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2026年资源回收公司客户档案管理管理制度

第一章总则

第一条目的

为规范公司客户档案管理工作，建立“信息完整、管理规范、使用安全、动态更新”的客户档案管理体系，精准管控客户合作风险，提升客户服务质量与合作效率，保障客户信息安全与合法权益，符合《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国数据安全法》等相关法律法规及资源回收行业规范，结合公司客户合作实际（含原料供应、成品采购、服务合作等客户类型），特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有客户档案的建立、收集、审核、保管、使用、更新、注销及归档全流程管理，涵盖各类客户（原料供应客户、成品采购客户、合作服务客户、潜在合作客户等）；涉及公司销售部、采购部、客户管理岗、档案管理岗、财务部、法务部等相关部门及全体岗位人员，任何涉及客户信息的采集、存储、使用等行为，均需遵守本制度。

第三条基本原则

合规保密原则：坚守客户信息保护底线，严格遵守信息安全相关法律法规，严禁泄露、出售、非法使用客户信息，确保客户信息安全合规。

完整准确原则：客户档案信息需全面、真实、准确，无虚假隐瞒、遗漏缺失，确保档案信息能客观反映客户实际情况与合作状态。

动态更新原则：客户档案需随客户信息变化、合作进展及时更新，确保档案信息与客户实际情况、合作状态保持一致，避免信息滞后。

权责对等原则：明确各部门、各岗位客户档案管理责任，做到“谁收集、谁负责，谁使用、谁担责”，确保责任落实到人，杜绝责任推诿。

规范使用原则：客户档案仅用于公司业务合作、客户服务、风险管控等合法用途，严格按权限使用，禁止用于与业务无关的活动。

安全可控原则：建立电子档案与纸质档案双重保管机制，落实防火、防盗、防泄漏、防丢失等安全措施，确保档案存储与使用安全。

第四条管理职责

销售部/采购部：作为客户档案牵头部门（销售部负责成品采购、服务合作客户，采购部负责原料供应客户），负责客户信息收集、初步审核；发起档案建立、更新、注销申请；配合档案管理岗开展档案核查与维护。

客户管理岗（专职/兼职）：负责客户档案的整理、录入、更新与日常维护；核查客户信息完整性、准确性；跟踪客户合作状态，及时同步档案信息；配合开展客户信用评估与风险排查。

档案管理岗：负责客户档案的集中保管、归档与安全管控；制定档案存储、借阅、使用规范；定期开展档案盘点与核查；监督档案管理流程执行，防范档案丢失、泄漏风险。

财务部：负责提供客户付款、结算、欠款等财务信息，配合更新客户信用档案；核查客户财务资质相关信息，反馈客户财务风险。

法务部：负责审核客户档案中的资质文件、合作协议等法律相关信息；提供客户信息保护、档案管理合规性指导；协助处理客户信息泄露等违规事件的法律事宜。

公司管理层：审批客户档案管理规范、重大档案变更、违规事件处理方案；监督制度落实；协调解决档案管理中的重大问题，保障档案管理资源投入。

第二章客户档案建立与信息收集

第五条建档范围与条件

建档范围：与公司达成合作意向、签订合作协议的各类客户；长期稳定合作的核心客户；潜在重点合作客户（需具备明确合作规划与合作潜力）；需重点管控风险的客户（如信用等级较低、合作存在隐患的客户）。

建档条件：客户需具备合法有效的经营资质（营业执照、相关行业许可证等）；无重大违法违规经营记录、不良信用记录；合作意向明确或已签订正式合作协议；能提供完整、真实的客户信息资料。

第六条信息收集内容

基础信息：客户名称、统一社会信用代码、注册地址、经营地址、联系方式（电话、邮箱、联系人）、成立时间、经营规模、经营范围等核心基础信息。

资质信息：营业执照、行业经营许可证（如资源回收资质、生产经营许可证等）、资质有效期、授权委托书、法人身份证明等资质文件信息。

合作信息：合作协议编号、合作类型（原料供应/成品采购等）、合作期限、合作金额、合作内容、交付要求、结算方式、合作履约记录等合作相关信息。

信用信息：付款履约情况、欠款记录、合同违约情况、投诉举报记录、行业信用评价、第三方信用核查结果等信用相关信息。

其他信息：客户需求偏好、合作反馈、风险隐患记录、后续合作规划等有助于业务开展与风险管控的补充信息。

第七条信息收集流程与要求

收集流程：由销售部/采购部对接客户，按建档要求收集客户信息资料；对收集的资料进行初步审核，确认信息真实、完整后，提交客户管理岗整理录入，发起档案建立申请。

收集要求：信息收集需征得客户同意，严禁非法采集客户信息；收集的纸质资料需加盖客户公章（复印件），电子资料需留存原始文件；确保收集的信息与客户实际情况一致，无虚假、遗漏信息；对客户敏感信息（如法人身份证号、银行账户信息）需单独标注、加密保管。

档案建立：客户管理岗收到申请后，3个工作日内完成信息整理与录入，建立电子档案与纸质档案（核心客户需双重建档