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影视协会后勤保障管理实施办法

第一章总则

第一条为规范影视协会后勤保障管理工作，提升服务效能，保障协会日常运转及各类影视活动顺利开展，切实维护会员权益，促进影视行业健康发展，根据《社会团体登记管理条例》《影视协会章程》及国家相关法律法规，结合本协会实际，制定本办法。

第二条本办法适用于影视协会总部及各分支机构（含专业委员会、地方联络处等）的后勤保障管理工作，涵盖物资管理、场地运维、安全防护、接待服务、车辆调度等核心领域。

第三条后勤保障管理遵循“服务优先、规范高效、节约资源、安全可控”原则，以服务会员需求为导向，以保障协会职能发挥为目标，强化统筹协调与精细化管理，助力协会高质量发展。

第二章管理职责

第四条协会设立后勤保障部（以下简称“后勤部”），作为后勤管理的主责部门，负责统筹规划、组织实施及监督考核后勤保障工作。主要职责包括：

（一）制定并完善后勤管理制度、操作流程及年度工作计划；

（二）统筹物资采购、仓储、调配及报废管理；

（三）负责协会办公场地、活动场馆的日常维护、安全检查及环境管理；

（四）组织开展安全培训、应急演练及防疫管理；

（五）协调会员活动、行业会议、赛事展览等大型活动的后勤保障；

（六）管理协会公务车辆，规范调度与维护；

（七）受理会员及员工关于后勤服务的咨询、建议与投诉。

第五条协会各部门（含分支机构）应配合后勤部开展工作，履行以下义务：

（一）按要求申报年度物资需求及场地使用计划；

（二）合理使用并妥善保管分配的物资及场地设备；

（三）参与安全培训及应急演练，落实安全责任；

（四）及时反馈后勤服务问题，协助改进管理。

第六条协会秘书处负责对后勤保障工作进行监督指导，定期听取后勤部工作汇报，审议重大后勤事项（如年度预算调整、大型设备采购等），确保管理规范透明。

第三章物资管理

第七条物资范围包括办公设备（电脑、打印机等）、消耗品（文具、纸张等）、活动物资（宣传物料、奖品等）及专用器材（摄影设备、舞台灯光等）。

第一节采购管理

第八条物资采购实行计划制，各部门应于每年12月15日前提交下一年度《物资需求计划表》，列明名称、数量、规格及用途，经部门负责人审核后报后勤部汇总。

因临时活动或紧急需求需追加采购的，需提交《临时采购申请单》，注明原因及预算，经分管领导审批后由后勤部执行。

第九条采购方式根据金额及类型确定：

（一）单次采购金额5000元以下的通用消耗品，由后勤部通过定点供应商比价采购；

（二）5000元至2万元的物资，需组织至少3家供应商比价，形成比价报告后采购；

（三）2万元以上或专业设备采购，需提交理事会审议，通过公开招标或竞争性谈判确定供应商；

（四）涉及版权、专利的专用器材采购，需核查供应商资质及知识产权证明，确保合法合规。

第十条采购过程需留存凭证（合同、发票、验收单等），纳入财务档案管理。严禁虚列采购需求、违规指定供应商或收受回扣，违者按协会纪律处分规定处理。

第二节入库与仓储

第十一条物资到货后，后勤部需联合使用部门进行验收，核对数量、规格及质量（如设备需通电测试），填写《物资入库验收单》。不合格物资应立即联系供应商退换，验收无误后方可入库。

第十二条仓库实行分类管理，按物资类型分区存放（如办公区、活动区、器材区），标注清晰标识。贵重物品（如专业摄影设备）需专柜存放，配备锁具及监控。

仓库管理员需建立电子台账，记录物资名称、规格、数量、入库时间及存放位置，每月与财务部门对账，确保账物一致。

第三节领用与归还

第十三条物资领用实行审批制：

（一）通用消耗品（如文具）由员工填写《物资领用单》，部门负责人签字后到仓库领取，每月限领1次；

（二）办公设备（如电脑）由员工申请，部门负责人审核、分管领导审批后领用，使用人需签署《设备保管责任书》，离职时须归还；

（三）活动物资（如宣传物料）由活动执行部门提交《活动物资使用申请》，列明用途及数量，经后勤部审核后领取，活动结束后3个工作日内清点归还，损耗部分需说明原因。

第十四条专用器材（如舞台灯光）外借需严格审批：

（一）会员单位借用需提交《器材借用申请》，注明使用时间、用途及担保方式（如押金或单位保函），经分管领导审批；

（二）借用期限一般不超过7个工作日，超期需重新申请；

（三）归还时需经后勤部验收，如有损坏或丢失，由借用人按原价赔偿。

第四节盘点与报废

第十五条后勤部每季度组织一次物资盘点，每年12月底进行全面清查，形成《物资盘点报告》。对盘盈、盘亏物资需查明原因，报秘书处审议处理。

第十六条物资报废需满足以下条件之一：

（一）使用年限超过规定（如电脑5年、打印机6年），无法维修或维修成本高于重置成本；

（二）因技术淘汰无法满足使用需求；

（三）损坏严重且无修复价值。

第十七条报废流程：

（一）使用部门提交《物资报废申请》，附维修记录或技术鉴定报