2026年金属制品公司公章证照分级审批管理制度.docxVIP

2026年金属制品公司公章证照分级审批管理制度

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公章证照管理，明确分级审批权限，防范使用风险，保障公司经营活动合法有序开展，依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国印章管理办法》《企业法人登记管理条例》及公司行政管理制度、财务管理制度，结合金属制品行业涉及生产资质、产品认证、合同签订等高频使用公章证照的业务特点，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有公章与证照的申请、审批、使用、保管、归还全流程管理。其中，公章包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、人事专用章、部门专用章（如生产部章、销售部章）；证照包括营业执照（正副本）、生产许可证、产品质量认证证书（如ISO9001）、特种设备使用登记证、税务登记证、银行开户许可证等。参与公章证照申请、审批、保管、使用的各部门及全体员工，均适用本制度。

第三条基本原则

遵循分级管控原则，根据公章证照重要程度、使用场景风险等级，划分不同审批层级，重要公章证照（如公司公章、营业执照）审批层级高于一般类（如部门专用章、普通资质证书）；遵循权责对应原则，审批人对审批事项的合法性、必要性负责，使用人对使用过程的合规性负责，保管人对资产安全负责；遵循全程留痕原则，公章证照申请、审批、使用、归还均需记录，形成可追溯的管理台账；遵循风险防控原则，严禁无审批用印、无证照使用，严禁擅自复印、转借证照，防范伪造、滥用风险。

第四条管理目标

实现审批规范目标，公章证照使用审批合规率100%，无超权限、无审批使用情况；实现保管安全目标，公章证照保管完好率100%，无丢失、损坏、被盗情况；实现记录完整目标，使用台账记录准确率100%，关键信息（使用人、用途、时间）无遗漏；实现风险可控目标，年度因公章证照使用引发的法律纠纷、经营损失发生率为0。

第二章组织架构与职责分工

第五条组织架构设置

成立公章证照管理领导小组，由公司总经理任组长，分管行政、财务的副总经理任副组长，成员包括行政部门负责人、财务部门负责人、法务部门负责人（或外聘法务）、人事部门负责人。领导小组每季度召开公章证照管理会议，审批公章新增/注销、证照变更/补办方案，处理使用过程中的重大风险事项。设立公章证照管理执行小组，由行政部门负责人任组长，行政部门公章证照管理员任副组长，成员包括财务部门印章保管人、各部门行政联络员，负责日常审批流程管理、台账维护、使用监督，每月提交管理工作报告。

第六条部门职责

行政部门是公章证照管理的牵头部门，负责制定公章证照管理细则，明确分类标准与审批权限；统一保管公司公章、营业执照、生产许可证等核心公章证照；审核使用申请的必要性、合规性；建立管理台账，记录使用全流程；定期检查公章证照保管情况，每季度开展盘点。财务部门负责保管财务专用章、法定代表人章（银行预留印鉴）、银行开户许可证、税务登记证；按财务制度审核财务类用印申请（如支票、汇款单）；配合行政部门开展财务类证照的年检、变更工作。法务部门负责审核公章使用涉及的合同、协议等法律文件，判断内容合法性；协助处理公章证照使用引发的法律纠纷；参与公章证照管理制度修订，提供法律意见。各业务部门（生产、销售、采购等）负责本部门专用章（如销售部章）的申请与使用，按业务需求提交公章证照使用申请；对申请事项的真实性、必要性负责；使用后按规定及时归还，配合执行小组检查。人事部门负责保管人事专用章、员工资质证书（如焊工证、安全员证）；审核人事类用印申请（如劳动合同、离职证明）；配合行政部门开展人事相关证照的管理。

第七条岗位工作职责

管理领导小组组长审批公章新增/注销、证照变更/补办申请，决策重大使用争议；副组长组织制定管理细则，监督执行小组工作，审核管理工作报告。执行小组组长审核核心公章证照使用申请，协调跨部门使用需求；组织公章证照盘点，处理日常管理问题；编写月度管理工作报告。行政公章证照管理员负责核心公章证照的日常保管（存放于带锁保险柜），每日检查保险柜安全性；审核使用申请材料完整性，按审批权限提交审批；记录使用台账，及时更新台账信息；办理证照年检、变更、补办手续，确保证照有效期内使用。财务印章保管人负责财务专用章、法定代表人章的保管，与财务负责人分别保管银行预留印鉴；审核财务类用印申请，确认符合财务流程；使用后立即归位，每日核对印章数量；配合行政部门盘点财务类印章。部门行政联络员负责本部门专用章的保管与使用登记；收集本部门公章证照使用需求，协助填写申请单；使用后督促归还，每月向执行小组提交本部门使用情况；配合执行小组开展检查。法务审核专员审核合同、协议等用印文件，重点核查条款合法性、权利义务对等性；对存在法律风险的文件提出修改建议，未修改合格的不予通过审核；记录法律审核意见，纳入使用台账