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2026年电气制造公司公文标准化流转管理制度
第一章总则
第一条目的
为规范公司公文流转管理，实现公文起草、审核、签发、印发、归档全流程标准化，提升公文处理效率与质量，确保公司政令畅通、信息传递准确规范，保障经营管理决策有效落地，防范公文处理中的疏漏与风险，结合电气制造行业业务特点，特制定本制度。
第二条适用范围
本制度适用于公司总部及各下属分支机构、全资/控股子公司的所有公文处理活动，涵盖对外发文、内部行文、收文办理等各类公文的流转环节。公司各部门、全体员工及参与公文处理的相关单位，均需严格遵守本制度。
第三条基本原则
规范统一原则：公文格式、流转流程、处理时限等严格按照本制度执行，确保公文处理标准化、规范化，无随意操作情形。
高效便捷原则：优化流转环节，明确各节点处理时限，减少冗余流程，提升公文传递与办理效率，保障紧急公文快速流转。
权责明确原则：清晰界定各部门、各岗位在公文流转中的职责，做到“谁起草、谁负责，谁审核、谁把关”，确保责任可追溯。
安全保密原则：严格遵守保密法律法规，加强涉密公文管理，规范涉密公文流转流程，防范公文信息泄露、丢失或篡改。
依法合规原则：公文内容、格式及处理流程符合《党政机关公文处理工作条例》等国家相关规定，兼顾公司经营管理实际需求。
第二章组织架构与职责
第四条组织架构
公司行政部为公文流转管理的归口部门，设立公文管理岗，配备专职或兼职公文管理人员，负责公文流转的统筹协调、规范指导与监督检查。各部门指定专人担任公文联络员，负责本部门公文的起草、初审、流转对接及归档配合工作。
第五条各部门职责
行政部：牵头制定与修订本制度；负责公文格式审核、编号、印发、归档管理；统筹协调公文流转中的跨部门衔接；监督检查各部门公文处理执行情况；组织公文处理相关培训；管理公司公文用章（含电子印章）。
各业务部门：负责本部门职责范围内公文的起草、内容初审、附件整理；及时对接公文流转环节，按要求反馈审核意见或办理结果；配合行政部完成公文归档工作；规范保管本部门留存的公文副本。
审核审批层（部门负责人、分管领导、总经理）：按权限对公文进行内容审核、流程把关与签发；明确公文办理意见，及时处理流转至本环节的公文，不得拖延积压。
法务部：对涉及法律法规、合同条款、合规要求的公文（如对外合作函件、管理制度等）进行合规性审核，出具审核意见，防范法律风险。
保密办公室：负责涉密公文的保密审核、保密标识标注，监督涉密公文流转、存储、销毁等环节的保密工作，查处公文保密违规行为。
第三章公文种类与格式标准
第六条公文种类
对外公文：包括函（与供应商、客户、监管部门等往来函件）、请示（向上级单位请示事项）、报告（向上级单位汇报工作）、回复函（答复外部单位来函）等。
内部公文：包括通知（传达事项、部署工作）、通报（表彰先进、通报批评、传达重要信息）、批复（答复下级部门请示）、纪要（会议纪要、专题研讨纪要）、管理制度（公司各类规章制度）、请示（向公司领导层请示事项）、报告（向公司领导层汇报工作）等。
专项公文：包括电气制造业务相关的技术规范、生产指令、质量通报、采购通知、销售函件等，需结合业务特点明确内容要点。
第七条格式标准
所有公文需统一格式，核心要素包括：
标题：采用“公司名称+发文事由+公文种类”格式，如“XX电气制造公司关于优化生产车间安全管控的通知”，使用二号宋体加粗，居中排列。
主送机关：明确公文接收单位或部门，顶格书写，后加冒号；多个主送机关按重要性或业务关联度排序，用顿号分隔。
正文：采用三号仿宋_GB2312字体，首行缩进2字符，行距设置为固定值28磅；内容需条理清晰、表述准确，避免冗余，核心事项明确具体，符合电气制造行业专业表述规范。
附件：如有附件，需在正文末尾标注“附件：XXX（附件名称）”，附件名称需准确完整；多个附件按顺序编号，如“附件1：XXX”“附件2：XXX”。
发文机关署名：标注发文部门全称，如“XX电气制造公司行政部”，右对齐排列。
成文日期：以公文签发日期为准，用阿拉伯数字书写，格式为“XXXX年XX月XX日”，位于发文机关署名下方，右对齐排列。
印章：正式印发的公文需加盖公司或部门公章，印章需清晰端正，覆盖发文机关署名与成文日期。
编号：由行政部按“年份+部门代码+公文类型代码+序号”格式统一编号，如“2026-行政-通-001”，标注在标题上方左侧。
第四章公文流转流程
第八条发文流转流程
起草：由业务部门公文联络员或指定人员起草公文，按格式标准规范排版，确保内容真实准确、逻辑清晰，附件齐全。起草完成后，提交本部门负责人初审。
部门初审：部门负责人对公文内容的真实性、完整性、准确性进行审核，确认符合业务要求后，签署初审意见，如需法务部或相关部门会签，同步流转至对应部门。
会签
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