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2026年口腔医疗管理公司合同归档与保管管理制度
第一章总则
第一条为规范公司总部及旗下各口腔诊疗机构合同的归档与保管工作，加强合同全生命周期管理，保障合同档案的真实性、完整性、安全性与可追溯性，维护公司合法权益，防范合同管理风险，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等相关法律法规及行业规范，结合公司口腔医疗管理业务实际，制定本制度。
第二条本制度适用于公司总部及旗下各口腔诊疗机构（含门诊、诊所等）所有合同的归档、保管、借阅、利用、销毁等全环节管理工作。公司总部各职能部门、各口腔诊疗机构全体管理人员、合同承办人员、档案管理人员及参与合同归档保管相关工作的人员，均需严格遵循本制度规定。
第三条本制度所指合同，是指公司及各口腔诊疗机构在经营管理、医疗服务、合作往来等活动中，与自然人、法人或其他组织签订的各类书面协议、补充协议、备忘录、附件等具有法律约束力的文件，包括但不限于医疗设备采购合同、口腔耗材供应合同、房屋租赁协议、合作经营协议、劳动合同、患者服务协议、广告宣传协议等。
第四条合同归档与保管核心原则：
合规规范原则：严格遵循相关法律法规及行业规范，规范合同归档保管流程，确保每环节符合合规要求；
全程管控原则：对合同签订、履行、终止全流程产生的相关资料实施归档保管管控，实现合同档案全生命周期可追溯；
安全保密原则：建立健全合同档案安全防护体系，保障合同档案物理安全与信息安全，防范档案丢失、损毁、泄露风险；
及时高效原则：合同签订生效后及时完成归档手续，确保档案资料及时归集、规范管理，保障合同档案的有效利用；
权责明晰原则：明确各部门、各岗位在合同归档保管中的职责，确保责任到人、奖惩分明；
实用高效原则：优化合同归档保管流程，便于合同档案的查询、借阅与利用，提升合同管理工作效率。
第二章核心定义与适用范围
第五条核心定义：
合同档案：指合同从谈判、起草、审核、签订、履行、变更、终止到归档全流程产生的各类具有保存价值的文件材料，包括合同文本、审批表、谈判记录、背景资料、履行凭证、变更协议、终止协议、纠纷处理材料等；
合同归档：指将合同全流程产生的相关文件材料，按照规定的标准和流程进行整理、分类、编号、装订后，移交档案管理部门集中保管的工作过程；
合同保管：指档案管理部门对归档后的合同档案进行存储、维护、防护，确保档案完整安全的工作过程；
电子合同档案：指以电子数据形式存在的合同及相关文件材料，其归档保管需符合电子档案管理相关规范，确保具有与纸质档案同等的法律效力；
涉密合同档案：指涉及公司核心商业秘密、技术秘密、医疗隐私或重大利益的合同档案，包括但不限于重大合作协议、核心技术引进合同、涉密医疗服务协议等。
第六条适用范围：
合同类型范围：
（1）采购类合同：医疗设备采购合同、口腔耗材供应合同、药品采购合同、办公用品采购合同等；
（2）服务类合同：患者服务协议、医疗合作服务协议、后勤保障服务合同、维修保养合同、咨询服务合同、广告宣传合同等；
（3）资产类合同：房屋租赁协议、场地使用协议、设备租赁协议、资产转让合同等；
（4）合作类合同：合作经营协议、加盟协议、技术合作协议、品牌授权协议等；
（5）人事类合同：劳动合同、劳务协议、实习协议、聘用协议等；
（6）其他类合同：借款合同、担保合同、捐赠协议等各类具有法律约束力的书面文件。
管理环节范围：涵盖合同档案的收集、整理、分类、编号、归档、存储、保管、借阅、利用、鉴定、销毁等全流程；
机构与人员范围：包括公司总部行政部（档案管理部）、合规部、财务部、采购部、运营部、人力资源部等职能部门，旗下各口腔诊疗机构及全体合同承办人员、档案管理人员、合同审核人员、相关业务负责人。
第七条公司建立《合同分类归档目录清单》，明确各类合同的归档范围、归档资料要求、保管期限、分类编号规则等核心信息，由行政部（档案管理部）牵头，联合合规部、各职能部门及各口腔诊疗机构梳理确定，报公司管理层审批后执行。该清单根据法律法规调整、业务发展需求每年更新一次，并向各机构、各部门公示。
第三章管理职责
第八条行政部（档案管理部）（核心牵头部门）核心职责：
负责本制度的制定、修订与维护，牵头统筹全公司合同归档与保管的规划、组织、协调与监督工作；
负责建立健全合同归档与保管管理体系，制定合同档案收集、整理、分类、编号、归档、保管、借阅、销毁等操作规范；
负责搭建合同档案管理平台（含电子档案管理系统），为合同归档保管提供技术支撑；
负责接收各部门、各机构移交的合同档案，进行审核、整理、分类、编号后集中保管；
负责合同档案的日常维护、安全防护与定期检查，确保档案完整安全；
负责办理合同档案的借阅、查询手续，规范合同档案利用管理；
负责组织合同档案的鉴定与销毁工作，按规定流
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