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2026年通用设备公司HR系统数据安全管理制度

第一章总则

第一条为保障公司HR系统（人力资源管理系统）数据的保密性、完整性、可用性，防范数据泄露、篡改、丢失等安全风险，保护员工个人信息权益，符合《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》等法律法规要求，结合公司HR系统应用场景（如员工信息管理、薪酬核算、绩效考核、考勤记录等），制定本制度。

第二条本制度所称“HR系统数据”，是指存储于公司HR系统中的所有数据，包括员工基础信息（姓名、身份证号、联系方式、家庭住址等）、敏感信息（薪酬明细、社保公积金缴纳记录、绩效考核结果、劳动关系档案等）、业务数据（考勤数据、招聘数据、培训记录、离职数据等）及系统配置数据（用户账号、权限设置、流程模板等）。

第三条本制度适用于公司所有使用、管理、维护HR系统的部门及人员，包括人力资源部门（HR系统主要使用部门）、信息技术部门（HR系统技术维护部门）、各业务部门（HR系统数据查询使用部门）及所有拥有HR系统账号权限的员工，覆盖HR系统数据的采集、存储、传输、使用、修改、删除、归档等全生命周期管理。

第四条HR系统数据安全管理遵循“分类管控、最小权限、全程追溯、责任到人”的原则，确保数据安全与业务效率平衡，既满足人力资源管理需求，又严格防范数据安全风险，保障员工个人信息不受侵害。

第二章管理职责分工

第五条人力资源部门是HR系统数据安全的业务管理部门，主要职责包括：

（一）制定HR系统数据分类分级标准，明确不同类型数据的安全管控要求，重点加强员工敏感信息的保护；

（二）审核HR系统用户账号的开通、权限变更、注销申请，确保账号权限与用户岗位职责匹配，符合“最小权限”原则；

（三）规范HR系统数据的日常使用流程，明确数据查询、导出、共享的审批权限与操作要求，禁止未经授权的数据使用；

（四）定期开展HR系统数据安全检查，核查数据完整性（如是否存在数据缺失、篡改）、保密性（如是否存在违规查询、导出），发现问题及时整改；

（五）组织HR系统用户开展数据安全培训，提升用户的数据安全意识与合规操作能力，告知违规操作的后果与责任；

（六）受理员工关于HR系统数据安全的投诉与咨询（如发现个人信息被违规获取），联合信息技术部门调查核实，妥善处理；

（七）制定HR系统数据备份与恢复策略，定期检查备份数据的有效性，确保数据丢失后可及时恢复。

第六条信息技术部门是HR系统数据安全的技术支撑部门，主要职责包括：

（一）负责HR系统的技术架构搭建与安全防护配置，部署防火墙、入侵检测系统、数据加密工具等安全技术手段，防范外部攻击与数据泄露；

（二）实现HR系统数据的加密存储（尤其是敏感数据，如薪酬数据采用加密算法存储）与加密传输（系统访问采用HTTPS协议，数据传输过程加密）；

（三）建立HR系统操作日志审计机制，记录用户登录、数据查询、导出、修改、删除等所有操作行为，日志保存期限不少于1年；

（四）定期对HR系统进行安全漏洞扫描与渗透测试，及时修复系统漏洞，更新安全补丁，防范技术漏洞引发的数据安全风险；

（五）按人力资源部门制定的备份策略，执行HR系统数据的定期备份（每日增量备份、每周全量备份），备份数据存储于安全存储设备，异地存放；

（六）负责HR系统数据安全事件的技术应急处置，如发生数据泄露、系统故障导致数据丢失，及时采取技术措施止损，协助恢复数据；

（七）维护HR系统服务器、数据库的物理安全与网络安全，禁止未经授权的人员访问服务器，防止物理设备被盗、损坏导致数据泄露。

第七条各业务部门在HR系统数据安全管理中承担以下职责：

（一）审核本部门员工的HR系统账号申请，确保申请账号的员工确有业务需求（如部门负责人查询本部门员工考勤、绩效数据）；

（二）监督本部门员工规范使用HR系统，禁止员工超权限查询、导出数据，禁止将账号转借他人或共享账号；

（三）若本部门员工因岗位调整、离职等原因不再需要HR系统权限，及时向人力资源部门申请注销账号或调整权限；

（四）发现本部门员工存在违规使用HR系统、泄露数据的行为，立即制止并向人力资源部门、信息技术部门报告；

（五）配合人力资源部门、信息技术部门开展HR系统数据安全检查与培训，确保本部门员工理解并遵守数据安全要求。

第八条所有HR系统用户需履行以下数据安全责任：

（一）妥善保管个人HR系统账号与密码，密码需符合复杂度要求（如长度不少于8位，包含大小写字母、数字、特殊符号），每3个月更换一次，禁止使用简单密码（如生日、连续数字）；

（二）登录HR系统时使用公司内部网络或经认证的VPN，禁止在公共