理规范：

分类：采用“档案类型+年度+部门/项目”的分类体系，例如“文书档案-2024-综合管理部”“科技档案-2024-研发项目A”；

编号：实行唯一编号规则，采用“年度-类别代码-部门代码-序号”格式，例如“2024-WS-ZH-001”（WS代表文书、ZH代表综合管理部）；

编目：编制《档案目录》，明确档案名称、编号、形成时间、保管期限、存放位置、页数等信息；电子档案同步建立数字化检索目录；

装订：纸质档案需去除金属物，采用线装或胶装方式装订，保持整齐牢固；装订顺序为文件目录、正文、附件、备考表；

电子档案：按统一格式（如PDF、DOCX、XLSX）整理，确保元数据完整（含创建人、修改时间、版本号），命名规范与纸质档案一致。

第四章