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2026年电气制造公司HR系统数据安全管理制度

第一章总则

第一条目的

为规范公司HR系统数据安全管理，保障员工个人信息、人力资源业务数据的真实性、完整性、保密性和可用性，防范数据泄露、丢失、篡改等安全风险，依据《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》等相关法律法规，结合公司电气制造行业特性及HR系统管理实际，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司HR系统（含人力资源信息管理平台、薪酬核算系统、考勤管理系统、招聘管理系统等各类人力资源相关信息系统）的数据全生命周期管理，包括数据采集、存储、访问、使用、传输、共享、销毁及归档等环节。公司所有涉及HR系统数据管理的部门、人员（含HR管理人员、信息技术人员、各部门数据使用人员及外部合作服务商相关人员）均需遵守本制度。

第三条基本原则

安全优先原则：将数据安全置于HR系统管理首位，优先采取安全防护措施，防范各类安全风险。2.依法合规原则：严格遵守相关法律法规及行业标准，规范数据管理行为，保障员工个人信息权益。3.权责统一原则：明确各部门及人员在HR系统数据安全管理中的职责权限，做到权责一致、有据可查。4.全程管控原则：对HR系统数据全生命周期实行闭环管理，确保每个环节的安全可控。5.最小权限原则：严格控制数据访问权限，仅授予完成工作所需的最小数据权限，杜绝权限滥用。

第四条管理职责

人力资源部：作为HR系统数据管理的责任部门，负责规范HR系统数据的采集、录入、使用、归档等业务环节的安全管理；建立健全员工数据信息档案，明确数据管理责任人；审核数据访问、共享的合理性；及时发现并上报数据安全隐患及违规行为。2.信息技术部：负责HR系统的技术架构搭建、安全防护体系建设及日常技术维护；落实数据加密、访问控制、日志审计等安全技术措施；定期开展系统安全检测与漏洞修复；负责数据备份与恢复管理；协助处理数据安全事件。3.各业务部门：负责本部门人员HR系统数据使用的规范管理，监督本部门人员遵守数据安全规定；及时反馈本部门数据使用过程中发现的安全问题；配合人力资源部、信息技术部开展数据安全检查及事件处置工作。4.财务部：负责保障HR系统数据安全管理相关经费的足额拨付，规范经费使用审核，确保安全防护措施落地的资金支持。5.法务部：负责审核HR系统数据安全管理相关制度及流程的合法性，为数据安全管理提供法律支持；协助处理数据安全相关的法律纠纷及合规风险。6.外部合作服务商：需严格遵守公司数据安全管理规定，仅在授权范围内开展数据相关工作；建立自身数据安全防护机制，保障公司HR数据在服务过程中的安全；如发生数据安全问题，需第一时间向公司反馈并配合处置。

第二章数据分类分级与安全管理要求

第五条数据分类

HR系统数据根据业务属性及敏感程度分为以下三类：1.核心敏感数据：包括员工身份证号、银行卡号、薪酬明细、社保公积金信息、个人健康档案、家庭住址及亲属信息等涉及员工隐私及核心权益的数据。2.重要业务数据：包括员工基本信息（姓名、性别、联系方式等）、考勤记录、绩效考核结果、岗位变动记录、招聘录用信息、培训记录等支撑人力资源业务开展的关键数据。3.一般基础数据：包括HR系统配置信息、业务流程模板、非涉密的人力资源规章制度等不涉及个人隐私及核心业务安全的数据。

第六条数据分级

结合数据重要性及泄露风险，将HR系统数据分为三级：1.一级数据（极高风险）：对应核心敏感数据，此类数据泄露、篡改或丢失将严重损害员工权益，引发法律风险及重大企业声誉损失。2.二级数据（较高风险）：对应重要业务数据，此类数据泄露、篡改或丢失将影响人力资源业务正常开展，损害企业管理秩序。3.三级数据（一般风险）：对应一般基础数据，此类数据泄露、篡改或丢失对企业及员工造成的影响较小。

第七条分级安全管理要求

一级数据管理：实行最高级别安全防护，采用加密存储、严格的访问权限控制及操作审计；仅授权核心HR管理人员及必要的系统运维人员访问；数据传输过程中需采用加密协议；禁止以任何形式擅自共享、拷贝或对外披露；数据销毁需采用不可逆技术手段，并留存销毁记录。2.二级数据管理：采用加密存储及严格的访问权限管控；仅授权相关业务人员在职责范围内访问使用；数据操作需全程记录日志；共享数据需经人力资源部负责人审批；定期开展数据完整性校验。3.三级数据管理：明确数据管理责任人，规范数据录入及更新流程；对数据访问进行权限控制；定期进行数据清理，确保数据准确性；可在公司内部授权范围内共享，对外共享需经部门负责人审批。

第三章数据全生命周期安全管理

第八条数据采集与录入安全

数据采集需遵循合法、正当、必要的原则，仅采集开展人力资源业务所需的数据，不得过度采集；采集员工个人信息