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2026年资源回收公司质量记录保存管理制度

第一章总则

第一条目的

为规范公司质量记录保存管理工作，明确质量记录的生成、收集、归档、保存、借阅、销毁等全流程要求，保障质量记录真实、完整、可追溯，为资源回收全链条质量管控、合规核查、问题追溯提供依据，严格遵守《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国产品质量法》《再生资源回收管理办法》等法律法规，杜绝质量记录丢失、造假、逾期销毁等问题，提升公司质量管控与档案管理精细化水平，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有质量记录保存相关的管理工作，涵盖再生资源回收、检测、存储、加工、运输、销售等全业务环节的质量记录，包括但不限于回收台账、检测报告、质量验收记录、设备运维记录、人员培训记录、体系审核记录等。涉及行政部、质检部、生产部、销售部、仓储部、运输部等所有与质量记录生成、管理相关的部门及岗位人员，凡与质量记录相关的规划、执行、监督、考核等活动，均需按本制度执行。

第三条基本原则

真实准确原则：质量记录需如实反映业务实际情况，数据、信息填写规范无误，签字确认完整，严禁伪造、篡改、编造记录，确保记录的真实性与可信度。

全程管控原则：覆盖质量记录生成、收集、归档、保存、借阅、销毁全流程，明确各环节管控标准，确保记录从生成到销毁的全生命周期可追溯。

依法保存原则：严格按照法律法规及行业标准规定的保存期限保存记录，无明确规定的，结合公司业务实际设定保存期限，杜绝擅自缩短保存期限或违规销毁记录。

安全可控原则：建立健全质量记录安全保管措施，防范记录丢失、损毁、泄露等风险，保障纸质记录与电子记录的存储安全。

便捷利用原则：在符合保密要求与保存规范的前提下，优化记录借阅、查询流程，确保质量记录可快速调取，为质量管控、合规核查等工作提供支撑。

第二章组织机构与职责

第四条质量记录保存管理领导小组

成立由公司总经理任组长，分管行政副总任副组长，行政部、质检部、生产部等部门负责人为成员的质量记录保存管理领导小组。主要职责：统筹规划质量记录保存管理工作，审批年度保存计划、保存期限标准、销毁方案及考核办法，监督全流程执行情况，决策管理过程中的重大事项，组织制度优化与人员培训，审核管理工作报告。

第五条行政部职责

负责质量记录保存的日常管理与统筹工作，牵头制定质量记录保存标准、流程细则、保存期限表，报领导小组审批后执行。

负责质量记录的集中归档、统一保管，建立质量记录管理台账，详细记录记录名称、生成部门、归档日期、保存期限、存储位置等信息，定期更新台账。

负责落实质量记录保存条件，搭建纸质记录与电子记录存储体系，保障存储设施安全，定期检查记录保存状态，及时处理损毁、变质等问题。

负责质量记录借阅、复制、销毁的审核与管控，按流程办理相关手续，留存审批记录与借阅台账，确保记录利用合规。

组织开展质量记录保存管理培训，提升员工记录规范填写与保存意识；定期编制管理工作报告，汇总记录保存情况、存在问题及整改措施，上报领导小组。

配合领导小组开展监督检查与考核，汇总考核结果，督促整改落实，推动记录保存管理工作持续优化。

第六条各业务部门职责

质检部：作为质量记录生成的核心部门，负责回收、加工、销售等环节质量检测报告、验收记录、不合格品处置记录等的规范生成、收集整理，确保记录填写完整、数据准确，按规定时限提交行政部归档。

生产部：负责生产环节质量管控记录、工艺参数记录、设备运维质量记录、生产过程检验记录等的生成与整理，及时提交行政部归档，配合核查记录真实性与完整性。

销售部：负责销售环节质量承诺记录、客户质量反馈记录、产品交付质量确认记录等的生成与整理，按要求归档，协助跟进客户相关质量记录的查询与反馈。

仓储部：负责再生资源存储质量记录、出入库质量验收记录、库存盘点质量记录等的生成与整理，确保记录与实际存储情况一致，及时提交归档。

运输部：负责运输环节质量管控记录、运输工具消毒记录、货物防护质量记录等的生成与整理，保障记录可追溯运输全流程质量情况，按时提交归档。

其他部门：负责本部门职责范围内质量记录（如人员质量培训记录、体系审核记录等）的生成、整理与提交归档，配合行政部开展记录管理相关工作。

第七条岗位人员职责

档案管理员：由行政部指派专人担任，负责质量记录的归档接收、分类存储、台账更新、日常保管等工作，检查记录填写规范性与完整性，办理借阅、销毁等手续，跟踪记录保存状态，反馈异常问题。

部门兼职记录管理员：各部门指定专人担任，负责本部门质量记录的日常收集、整理、初审，确保记录符合保存标准，按规定时限提交行政部归档，协助本部门员工规范填写记录，配合行政部开展核查与培训。

全体员工：严格按照本制度要求规范生成质量记录，确保记录真实、完整、准确；按规定提交记录，不擅自留存、涂改或销毁记录；借阅记录需按