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2026年口腔医疗管理公司废旧文件销毁管理制度

第一章总则

第一条为规范公司及下属各口腔机构废旧文件的销毁管理工作，保障企业商业秘密、患者隐私信息及各类敏感数据的安全，防范信息泄露风险，依据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国数据安全法》《医疗机构病历管理规定》《企业商业秘密保护规定》等相关法律法规及公司实际运营需求，制定本制度。

第二条本制度适用于公司总部及下属各口腔机构所有废旧文件的产生、收集、登记、审批、销毁等全流程管理工作，覆盖行政、财务、医疗、人力资源、市场等所有职能部门，全体员工均需严格遵守本制度规定。

第三条本制度所称废旧文件，是指公司在生产经营、医疗服务、行政管理等活动中产生的，已过使用期限、失去保存价值或因更新迭代产生的各类文件资料及载体，包括但不限于纸质文件（公文、合同、病历、财务凭证、会议纪要、人事档案、客户信息等）、电子文件（存储在硬盘、U盘、移动硬盘、光盘等载体上的各类数据、文档、影像资料等）、其他含有敏感信息的载体（如打印废纸、复印件废纸、废旧标签等）。

第四条废旧文件销毁工作遵循“分类管理、专人负责、全程可控、安全保密”的原则，确保所有废旧文件均能按规定流程规范销毁，杜绝任何形式的信息泄露。

第五条行政部为公司废旧文件销毁工作的归口管理部门，负责制度的制定、修订、监督执行，统筹协调废旧文件的集中销毁工作，建立销毁管理台账；各职能部门及下属口腔机构指定专人作为文件管理员，负责本部门废旧文件的日常收集、分类、登记、暂存及移交工作；财务部、医疗管理部、人力资源部等相关部门配合行政部开展专项废旧文件的审核与销毁监督工作。

第二章废旧文件销毁范围与分类

第六条销毁范围。符合下列条件之一的文件资料及载体，均需按本制度规定进行销毁：

（一）已过法定保存期限或公司规定保存期限，且无后续查阅、使用价值的文件资料，如超过保存期限的财务凭证、会计账簿、人事档案、会议记录、行政公文等；

（二）虽未过保存期限，但因内容更新、版本迭代产生的废旧文件，如作废的规章制度、过时的宣传资料、修订后的文件初稿及废稿等；

（三）涉及企业商业秘密的废旧文件，如未公开的经营计划、财务数据、技术方案、合作协议草案、客户名单及联系方式等；

（四）涉及患者隐私的废旧文件，如患者病历副本、诊疗记录复印件、检查报告废稿、患者身份信息登记废页等；

（五）其他含有敏感信息、若泄露可能损害公司利益或侵犯他人合法权益的废旧文件及载体；

（六）禁止销毁范围：未过法定保存期限的重要文件资料、涉及正在处理的案件或项目的文件资料、公司核心技术资料及其他经公司领导批准需永久保存的文件资料，此类文件资料需按规定移交档案管理部门归档保存。

第七条分类标准。为规范管理，废旧文件按以下类别进行分类：

（一）涉密类文件：涉及公司核心商业秘密、未公开的重大经营决策、敏感财务数据、核心技术信息及涉及国家秘密的文件资料，此类文件需单独分类、重点管理；

（二）医疗隐私类文件：涉及患者身份信息、诊疗信息、检查结果等隐私数据的文件资料及载体，此类文件需严格保密，单独登记销毁；

（三）行政办公类文件：普通行政公文、会议纪要废稿、宣传资料废页、打印复印废纸等不涉及核心敏感信息的办公类废旧文件；

（四）财务类文件：超过保存期限的财务凭证、会计报表、税务申报资料等财务相关废旧文件；

（五）电子载体类：存储有各类敏感信息的废旧硬盘、U盘、移动硬盘、光盘、存储卡等电子存储载体。

第三章废旧文件收集与暂存管理

第八条日常收集。各部门文件管理员需每日收集本部门产生的废旧文件，按本制度第七条规定的分类标准进行分类整理，确保分类准确、摆放整齐；员工在工作过程中产生的废旧文件，需及时交本部门文件管理员统一管理，严禁个人私自丢弃或随意堆放。

第九条登记管理。各部门文件管理员需建立《废旧文件收集登记台账》，详细记录废旧文件的产生日期、文件类别、文件名称及数量、移交人、经办人等信息，确保每一份废旧文件都有据可查；对于涉密类、医疗隐私类等重点废旧文件，需单独建立专项登记台账，明确文件来源、涉及内容概要等关键信息。

第十条暂存管理。各部门需设置专门的废旧文件暂存点，暂存点需具备防火、防潮、防盗、防泄密的条件，配备带锁的文件柜或专用存储箱；废旧文件需按类别分区存放，张贴明显的分类标识；暂存期限不得超过30天，超过暂存期限的废旧文件需及时移交行政部集中管理；涉密类、医疗隐私类废旧文件暂存期间需安排专人看管，严禁无关人员接触。

第十一条移交流程。各部门文件管理员需在每月25-30日期间，将本部门暂存的废旧文件移交至行政部指定的集中存储点；移交时，需提交《废旧文件收集登记台账》，行政部专人与各部门文件管理员共同核对文件类别、数量等信息，核对无误后，双方在移交清单上签字确认，移交清单一式两份