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2026年口腔医疗管理公司接待用品管理制度

第一章总则

第一条为规范公司接待用品管理工作，构建全流程、标准化的接待用品采购、入库、保管、领用、使用、回收及核算体系，确保接待用品合规可控、供应及时、使用规范，提升客户接待体验，维护公司品牌形象，结合口腔医疗行业服务特性及公司经营管理实际情况，制定本制度。

第二条本制度所称接待用品，是指公司用于客户接待、业务往来、现场服务等场景的各类物资，包括但不限于一次性水杯、纸巾、消毒湿巾、口腔检查一次性耗材（如一次性口镜、手套、检查托盘）、宣传手册、品牌纪念品（如定制钥匙扣、口腔护理套装）、饮用水、茶歇点心等。本制度适用于公司各职能部门、旗下各口腔诊疗机构及全体参与接待用品管理与使用的员工；同时适用于公司所有接待用品的采购、存储、领用、使用及相关管理工作，涉密信息相关的接待用品管理除遵守本制度外，还需遵守公司保密管理相关规定。

第三条接待用品管理遵循以下基本原则：

（一）合法合规原则：严格遵守食品卫生、物资采购、安全生产等相关法律法规，确保接待用品质量合格、采购流程合规，尤其涉及直接接触客户的用品需符合卫生防疫标准；

（二）品牌统一原则：接待用品的设计风格、品牌标识、规格标准需符合公司品牌定位，保持全机构使用的统一性与规范性；

（三）按需配置原则：结合各机构接待量、业务需求合理规划用品采购与储备数量，避免过度采购造成资源浪费，同时保障供应充足；

（四）权责明晰原则：明确各部门、各岗位在接待用品管理中的职责，建立“谁采购、谁负责，谁保管、谁把关，谁使用、谁规范”的责任机制；

（五）全程管控原则：对接待用品采购、入库、保管、领用、使用、回收等全流程实施闭环管理，确保账实相符、使用规范；

（六）节约高效原则：优化采购渠道，控制采购成本，合理利用资源；规范使用流程，杜绝浪费与滥用行为；

（七）卫生安全原则：针对口腔医疗服务特性，直接接触客户或用于诊疗辅助的接待用品需严格把控卫生质量，防范交叉感染风险。

第二章组织机构及职责

第四条公司设立接待用品管理专项工作小组（以下简称“专项小组”），作为接待用品管理的统筹决策与协调机构。专项小组由行政部门牵头，成员包括财务部门、采购部门、医疗管理部门、市场（品牌）部门、各口腔诊疗机构负责人及相关业务骨干，必要时可聘请外部合规采购咨询机构提供专业支持。

第五条专项小组主要职责包括：

（一）统筹规划公司接待用品管理工作，制定年度接待用品采购计划、预算方案、品牌规范及制度优化细则；

（二）审定接待用品相关制度、流程规范、采购标准、供应商名录及重大采购方案；

（三）协调各部门、各诊疗机构开展接待用品管理工作，解决管理中的重大问题（如质量争议、供应短缺等）；

（四）监督接待用品管理制度的落实情况，审核年度接待用品使用与核算报告；

（五）牵头处理接待用品管理中的重大质量问题、安全风险及合规纠纷，指导各部门开展应急处置工作；

（六）统筹接待用品相关的经费预算、资源调配、团队培训及供应商管理工作。

第六条各相关部门及机构职责分工：

（一）行政部门：作为专项小组日常办事机构，牵头组织接待用品的具体管理工作；负责制定接待用品采购标准与使用规范；统筹全公司接待用品的采购、调配与统筹管理；建立接待用品管理台账与档案；组织开展接待用品盘点与核算工作；

（二）采购部门：负责接待用品的具体采购实施工作；筛选合规供应商，开展询价、比价与谈判；签订采购合同并监督合同履行；对接供应商完成物资交付与验收；建立供应商管理台账，定期评估供应商服务质量；

（三）财务部门：负责审核接待用品采购预算编制与经费支出，确保资金使用合规、高效；对采购费用、库存成本进行核算与管控；监督接待用品盘点核算工作，确保账实相符；

（四）医疗管理部门：负责审核直接接触客户或诊疗辅助类接待用品（如一次性口镜、检查手套等）的卫生标准与使用规范；监督各诊疗机构此类用品的存储与使用卫生，防范医疗安全风险；

（五）市场（品牌）部门：负责审核接待用品的品牌标识、设计风格与宣传内容，确保符合公司品牌定位与合规要求；协助制定品牌类接待用品（如定制纪念品）的规格标准；

（六）各口腔诊疗机构：作为接待用品的直接使用与一线管理主体，负责本机构接待用品的申领、验收、存储、日常领用登记及使用管理；及时上报用品需求、短缺情况及质量问题；按规范开展用品回收与处置工作；配合专项小组开展盘点与核查工作；

（七）接待用品保管人员：负责接待用品的入库验收、分类存储、定期检查（如保质期、卫生状况）；严格执行领用登记制度，按需发放用品；及时上报库存短缺、用品破损或过期等情况；做好存储环境维护，确保用品安全；

（八）接待用品使用人员：严格按制度规范领用与使用接待用品，杜绝浪费与滥用；妥善处理使用后的废弃用品（尤其是医疗辅助类用品）；发现用品质量问题及时向