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国际会议办法

国际会议的组织与实施需遵循科学规范的流程，覆盖筹备、执行、保障、总结等全周期环节，确保会议学术水平、国际影响力与服务质量达到预期目标。以下从具体操作层面详细阐述各环节核心要求与实施细则：

一、会议筹备阶段

（一）申办与立项管理

会议申办前需开展可行性研究，重点评估以下内容：一是主题契合度，需与国家战略需求、国际学术前沿或行业发展趋势高度关联，明确会议目标（如推动学科交叉、促进技术合作、制定国际标准等）；二是学术支撑力，需由至少3家国际知名机构（如国际学会、顶尖高校、跨国企业研发中心）作为联合主办或学术支持单位，确保议题设置的专业性与代表性；三是资源保障力，需落实初步资金来源（如政府专项、企业赞助、机构拨款等），预估境内外参会规模（建议境外代表占比不低于30%），并考察3-5个备选场地（需满足同声传译、网络覆盖、无障碍设施等国际会议标准）。

可行性研究通过后，申办单位需提交正式立项材料，包括：1.会议申办报告（含背景意义、主题框架、预期成果、风险评估）；2.学术方案（含大会议题、分论坛设置、拟邀讲者名单及学术成就简介）；3.组织架构（明确主办/承办/协办单位职责，成立由中外专家组成的学术委员会与秘书处）；4.预算草案（细化场地租赁、嘉宾费用、宣传推广、材料制作、翻译服务等20项以上开支，附费用测算依据）；5.风险预案（涵盖疫情防控、极端天气、设备故障、舆情应对等场景）。

立项审批由主管部门联合学术委员会实施，重点审核学术价值、国际代表性、经费合规性及风险可控性。审批流程需在提交材料后30个工作日内完成，通过后正式印发会议批复文件，明确主办单位责任与监管要求。

（二）筹备工作组组建

秘书处作为核心执行机构，需设立学术组、会务组、宣传组、财务组4个专项工作组，每组配备2-3名专职人员及若干志愿者（需经过外语、礼仪、应急处理培训）。学术组负责议题优化、讲者邀请、论文评审；会务组负责场地布置、住宿交通、证件制作、现场协调；宣传组负责官网建设、媒体合作、社交媒体推广；财务组负责预算执行、报销审核、赞助管理。各工作组需每周召开联席会，同步进度并协调解决问题，秘书处定期向主办单位汇报筹备情况。

二、会议组织实施

（一）议程设计与讲者邀请

会议议程需分阶段设计：会前3个月发布初步日程（含主论坛主题、分论坛方向、特邀讲者简介），会前1个月确定最终日程（精确到每场活动的起止时间、地点、主持人及讲者顺序）。主论坛时长建议4-6小时，设置主旨演讲（每讲20-30分钟）与高端对话（4-6位讲者，总时长90分钟）；分论坛按学科/行业细分4-6个平行会场，每场设置4-5个专题报告（每讲15-20分钟）及互动问答（10分钟/场）；配套设置工作坊（小规模研讨，每场20-30人）、展览展示（企业技术成果、研究机构平台介绍）、社交活动（欢迎晚宴、茶歇交流、文化体验）。时间安排需考虑不同时区参会者习惯，重要环节（如开幕式、主旨演讲）避开欧美国家深夜时段（建议北京时间9:00-17:00）。

讲者邀请遵循“学术权威性+国际代表性”原则，特邀讲者需满足以下条件之一：担任国际顶级期刊编委、国际学会执委；近5年发表过影响因子前5%的论文或主导过重大国际科研项目；在行业内具有全球影响力的企业高管或技术专家。邀请流程为：学术委员会推荐初步名单→秘书处联系确认意向→发送正式邀请函（含会议简介、日程安排、待遇说明）→跟进确认行程（会前2个月提交PPT大纲，会前1个月确认最终讲稿）→协助办理签证（提供会议邀请函、费用承担证明等材料）。境外讲者交通费用按经济舱标准报销（距离超过8000公里可放宽至公务舱），境内讲者按实际交通票据报销；住宿统一安排协议酒店（三星级及以上，境外讲者可升级至单人间），费用由会议承担。

（二）注册与票务管理

注册系统需支持多语言（中、英为主，视参会国家增加其他语言），设置个人注册、团体注册（10人及以上可享10%优惠）、学生注册（需上传学生证）三类通道。注册信息需包含姓名（与护照一致）、国籍、单位、职称、研究方向、住宿需求（单/标间、是否需要拼房）、dietaryrestrictions（素食、过敏食材等）、是否需要接送机等字段。缴费支持国际主流支付方式（信用卡、PayPal、电汇），设置早鸟价（会前60天注册享8折）、正常价（会前30天）、现场价（无折扣）三档费率，明确退款规则（会前30天退70%，会前15天退50%，会前7天不退）。

注册截止后，会务组需生成参会名单，按国家/地区、单位、职称分类统计，制作电子胸卡（含姓名、单位、二维码，用于签到、资料领取）。会前10天向参会者发送确认邮件，包含日程详情、场地地图、酒店地址、注意事项（如签证要求、入境政策、着装建议）；会前3天发送提醒短信，提示携带证件、提前下载会议APP