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适用场景：哪些沟通需要这份纪要？
在企业日常运营中，以下场景需通过标准化纪要记录关键信息并跟进落实：
部门例会：周/月度工作总结、计划对齐，明确任务分工；
项目推进会：跨部门协作项目进度同步、问题讨论、决策确认；
跨部门协调会：资源调配、流程优化等需多方协作事项的共识达成；
问题研讨会：突发问题分析、解决方案制定及责任划分；
决策评审会：重要方案、政策、预算等事项的审议结果记录。
操作流程：从会前到跟进的全步骤指南
一、会前准备：让沟通更聚焦高效
明确会议目的与议题
召集人需提前确定会议核心目标（如“确定Q3营销方案”“解决生产部与供应链部协作瓶颈”），并列出具体议题（建议不超过5个，避免发散）。
示例议题：①上周任务完成情况复盘；②新产品上线推广方案讨论；③客户投诉问题处理进展同步。
确定参会人员与分工
根据议题邀请相关决策人、执行人及必要支持人员（如涉及财务议题需财务部*经理参会），提前3天发送会议通知，明确时间、地点、议程及需提前准备的资料（如数据报表、方案初稿）。
指定记录人（建议由熟悉业务且具备归纳能力的人员担任），提前准备会议签到表、纪要模板。
准备会议物资
确认会议室设备（投影仪、麦克风、白板）、纸质签到表、纪要模板，或准备线上会议工具（如腾讯会议、钉钉）的共享文档功能，方便实时记录。
二、会中记录：关键信息不遗漏
记录基本信息
会议开始后，记录人需第一时间填写会议基础信息：
会议名称（如“2023年Q3营销方案评审会”）；
时间（年/月/日上/下午时分-时分）；
地点（会议室A/线上会议）；
主持人（总监）、记录人（专员）；
参会人员（经理、主管、*专员等，标注“缺席”及原因）；
会议类型（例会/项目会/决策会）。
聚焦核心内容：讨论、决议、行动项
讨论内容：按议题顺序记录关键发言要点，避免逐字记录，提炼共识与分歧。示例：
议题1：上周任务完成情况
*经理：销售部目标完成率85%，主要因华东区物流延迟导致3个订单未交付（附数据表）。
*主管：生产部已协调物流部优化路线，本周内解决剩余订单问题。
决议事项：对讨论结果达成一致的意见需明确标注，避免模糊表述。示例：
决议：同意将华东区物流合作方从A公司更换为B公司，*经理负责3日内完成合同签订。
行动项：这是纪要的核心，需包含“任务描述、负责人、截止日期、完成状态”，格式建议为：
序号
任务描述
负责人
截止日期
完成状态
备注
1
提交Q3营销方案最终版（含预算）
*经理
2023/7/15
未开始
需财务部审核预算
2
解决华东区物流延迟问题
*主管
2023/7/10
进行中
每日17:00同步进度
实时确认与补充
记录过程中，对存疑信息（如数据、责任人、时间节点）及时向主持人或发言人确认，避免会后反复核对。
使用“待确认”标注不确定内容，会后24小时内补充完整。
三、会后整理：让纪要更规范清晰
整理与审核
会议结束后2个工作日内，记录人整理纪要初稿，重点检查：
行动项是否包含“任务、负责人、截止日期”三要素；
决议事项是否明确无歧义；
语言是否简洁（避免口语化，如“大概”“可能”改为“预计”“需进一步确认”）。
将初稿提交主持人审核，确认无误后标注“最终版”，并同步给所有参会人员。
分发与归档
通过企业内部通讯工具（如钉钉、企业）分发纪要，要求参会人员阅读后回复“已阅”，未回复者由记录人单独提醒。
将最终版纪要（含附件，如数据报表、方案文档）按“年-月-会议类型”分类归档至企业共享服务器（如“企业文件-会议纪要-2023年7月”），保存期限不少于2年。
四、跟进落实：保证行动项闭环
建立跟踪机制
记录人作为跟进人，每周更新行动项完成状态（通过共享文档或项目管理工具，如飞书多维表格、Trello），标注“已完成/进行中/逾期/需延期”。
对于逾期任务，提前1天提醒负责人；若需延期，需说明原因及新截止日期，由主持人审批后更新。
定期复盘
在下次例会中，优先回顾上次会议行动项完成情况，对未完成项分析原因（如资源不足、跨部门协作不畅），并明确下一步措施。
每月对高频未完成行动项进行复盘，优化流程或责任分工，避免同类问题重复出现。
纪要模板：标准化记录框架
企业内部沟通纪要
会议基本信息
会议名称
会议时间
年月日时分-时分
会议地点
会议室A/线上会议（腾讯会议号：X）
主持人
记录人
参会人员
（标注“缺席”及原因，如：*主管—因出差未能参会）
会议类型
□例会□项目会□协调会□研讨会□决策会
会议议程与讨论内容
议题1：______________________讨论要点：1.2.决议事项：行动项：
序号
1
2
议题2：______________________讨论要点：1.2.决议事项：行动项：
序号
1
（可根据
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