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2026年电气制造公司办公设备全生命周期管理制度

一、总则

（一）制定目的

为规范公司办公设备全生命周期管理，实现办公设备“采购-入库-领用-使用维护-报废处置”各环节可控可追溯，优化资源配置，控制管理成本，保障办公设备正常运行与公司资产安全，提升办公效率，依据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》等相关法律法规，结合电气制造行业办公特点（含设计专用设备、办公电子设备、打印设备等），特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司所有办公设备的全生命周期管理活动，涵盖办公设备采购、验收入库、领用登记、使用维护、故障维修、盘点清查、报废处置、档案管理等全流程。办公设备包括但不限于：计算机（含设计专用工作站）、打印机、复印机、扫描仪、投影仪、传真机、服务器、办公家具、空调等各类与办公相关的设备资产。涉及公司各部门、全体员工及办公设备采购、维护协作单位，均需严格遵守本制度。

（三）核心原则

按需配置原则：结合各部门办公需求与岗位实际，合理配置办公设备，避免资源闲置浪费，优先保障核心岗位、关键业务设备需求。

全生命周期管控原则：覆盖办公设备从采购到报废的全流程，实现各环节管理闭环，确保设备资产全程可追溯。

权责对等原则：明确各部门及员工在办公设备管理中的职责，落实设备使用责任人，做到谁领用、谁负责。

合规高效原则：采购、处置等环节符合法律法规及公司制度，优化管理流程，平衡管控严谨性与办公效率。

安全保密原则：强化电子类办公设备信息安全管理，报废处置前彻底清理涉密数据，防范信息泄露风险。

（四）制度效力

本制度为公司办公设备全生命周期管理的核心依据，各相关部门及人员需严格遵照执行。若与公司原有资产管理、财务管理制度冲突，以本制度为准；若国家法律法规、行业规范更新，本制度将同步修订完善。

二、组织机构与岗位职责

（一）办公设备管理领导小组

由公司行政负责人任组长，财务负责人任副组长，成员包括各部门负责人、IT部门主管。主要职责：审批本制度及办公设备管理相关方案；审定年度办公设备采购计划与预算；协调解决设备管理中的重大问题；监督设备管理流程的合规性；审批办公设备报废处置方案。

（二）各部门岗位职责

行政部门（牵头部门）：负责办公设备全生命周期统筹管理，制定年度采购计划与预算；组织办公设备采购，对接协作单位；负责设备验收、入库登记，建立健全设备管理台账；办理设备领用、调拨、报废等手续；统筹设备日常维护与故障维修，协调IT部门开展技术支持；定期组织办公设备盘点清查；负责设备档案归集与归档；开展设备使用规范培训与宣导。

财务部门：负责办公设备采购预算审核与资金保障；对设备采购、报废处置等环节进行财务监督，核查采购价格合理性、资金支付合规性；负责办公设备资产核算，建立资产台账，定期与行政部门对账，确保账物相符；参与设备盘点清查与报废鉴定，出具财务意见。

IT部门：负责电子类办公设备（计算机、服务器、打印机等）的技术支持，包括设备安装调试、系统部署、故障排查与维修；协助行政部门开展电子设备验收，核查设备配置与技术参数；负责电子设备数据安全管理，指导员工规范备份数据，协助报废设备数据清理；建立电子设备维修台账，记录维修情况与技术参数。

各业务部门：根据办公需求提交设备采购申请；指定专人负责本部门办公设备管理，配合行政部门开展领用、调拨、盘点等工作；监督本部门员工规范使用办公设备，及时上报设备故障与异常情况；配合做好设备维护与报废处置相关工作。

设备使用人：作为办公设备直接责任人，需规范使用设备，严格遵守操作规程，避免人为损坏；负责设备日常清洁与简单维护，及时备份电子数据；设备出现故障或异常时，及时向本部门负责人及行政部门报备；离职或调岗时，按规定办理设备交接手续。

三、办公设备全生命周期管理流程

（一）采购管理

需求申报：各部门根据办公需求，填写《办公设备采购申请表》，注明设备名称、规格型号、数量、技术参数、用途、预算金额及需求时间，经部门负责人审核签字后，提交至行政部门。

计划编制：行政部门汇总各部门采购需求，结合设备库存、使用年限及年度预算，编制年度/季度办公设备采购计划，经财务部门审核预算合理性、IT部门审核技术参数后，报办公设备管理领导小组审批。

合规采购：审批通过后，行政部门按公司采购管理制度开展采购，优先选择资质齐全、信誉良好的供应商，可采取集中采购、询价采购等方式，确保采购过程公开透明、价格合理；采购金额高于规定标准的，需履行招标流程。

验收入库：设备到货后，行政部门组织IT部门、财务部门及需求部门联合验收，核对设备名称、规格、数量、技术参数与采购申请是否一致，检查设备外观、配件是否完整，测试设备运行状况；验收合格后，行政部门办理入库手续，登记设备管理台账（注明设备编号、采购日期、价格、供应商、使用部门等信息），财务部门同步更新